电子档案管理中的问题及对策

陈 萌

（贵州高速公路集团有限公司，贵州 贵阳 550004）

摘 要：随着信息时代的到来，档案不再以单一的纸质形式存在，而是以计算机存储、网络共享等为特点的电子文件形式存在，档案管理工作面临着巨大的挑战。基于此，本文对电子档案的特点进行了简单分析，然后阐述了当前电子档案管理工作中存在的主要问题，针对这些问题提出了相应的改进对策，以期能够为电子档案管理工作提供一定的参考。

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关键词 ：信息时代；电子档案；档案管理

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1000-8772-（2015）02-0221-01

目前的档案管理工作已经电子化的发展阶段，与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案既有归档操作简单、易于实现统一管理和资源共享等优点，也具有档案信息容易丢失、存储载体容易损坏等缺点，因此，分析当前电子档案管理中存在的主要问题，采取措施促进电子档案管理工作科学有效的开展成为当前急需解决的重要命题。

一、电子档案的特点

与传统的纸质档案相比，电子档案的特点主要表现在两个方面。首先，电子档案将数据和信息转化为电子数据存储在相关介质中，这样不仅改变了过去档案数据的存储模式，在空间极小的载体内存储丰富的档案信息，而且电子档案能够将除了文字以外的图片、视频、声音等多种形式的信息进行综合存储，使得档案信息更加全面、更接近现实。其次，与纸质档案相比，电子档案的资料传递速度快、准确性高以及资源便捷共享等优势，电子数据在互联网技术的支持下能够快速准确的实现异地资料传输和共享。

二、电子档案管理工作中的主要问题

1.对电子档案管理工作的重要性认识不足

电子档案管理工作在很多单位不受重视的主要原因有两个。一个原因是对档案管理工作的工作性质认识存在严重的错误，认为档案管理工作就是一些日常记录、信息存储工作，无法对企业和单位的发展提供有用的帮助。另一个原因是档案管理人员的业务能力较低，工作思维方式、观念和业务操作能力仍旧停留在纸质档案管理上面，对工作环境和工作方式的变化没有足够的认识，对电子档案的丰富性、迅速传播性和高度共享性等的重要特点认识不足，严重影响了电子档案的进一步完善。

2.电子档案管理工作机制不健全

首先，当前电子档案管理工作虽然对档案管理软件、数据存储格式、定期更新备份等工作内容进行了规定，但是对档案的重要性划分不是很清晰，哪些档案应当形成介质档案，哪些档案应当用什么载体进行保存等等细节问题没有给出明确的规定，没有统一的操作、存储标准，导致电子档案管理混乱，出现只有信息录入者才能找到相关内容，而其他人档案管理人员一头雾水的现象。其次，电子档案管理工作存在一定的漏洞，主要表现在电子档案信息的真实性容易受到破坏，档案的完整性难以保证。在将纸质档案录入到电子载体的过程中，由于档案管理人员工作失误或者是电子介质出现问题导致档案信息失真、不全，并且电子档案存储的形式多样，流动性相对较强，在处理过程中极容易出现信息丢失、缺损的现象出现。

3.忽视了电子档案管理的安全性

当前大多数的档案管理人员对电子档案管理的安全性认识程度不高，在实际中，由于信息全球化和互联网技术的快速发展，计算机病毒层出不穷，对电子档案的安全性和保密性产生恶劣的负面影响。随着病毒变异能力的提高以及黑客技术的快速发展，电子档案在传输、共享甚至存放过程中，极有可能会发生信息被窃取、数据被篡改等问题，电子档案的真实性、安全性和保密性无法得到有效的保证。

三、加强电子档案管理的对策

1.健全电子档案管理的工作机制

要完善电子档案管理的目录体系，要对电子档案进行科学的分类、明确的编目，做到查有所依，这样能够大大的提高电子档案查阅和使用的效率。其次，要强化电子档案的备份管理机制，提高备份管理工作意识，制定分批、定期的备份管理工作制度，杜绝因电子介质或者是操作失误带来的信息丢失等问题。

2.建立综合素质高的档案管理人员队伍

建立综合素质高的档案管理人员队伍要从以下两个方面努力。首先，要积极引进掌握计算机能力和档案管理专业技术的人员，并注重对这些人员的思想道德和职业责任心等软实力方面的考核工作。其次，要对原有的档案管理人员进行培训，提高档案管理人员对电子档案管理工作的热情，强化档案管理的高度责任感。

3.提高电子档案管理设备的安全性能

在电子档案管理过程中，要加强对相关硬件系统和存储介质的运行环境和保管制度，尤其是要将U盘、光盘等存储介质放置在通风、阴凉处，避免因温度、湿度过高造成设备失灵、档案信息丢失。其次，要提高电子档案管理设施设备的安全性，对U盘、光盘要严格进行病毒查杀操作，避免在档案传递过程中由于存储介质的木马病毒造成档案信息失真。

四、结语

随着信息时代发展的起来的电子档案既有便于存储、易于传递、高度共享的特点，也对档案管理工作带来了严峻的挑战。档案管理工作人员要在思想上认识到电子档案管理工作的重要性和复杂性，努力提高自身的能力素质，对当前电子档案管理中存在的问题有着清晰的认识，采取合理的措施进行积极的改进。

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参考文献：

[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014(4):79-81.

[2]姜涛.浅论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].才智,2014(12):301.

（责任编辑：时音菠）