浅析档案管理的现代化

仲君莉

（枣阳市太平镇计划生育办公室，湖北 枣阳 441200）

【摘　要】档案在人类社会发展历程中，作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息，发挥着无可替代的作用与价值，占有举足轻重的地位。

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关键词 档案管理；现代化；档案管理学

1　档案及档案管理

档案在人类社会发展历程中，作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息，发挥着无可替代的作用与价值，占有举足轻重的地位。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

２　档案管理现代化的作用和意义

2.1　档案在人类社会中起着十分重要的作用

为人们提供查阅、参考和凭证等服务,是人们进行进一步活动的事实依据,因此,为了更大的发挥档案的作用,我们应该加强档案的现代化管理进程 ,信息技术的应用已发展到我们工作和生活的方方面面,而在档案管理领域中的应用是一次创新的实践活动,在进行档案资料的整理和管理过程中,通过档案管理人员将档案的资料输入到计算机中,并进行网络传输,来对档案进行合理的利用和开发,实现档案资源的合理配置和社会共享,随着社会的进一步发展,现代化的信息管理必然会成为档案管理工作的主要方式,是社会发展的必要走向。

２.2　档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展

档案事业是国民经济、社会发展比不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生了一定的影响。改革开放以来，作为与现代化建设和社会各项事业系统发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好的适应社会的发展。

2.3　档案管理现代化有利于迅速查阅档案

建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可迅速查阅到所需要到档案资料，获得所需要的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。

2.4　档案管理现代化有利于档案事业的持续发展

档案事业的可持续发展是人类发展的重要组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。

３　目前档案管理中的问题

3.1　档案收集整理工作不够规范、基础工作太差

档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。目前机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多单位依然没有配备专门的档案管理人员或者临时抽调人员管理档案，导致了单位在档案管理上较为混乱。另外，有相当多的单位依然没有健全档案管理监督检查及业务指导的体制，造成了单位在档案管理方面依然不够严格，不够规范。

3.2　现代化管理意识缺乏

当前，由于社会上对档案的概念和作风，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至有些领导对加强档案工作的现代化认识不足，许多单位的档案工作仍然使用传统档案管理方法，进而影响了档案管理的现代代进程。再加上一些档案管理工作人员自身就缺乏高度的工作责任感，良好的职业操守，办事缜密的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，导致了单位在档案管理的模式、方法以及体制方面较为滞后。

3.3　档案管理作用发挥不够

在一些单位，由于其档案管理较为混乱，加之所收集到的档案资料不够全面、整理归档也不够规范，必然造成了单位的档案管理工作与其他中心业务相互脱节，根本不能充分发挥档案管理应有的作用和功能，在一定程度上影响制约了单位档案管理的全面快速健康发展。

3.4　档案标准化、规范化工作有待提高

有很多单位不按照国家档案局制定的标准规范进行操作,致使档案管理工作中存在的问题主要是案卷质量较低,检索工具不够完善等现象。因此，档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。

４　加强档案现代化管理工作的措施

4.1　树立档案管理创新理念，培养档案管理创新人才

档案管理的创新，就是适应知识经济不断发展的新要求，对原有的档案管理工作进行具有创造性变革和完善。实现档案管理创新化，首先，档案管理者应具有档案管理创新理念。不断转变观念、明确工作重点、调整思路、打破常规、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。其次，注重培养档案管理人才培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这个过程中，始终要依赖档案工作人员素质的提高，只有具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，才能为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

４.2　完善档案管理的标准化

为防止档案管理中出现无章可循、无法可依、重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案种类和规范化的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，开创档案管理工作的新局面。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。

4.3　正确处理手工操作，实现装备和技术的现代化

实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收，案卷整理等等，主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实、不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪等现代化办公设备，要充分利用现代化科技，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

［责任编辑：邓丽丽］