对档案管理工作的几点思考及对策

郝杰

（邯郸市漳滏河灌溉供水管理处河北邯郸056001）

【摘要】本文就档案管理现状、存在的问题和对策进行分析。

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关键词 档案管理；问题；对策

Thoughts and Countermeasures archives management

Hao Jie

(Handan City Zhangfuhe irrigation water management officeHandanHebei056001)

【Abstract】In this paper, an analysis of records management situation, problems and countermeasures.

【Key words】Records management;Problem;Countermeasure

1. 前言

档案管理工作作为管理的一部分，必须适应新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。档案工作和其他方面的工作不同， 不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。

2. 档案管理现状及存在的问题

（1）对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

（2）人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

（3）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

（4）档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

（5）档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

（6）人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

3. 档案管理工作提出以下几点思考及对策

3.1观念创新，使档案在服务中发挥经济效益。

(1)要管好档案、用好档案， 首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。

(2)要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

3.2要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性，应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜；检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。

3.3建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

3.4积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

3.5提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

3.6加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

3.7要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。

4. 结语

要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

［文章编号］1006-7619（2015）08-25-379