事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

张华丽

（陕西省治沙研究所，陕西 榆林 719000）

【摘　要】本文着重分析了当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策，以便提高人事档案管理的工作水平，促使干部档案管理工作逐步走向科学化、规范化和制度化的轨道，为进一步加强干部队伍建设、合理配置、挖掘和使用人才资源、推进干部人事制度改革提供可靠保障。

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关键词 人事档案；问题；对策

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理存在着诸多问题.有待加以改善，从而提高人事档案管理的工作水平。

1　人事档案管理工作中存在的普遍性问题

１．１　对人事档案管理的重要性认识不够

人事档案工作是一项默默无闻的工作,不像其他工作那么引人注意，也不像其他工作能够取得很明显的成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，在实际工作中表现出一些问题,如投入不够、基础设施配套不到位、保管条件落后等。同时,认为人事档案工作只是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位带来经济效益,因此容易忽视人事档案管理工作，不能将人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要,排起来次要,忙起来忘掉,用起来需要”的状况。在人事改革不断加深的今天,只重视人事管理的其它工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。

1.2　人事档案管理水平低下、管理手段落后

一是随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，使得相当一部分人员没有经过专业的档案知识培训就上岗。这部分人员对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。二是大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。三是在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。四是管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

１．３　人事档案收集工作的力度和规范性不够

一是收集归档工作制度不健全，执行不严格。多数单位只照搬中组部下发的《人事信息材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则。即使建立了制度也在不同程度上存在内容不具体、不全面，执行不严格现象，这都导致收集归档工作被动、不及时。这一问题在无专职人事信息工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面、不真实、不准确。首先有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全，如干部的考核材料、派出国境人员的鉴定材料和反映人的能力水平的材料等这些材料多数为零散材料。其次一些归档的材料还不够真实和准确。现在人事信息中有些材料在内容和形式上是雷同的如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，多使用套话、内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。三是人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。

１．４　人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实现。这些不利于人事档案管理工作效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

１．５　人事档案利用工作水平较低，其作用尚未充分发挥出来

对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

２　解决人事档案管理问题的有效措施

２．１　健全档案管理体制

要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成，规范建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上到下，层层有人负责，形成上下配合、左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案人员应与档案信息员经常联系与交流，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件的流失。这样做不仅扩宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的展开。

2.2　加强档案工作的基础建设

一是各单位要按标准按要求建设好规范化的综合阅档室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防潮、防蛀、防盗、防火等配套保护措施，有条件的单位还可添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理的信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。二是档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项经费。

２．３　加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质

人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设。一是严把选人关。根据新形势档案工作的需要，选配档案管理人员时，要注重选拔政治上可靠、作风正派、责任心强，擅长计算机操作、年纪轻、高学历的共产党员从事干部档案工作。二是强化培训，优化档案管理队伍素质。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。三是实现目标管理与考核。将档案管理人员的工作实绩，纳入岗位目标责任管理，并与单位年终考核相结合，将作为档案干部使用和职务升降、奖惩、工资晋升的依据。

２．４　加强人事档案管理现代化和信息化建设

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术综合型档案管理人才。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的制度困境。

［责任编辑：杨玉洁］