谈电子信息化时代下会计档案管理的发展与举措

林晓敏

摘要 当今是科技与信息化的时代，随着电子信息技术的广泛应用，会计档案管理正快速地向会计信息化方向靠拢，而传统的会计档案管理已不能满足现代企业管理的要求。本文就新形势下会计档案管理发展过程中存在的新特点、新问题及其新举措进行探讨。

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关键词 电子信息化 会计档案 发展举措

随着现代科学信息技术的快速发展，信息化建设的不断推进，各行各业已逐步进入一个办公自动化的网络时代。就会计行业而，由原来的手工纸质记账，转变为以计算机为依托的电子格式文档记账。如何通过现代电子信息技术这个平台将会计各项信息进行流转、归档、存储等进行有效管理与有机结合，是会计档案工作当前最迫切需要解决的问题。

一、电子信息时代下会计档案管理的定义与特点

会计档案是记录和反映单位经济业务的重要历史数据，日常工作中的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍。财务报告则是根据日常会计核算材料定期编的，综合反映一定时期资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

根据现有的财政部国家档案局【发布文号】（98）财会字第32号关于《会计档案管理办法》中，其中第十二条规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”显然此规定已远远不能满足电子信息化时代下会计档案管理的要求。因此，以现代信息化为载体的会计档案管理具有如下新特点：

1.档案储存内容加大。较非信息化条件下的会计档案管理，信息化的档案管理，可以通过计算机硬盘或其他磁性介质及刻录光盘等将会计数据储存在其中，其储存的容量是非信息化条件下会计档案管理的好几倍。

2.可大大加快查阅档案的速度。以往查阅档案，先要翻查纸质登记的档案编号，然后再根据对应的编号查找相关的资料，这给查阅工作带来极大的不便。而现代化的会计档案管理就克服了以上问题，在查阅档案时，通计现代的会计档案管理信息系统，对需要查阅的资料，只要在档案信息管理系统中输入相关资料的名称或编码，即可显示该资料的全部相关信息及相关扫描附件，这就大大节约了去档案室调取资料的时间，同时也提高了工作效率。

3.通过网络技术，使得会计档案管理更加的便捷。对于单位重要的会计档案资料，根据各单位制定的档案管理要求及相关规定，应由各级领导批准签字后，才可查阅。对于急需查阅相关档案资料的时候，恰好遇上领导出差在外，无法现场签字，这就给工作带来极大的不便，甚至造成重大的经济损失。而利用网络技术，通过登录系统、输入电子签名密码、远程授权批准的方式进行确认，使得会计档案管理工作变得更加方便快捷。

二、信息化时代下会计档案管理存在的新问题

1.电算化会计档案管理制度不够健全。随着企业规模的不断扩大，会计档案的内容也不断地增多，对外部环境的要求也在提高。可很多企业却没有意识到这方面的重要性，认为电算化的会计档案管理系统只是数据处理的工具，对电算化会计档案管理的编辑、收录、查阅以及销毁全过程仍采用手工系统制度。这样一来，并没有完全发挥电算化会计档案管理应有的信息化作用。

2. 会计档案管理人员在信息化档案管理方面的专业素质不高。在推行信息化会计以后，会计档案管理对会计人员的要求也随之提高。但是，大多企业的会计人员，只熟悉自己本专业的知识，对计算机网络环境下的信息化处理了解不多，甚至全然不知，这就产生了对信息化环境下的会计档案管理胜任不佳或无法胜任的问题，也无形中使得财务会计工作与会计档案工作相脱节，严重影响了会计档案管理的工作效率。

3.企业领导层对会计档案管理重视程度不高。许多企业领导层对会计档案管理工作的理解仅限于会计档案的归类、存放、查档及到期销毁，在企业财务部门没有专门设有会计档案归档岗位，认为会计档案归档是档案部门的事，会计人员只要负责记好账就好，并没有意识到通过科学有效的会计档案管理可以折射出企业有用的会计信息，可作为企业领导层作出经济决策的重要依据。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是企业整个经济活动的全部真实记录。[2]因此，会计档案的完整性尤为重要，有些企业采用的会计资料是传真纸或圆珠笔之类的纸质和笔迹，它们会随着时间的推移，逐渐地淡化，这样所保存的数据信息就不完整了。

4.在信息化环境下的会计档案资料易复制、易更改、易泄密。电子介质之间复制更改简单、快捷，并且不易被人发现，不留痕迹。[3]而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理这方面的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，随着计算机网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏，甚至被非法窃取，这就严重阻碍了企业的顺利发展。

三、针对信息化会计档案管理存在的问题所采取的有效措施

1.完善信息化会计档案管理的各项制度。首先对会计档案资料实行电子文件与纸质文件“平行两条线”制度，将两者进行同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补的作用。

其次，建立信息化会计档案网络安全管理制度。网络安全是会计档案的生命线，也是对其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的会计档案管理制度，可以通过多层权限管理、加设多层密码、加强密码设置的安全性、安装正版防毒工具等有效措施，使企业系统内部的机密重要数据得到安全保护，不被非法访问、窃取、冒用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。如可规定任何人不得将拷贝工具带进或带出财务(档案)室，单位内部人员查阅相关资料，应经本单位领导批准后，才可进入档案室查阅；单位外部人员因公需要查阅会计资料时，应持单位介绍信，经单位领导批准后方可查阅等等。

2.从源头抓起，做好做细日常会计档案管理工作。首先，对电子设备程序应时时进行更新与维护，由于计算机的更新换代的速度快，从而导致了会计档案所依赖的电子信息技术都变成了过时的技术，因此，只有不断对电子档案信息进行更新与升级，才不会被新技术所淘汰；其次，定期对会计电子档案进行备份。建议采用AB 备份法对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个信息化系统造成无法挽回的后果。再有，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案不仅要防水、防火、防尘、防磁，这就体现的电子档案管理的脆弱性。[4]如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应将这些电子档案资料远离磁场、远离不利之处。

3.注重综合型人才的培养。作为一名优秀的复合型人才，应将相关技能集于一身，既要精通会计的专业知识，也要熟练掌握一定的档案管理技能，同时还要具备计算机方面的信息处理技术。因此，企业应加大力度加大成本地对这类型人才进行培训，不仅如此，还应随着相关技能的不断更新改革，做好相应的继续教育培训，为企业建立高效良好的会计档案信息系统创造条件。

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参考文献

[1] 郝嫩月. 目前电算化会计档案管理中存在的问题及对策[J].商场现代化，2007(08z)：358-359.

[2] 侯宝萍. 浅谈会计档案管理中存在的问题及采取的措施[J].黑龙江史志，2011(18).

[3] 王颢. 信息化环境下会计档案管理初议[J]. 会计之友，2012(9)：81-82.

[4] 王颢. 信息化环境下会计档案管理初议[J]. 会计之友，2012(9)：81-82.