浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平

王广福

（鄄城县人口计生局，山东 鄄城 274600）

1　提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

1.1　人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。

1.2　人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。

1.3　人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，即可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。

1.4　人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录薄收集整理，形成群众需求信息档案。

1.5　人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督着法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下基础。

2　认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

2.1　存在认识上的偏差

在实际工作中，有许多同志认为计生档案无实际意义，档案和计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓。

2.2　内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

2.3　监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

2.4　人员素质偏低且不固定

大部分单位计生档案管理人员档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响了档案管理水平的提高。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。

2.5　管理制度不健全，手段落后

对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。档案立卷不规范，计生档案管理仅以保存为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。

3　认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

3.1　实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平

（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（2）要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（3）要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷、重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

（4）要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，在因事制宜制定出一些具体细则。

（5）要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

3.2　加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程

（1）分轻重缓急，循序渐进。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。

（2）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合机著录；而对那些重要文件或反映庞杂的文件则进行文件级著录。

（3）分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。

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4　提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

4.1　重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。

4.2　重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。

4.3　积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累

很多档案人员随人已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。

4.4　合理调配人才，优化人才结构

将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。

［责任编辑：薛俊歌］