会议场馆预约管理系统的设计与实现

包琦琦　郑梁梦

（宁波市公安局科技通信管理局，浙江 宁波 315000）

【摘　要】大型企事业单位中会议室等活动场馆采用手工方式进行预约登记管理效率低下，可能会造成预约冲突等问题。当前企事业单位信息化建设正在不断推进，但企业内部会议场馆的管理往往是信息化建设中容易忽视的部分。设计并实现了一个基于Web的会议场馆预约管理系统，可以部署在企事业单位内部局域网内，实现会议场馆的在线预约登记、审批、撤销等功能，能够有效避免预约冲突，提高会议场馆管理的有效性，提升工作效率。

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关键词 会议场馆；预约管理；Web；NET

作者简介： 包琦琦（1983.10.12—），男，汉族，助理工程师，研究方向为计算机软件及通信。

郑梁梦（1980.10.10—），男，汉族，工程师，研究方向为计算机软件及通信。

0　引言

随着经济水平的不断提高，企业规模不断发展壮大，企业管理也日趋复杂，急需现代科技的辅助。会议是企事业单位解决问题、开展研讨的重要手段，会议安排、会议场馆的管理也成为现代大型企业的重要基础性工作。尽管企业信息化工作已经开展多年，大型企业一般也都建设了办公自动化系统、erp系统等，但企业内部会议场馆的管理往往是信息化工作中被忽略的环节。因此，目前多数企业中仍采用人工登记管理的方法进行会议场馆的预约管理，甚至在有的企事业单位中并没有专门的会议场馆的预约管理。有的企业中的多个会议场馆直接分配给不同的部门，不进行统一管理调配，这样有可能导致有的部门的会议场馆利用率很低，而有的部门却不够用的情况。如采用统一的人工管理方式也可能产生诸多不良后果：（1）预约时间的冲突：由于人工管理方式无法做到严格审查针对同一个会议场馆的不同预约申请的时间是否有重叠，多方申请同一个时间段占用同一个会议场馆的情况很有可能发生；（2）场馆安排不符合要求：企业内部不同的会议场馆环境、设备上往往存在很大的差异（例如是否配备投影仪、是否配备麦克风、容纳人数、圆桌型还是教室型等），人工管理方式中由于申请方说明不清或者管理人员记录不清导致安排的场馆不符合会议的要求。上述问题往往直到会议开始才会发现，直接造成会议无法正常开展，进而影响企业正常业务的开展。此外，人工管理方式无法准确统计不同会议场馆的利用情况，无法为企业下一步会议场馆建设提供指导性意见。因此，企业会议场馆管理的信息化建设势在必行。

基于上述理由，本文分析了企业会议场馆管理的需求，设计了一个基于Web的会议场馆管理系统，在.NET平台下以C#语言开发实现。该系统可以在企业内部网络中部署，具有会议场馆在线预约申请、预约撤销、预约审核、场馆设置以及统计分析等功能，能够满足一般企事业单位内部会议场馆管理的需要。

1　系统分析与设计

一般而言，企业内部的会议场馆使用流程是由使用者提出申请，再由管理员进行审批。这里的使用者可以是企业内的某一个部门或者某一个团队，管理员可以是企业的资产管理员。因此，系统将所有用户分为普通用户（即会议场馆使用者）和管理员用户两类。基于现代企业都建成企业内部网络的考虑，系统采用B/S方式，可以部署在企业内部网络中，用户通过Web浏览器即可访问系统，无需安装专门的客户端程序。系统逻辑上由数据库服务器、Web服务器和浏览器端构成。

1.1　系统用例分析

会议场馆预约管理系统的主要用例包括：预约、撤销预约、场馆查看、预约审核、审核结果查看、场馆设置和预约统计。普通用户与管理员权限不同，普通用户仅能查询会议场馆、预约、查看预约审核结果以及撤销预约；而管理员能够对会议场馆进行设置、对普通用户的预约进行审核以及对相关预约进行统计分析。系统约定预约只能由普通用户自助完成，管理员不进行预约操作。

1.2　系统功能设计

系统可以划分为5个模块：用户管理、预约管理、会议场馆管理、统计分析、公告管理（如图1所示）。

其中，用户管理模块包括用户注册、用户登陆、用户注销、密码修改4个功能点，系统中的普通用户通过注册的方式加入系统，预约操作需要登陆系统后才能操作，此外系统中已经注册的用户工作调动或者离职则由管理员对注销该用户账号。管理员账号无需注册。预约管理模块包括预约、预约撤销、预约审核三个功能点。预约、预约撤销用普通用户操作，预约审核由管理员完成。设置预约撤销功能是考虑到会议活动临时取消以及预约误操作的情况，通过撤销操作释放会议场馆的使用权。预约必须通过管理员的审核后才正式生效。场馆设置模块包括增加场馆、变更场馆和删除场馆三个功能点。其中变更场馆是指场馆中的设备等发生变化的时候需要及时修改场馆的具体信息。统计分析模块包括按照用户统计、按照场馆统计以及按照时间统计场馆的利用情况。公告管理模块是一个辅助模块，由管理员发布一些会议场馆使用相关的公告信息，普通用户仅能查看公告。

1.3　系统数据库设计

根据上述系统需求和功能分析，对系统建立数据库实体关系模型（如图2所示）。

2　系统实现

系统在.NET平台下，以C#语言、采用三层架构开发模式进行开发实现。用户界面表示层，即WEB UI，用HTML、CSS样式设计WEB页面，用DataGrid等控件展示业务逻辑层的执行结果。业务逻辑层是中间层，实现会议场馆预约管理系统中的核心业务逻辑，以函数的形式供表示层调用，如预约操作、撤销操作、审核操作等都在该层以函数的形式实现。数据访问层直接与数据库交互，实现数据库表的增、删、查、改操作。业务逻辑层的一个具体业务是通过若干次调用数据访问层的操作，加上本身的事务处理逻辑完成的。

以预约这一业务为例，用户通过表示层选择会议场馆、预约起始时间、预约结束时间，填写预约理由，然后调用业务逻辑层的Reserve函数完成预约操作。而业务逻辑层的Reserve函数接收预约人ID、预约场馆ID、预约起始时间、预约结束时间、预约理由等参数，首先检查该场馆这一时间段是否已经被预约，如果已经被预约则直接返回预约失败信息；如果未被预约则继续调用数据访问层相关函数在预约表中增加相应的记录。上述检查该场馆是否已经被预约的过程也是调用数据访问层相关函数，查询预约表中是否已经存在相应的数据记录。其他业务逻辑实现原理类似。

3　结束语

本文设计并开发了一个基于Web的企业内部会议场馆预约管理系统，该系统可以部署在企业内部网络中，用户通过Web浏览器访问系统。该系统实现了用户管理、预约管理、场馆设置、统计分析和公告管理五个模块，将企业内部会议场馆原有的手工管理模式转变为系统化管理，并且能够在线实时预约和审核，能够极大地提升管理工作效率。

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［责任编辑：邓丽丽］