外贸跟单员如何做好跟踪出口产品生产的业务与策略——以服装跟单为例

方巧云 浙江经贸职业技术学院

本文系中华供销总社课题《高职高专外贸专业人才培养与外贸企业合作创新模式研究》(课题编号：GX1440)。

外贸型出口企业一般都没有自己的生产实体，接单后需寻找合适的生产工厂，生产订单产品。为保证产品的交期、质量等，在产品生产过程中，外贸公司需指派外贸跟单员跟踪出口产品的生产进度、生产质量和产品包装等业务。这些工作都至关重要，任何一个环节出错都可能导致无法挽回的损失。下面以服装跟单为例，结合实例，从生产进度跟踪、生产质量跟踪和产品包装跟踪三个方面，对外贸跟单员跟踪出口产品生产环节的业务过程及其对策进行分析。

一、生产进度跟踪

外贸公司和工厂签订内贸生产合同后，跟单员要督促生产企业尽快下达生产通知单，生产开始后，需跟踪生产进度，以保证货物的交期。

（一）容易出现的问题

1．货物生产滞后，不能赶上交期。生产跟单最常见，也最让人揪心的问题就是工厂生产滞后，导致出现订单可能赶不上交期的困境。工厂生产滞后的原因可能是原材料未及时到位、急单插入、机器出现故障、生产管理不善、国家临时限电，或者外商要求临时调整修改一些东西或一些细节未按原计划时间给工厂，导致工厂不能及时上线生产等。例如．某服装外贸公司2015年一季度接到一订单，因为辅料（拉链）没有提前到位，导致工厂半工半停滞状态生产了近半个月。这就是“原材料未及时到位”原因导致生产滞后的例子。

2．工厂订单再外包问题。有的工厂在进度赶不上时，会将订单的一部分外发其他厂生产，若工厂对外发厂（外包厂）的生产跟踪不利，外贸公司的跟单员又没有及时发现工厂外发的行为，就有可能出现因外发厂未按计划进度生产或因外发厂生产出现严重的质量问题而导致交期延误的后果。例如，外贸公司找A服装厂生产女士牛仔裤30万件，2个月后交货；1个月后，A服装厂发现赶不上交期，临时找到外发工厂B生产。由于A工厂生产紧张，没有对B工厂全程跟单，只在B工厂生产初期进行了把关，之后未跟踪，直到交期的前一周，A工厂才发现B工厂的生产质量出了问题，严重到基本达不到要求，甚至要报废的状况。但此时已赶不上交期。整个过程中，外贸公司的跟单员并没有发现A厂再外包的情况，最终导致这个订单出现了严重的失误。

3．进度跟催中的沟通问题。外贸跟单员发现工厂有生产滞后的情形时，一般会第一时间与工厂联系，要求工厂加紧进度。此时，若跟单员缺乏沟通能力或技巧，就无法达到有效催单。例如，有的外贸跟单员对产品生产一知半解，催单时不能准确找到生产滞后的原因，与工厂沟通时很被动，尤其是碰到生产技术上的问题，沟通时往往驴头不对马嘴。再如，有的跟单员催单时态度过于强硬，沟通毫无技巧，常以命令式的语气要求工厂加快进度，最终不但没有达到催单的效果，还导致了双方更激烈的矛盾；有的跟单员则过于客气，赶催进度时完全不能引起工厂重视，催单也无效。

（二）跟单策略选择

1．要用设计进度跟踪表来跟踪生产进度。一般来说，任何订单产品的生产都必须让工厂在生产前提交一个TIMETABEL（生产进度计划表），需要特别提醒的是，生产进度计划表中的“计划产能”数据要尽量准确，宁可保守，也不要盲目乐观。同时，跟单员需要用设计进度跟踪表来跟踪计划完成情况，以便让跟踪工作变得清晰易查询。进度跟踪表需包括实际与计划生产的对比数据，实际进度内容需详细具体，例如，服装生产进度跟踪表设计时，要将布辅料到位情况、各工艺进度（如裁床进度、印花进度、绣花进度、平车进度、坎车进度、打边进度等）、尾部进度（检查打包等）等都设计到表格中。

2．要通过积极跟踪处理好进度落后情况。积极跟踪实际生产数据是保证生产进度不出现大问题的关键。跟单员可以根据不同的情形，做不同的进度跟踪（催单）规划，例如，对跟催要求高的订单或首次合作的工厂，可适当增加催单的次数；若发现进度落后情况，要及时查找原因，妥善解决。例如，文章前述的某服装外贸公司2015年一季度的订单，由于辅料（拉链）没有提前到位，导致工厂半工半停滞状态生产了近半个月，该例中外贸公司跟单员及时发现了情况，并了解到辅料没有到位的原因主要是工厂确认好辅料明细（主要是拉链尺寸等）后下单给拉链厂时已近过年，拉链厂工人回家过年导致了拉链未及时生产。由于发现得早，跟催及时，后期辅料到位比较快，这个订单最终没有延误交期，实现了安全走货。

3．要充分了解工厂订单是否再发包并及时跟进。外贸跟单员要警惕工厂再外包情况的发生，一方面可以在生产合同中列明“不可转包”或“外包需提前告知”等条款；另一方面则是在出现进度落后情况时，多加留意工厂的再外发行为。若出现工厂必定要外包的情形，则要对外发厂做紧密跟踪，尤其注意由于外发厂生产质量不到位导致最终无法按时交货的情况发生。最保险的做法是，要求工厂先小部分试单，对外包厂满意后，再增加订单数量，例如，一个1万数量的外包单，可以第一批1000件，送到工厂检验没问题后，逐步增加外发数量。这样可以较好地控制风险。

4．要注意催单时沟通的有效性。外贸公司与工厂之间，更多的是合作，而不是上下级关系。因此，外贸跟单员在催单沟通过程中，首先要注意沟通角度，要与工厂共同解决问题，而不是命令工厂按照我们的要求做。其次，跟单员要注意提高白身的专业修养。只有对生产工艺、生产流程熟悉，才能与工厂无缝交流，促成有效催单。最后，要有意识地学习、锻炼与使用沟通技巧，例如，沟通时先倾听后发表意见；同样的话试着换个角度说；借助现代化通讯手段“润物细无声”地拉近与工厂联系人之间的距离等等。

二、生产质量跟踪

产品生产过程中，外贸跟单员还需根据外商对产品品质的要求，跟踪产品生产质量。

（一）容易出现的问题

1．产品工艺单描述不清晰或有错误。产品进入生产环节，跟单员首先要将工艺单翻译成中文发给工厂，产品工艺单描述是否准确、清晰，将直接影响产品的生产质量。以服装为例，服装工艺单上一般会有款式结构图、面辅料详情、服装规格尺寸信息、各工序工艺要求（如裁剪、缝纫、整烫等工艺的要求）等。由于细节较多，很容易出错，诸如：(1)服装主料（面料）涉及到品种、纱支、结构、克重、颜色等的描述是否清晰，颜色上要尤其注意特殊色，是否有特别要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理等；(2)服装辅料涉及种类很多，包括拉链、绳、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾（松紧带）、罗纹、主唛、洗水唛、成份唛、旗唛、吊牌、袋牌、装饰牌等。任何一个辅料都要注意，不能忽略，如拉链是否指定(如YKK)，拉链尺寸是否正确，梭织布有无说明是否需要染色等。

2．原材料质量不符合要求。产品原材料有主、辅料之分，其中任何一个原材料，即便是很小的、看上去微不足道的一个辅料出现问题，都有可能导致最终产品不符合要求。以服装为例，服装的主料为面料，有可能会出现面料厂出大货时偷工减料，或者混进次品面料的情况。而服装的辅料多而杂，有些辅料往往容易被忽略，更容易出现质量问题，包括：(1)染色问题，有些辅料，如人字带、花边、拉链布带的色牢出现问题或用了禁用染料；(2)水洗标问题，外商要求水洗标用编织工艺包边，有的工厂为节约成本用了切割边：(3)吊牌标贴问题，有些外商要求吊牌背面粘贴一个用来表示货号、产地、颜色和条形码的标贴，标贴的形状和材质容易出现错误。

3．某道生产工序出现问题。产品生产一般都要经过多道工序，其中任何一个工序出错都会影响产品质量。以针织服装为例，在织货时有可能出现粗幼毛、走字码、针路、污渍、单毛、漏针、烂孔、扭骨等问题；在缝盘方面，容易出现缝毛颜色、膊带配色不符合要求等问题；在洗水方面，容易出现洗水后色差较大、烘干后手感不符合要求、动物毛类洗水后出现异味等问题；烫衣工序则有可能出现极光、坑条织物烫得过开、光丝物烫后扭骨不对称等问题，打钮工序中打钮线及钮门线配色出现问题等。这里涉及的专业术语较多，跟单员若对生产工序不求甚解，就很难准确发现问题，也便无法有效跟踪生产质量了。

4．工厂因赶工降低产品质量。有些工厂因为交期临近，在加紧生产的同时，产品质量有所下降。特别是文章前面提到的生产再外发时，这样的情况极有可能出现。有些跟单员为避免因交期延误出现的麻烦，会默许工厂这么做，允许产品质量出现一定的偏差。但这样做的后果往往很严重，虽然保证了交期，但外商对产品质量的质疑会影响公司的信誉，直接影响长期合作。

5．外商亲自查货过程中出现问题。外商查货一般会分中期查货和尾期查货。以服装为例，中期查货一般安排在有30%-40%成衣出来的时候进行，主要查验织法、字码、尺寸等；而尾期必须80%，甚至部分要求严格的客户要100%装箱后，进行抽箱开箱拆袋查验，主要针对尺寸、重量、颜色、洗烫、辅料、包装等的查验。无论是中期查货，还是尾期查货，若查货出现问题，都会影响交货时间及交货质量。外商查货过程中可能出现以下问题：(1)跟单员没有积极协助查验工作，例如没有与外商沟通好看货日期，没有提前准备好相关产品或资料，给外商留下了不好的印象，甚至出现外商拒绝查货的情况；(2)跟单员陪同查货时，一问三不知，对产品或生产不甚了解；(3)跟单员没有及时通知与监督相关部门，纠正外商查货过程中发现的问题。

（二）跟单策略选择

要做好质量跟踪，外贸跟单员需要多到车间学习，不仅要熟悉产品，还要熟悉生产的每一道工序，这是质量跟踪的基本功。在此基础上参考以下建议。

1．要准确传连外商对产品质量的要求。生产前要把外商对产品及其生产的要求准确传达给工厂，其中尤其注意工艺单问题。对于外方提供的工艺单，一要准确译出客人的原意；二要对照往年相似工艺单进行核对（尤其是老客户），看是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特殊要求；三要遇到任何不清之处必须积极与外商沟通，例如服装尺寸方面，有时会出现由于外商提供的跳档尺寸不合理，制版时变形的情况，那就需要和外商沟通调整。如外商有说不明白的地方可按照订单常规操作要求处理，切忌自以为是，乱做主张。

2．要严格地规避原材料出现质量问题。首先要注意主料、辅料一视同仁，都需严格把关；其次注意在日常工作中积累与汇总辅料易出错点，以免重复犯错；再次，在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦：最后，辅料寻找出现困难或问题时，及时与外商沟通解决。

3．要全面跟踪生产过程，保证产品质量。外贸跟单员首先要记住“产品质量是订单的生命”，生产过程中无论出现何种情况，都不能以牺牲质量为代价。例如，决不能允许工厂出现为赶工而降低产品品质的情况，质量跟交期比起来，永远是第一，其他亦是如此。同时，跟单员需从生产工序跟踪、半成品检查、成品检查等方面着手，全面跟踪生产质量。例如，前述的针织服装，需要对织货、缝盘、洗水等各道工序及其半成品、成品进行跟踪与检查。

4．要与工厂一起做好外商查货工作。若外商有亲自查货要求，外贸跟单员要与工厂一起积极配合：首先，外商查验之前，要先了解货品的生产进度，提前与外商沟通好看货日期，尤其是尾期检查，更是要注意外商的查验时间要求。其次，中期检查时要注意提前准备好齐色齐码，洗烫好；尾期查货之前确认包装进度，并注意成衣包装正确与否。再次，外商检查之前，先做好自我检查，掌握生产具体情况，若外商查货发现问题，外贸跟单员需与工厂一起积极解决问题，例如，中期查货后要将外商的更正要求及时通知生产部，尽快改正前期生产中的不足之处；尾期查验完之后需要返工的尽快返工等。

三、包装跟踪

产品包装是产品不可或缺的一部分，包装一般由工厂负责采购，并在工厂完成包装作业，包装跟踪是外贸跟单员跟踪产品生产环节的重要组成。

（一）容易出现的问题

1．包装材料或规格不符合要求。产品包装分为销售包装和运输包装。从材质看，又分为纸包装、塑料包装、木包装、金属包装等。以服装为例，其包装一般以“胶袋+纸箱”为主。其中，胶袋为内包装（销售包装），纸箱为外包装（运输包装）。服装内外包装的材料或规格可能出现的问题包括：(1)胶袋用材错误，例如外商要求用PE胶袋，工厂却使用了OPP胶袋；(2)纸箱要求为三瓦楞（七层）纸箱，工厂却用了三层瓦楞纸箱；(3)胶袋或纸箱尺寸没有按照要求采购；(4)纸箱不符合环保要求，如使用了覆膜、涂腊的瓦楞纸板等。包装用材或规格不符合要求可能会造成较大的经济损失，甚至可能被外商拒收，以纸箱尺寸问题为例，某牛仔裤订单，外贸公司在外商尾查后准备装箱出运时，发现立方数远大于订舱时的体积，经核实是工厂更改纸箱实际规格（尺寸）后未通知外贸公司，而外贸公司是根据原始箱单数据订舱的，当时是临近报关前一天，货代根本没时间再去找柜子，又是外商规定的走货时间，外贸公司只好连夜与外商沟通，外商最后同意抽出一个款式延迟一周出运，否则多出的款式全部走空运的话，损失就很大了。

2．包装上印刷或标贴的内容有误。内外包装上一般都有各自的印刷或标贴内容，以服装为例，其内包装（胶袋）上一般印有环保标志、警示语、品牌印字等内容，并可能贴有尺码贴、配比贴等标贴。其中环保标志是在三个箭头组成的循环三角形中间加上数字的标志(数字1-7)。数字表示胶袋材质，例如常用的服装PE胶袋用数字4表示。警示语内容一般为：“WARN-ING- THIS BAG IS NOT A TOY.TO AVOID DANGER OF SUFFOCA-TION, KEEP AWAY F-ROM BABIES AND CHILDREN. DO NOT USE IN CRIBS，BEDS，CARRIAGES OR PLAY PENS．”。大意是胶袋不是玩具，为防止窒息危险，不要给小孩玩等。品牌印字、尺码贴、配比贴内容根据外商要求印制。内包装上的内容比较容易出现错误的是警示语，主要是出现印刷位置、颜色、字体、字号、所用语言、边框要求等不符合要求的情况。对于服装而言，一般只印有运输标志（唛头），无指示性标志及警告性标志。运输标志包括正唛和侧唛，其内容要严格按照外商要求写，并在外商确认后印刷，一般不会出错。比较容易出错的是印刷未使用环保型油墨。

3．包装作业错误。包装作业要注意符合外商要求，这一工作看似简单，却有可能出现诸多问题。以服装的装箱作业为例，可能出现的问题有：(1)包装时拷贝纸、吊牌贴纸、挂卡、配比贴、胶钉或胶索等的位置不正确；(2)末按外商要求装箱，例如，合同要求一件衣服一个（小）胶袋，每个配比一个大胶袋，独色混码装，即装箱时同一个纸箱内装一个颜色、尺码齐全的衣服；(3)同一包装内同颜色衣服的色差问题。有些服装的染色工艺很难控制每件衣服的颜色都一致，外商一般也允许一定的染色差距范围（缸差），尤其是独色混码装，必须要保证一个配比里的衣服颜色要一致。

4．封箱作业不符合外商要求。服装的封箱作业以透明胶带黏合为主，不同的国家有时会有不同的要求。比较容易忽略的是同一个外商、同一类产品的订单，封箱要求有时也会有差异。例如某服装外贸公司2015年1月29日同时接到一Danmark（丹麦）客户的三个订单，订单产品大部分相同，分发到不同的区域。三个订单中两个订单对封箱无特殊要求，其中一个订单内对封箱作业做了如下要求：PLEASE USE YELLOW TAPE TO CLOSE THE CARTONS.PLEASE MAKE SLRE THAT THE YELLOW TAPE IS VISIBLE ON ALL SIDES OF THE CARTONS，意思是“请使用黄色胶带封箱，并确保纸箱各个侧面均见黄色胶条”。

（二）跟单策略选择

包装环节的跟单对策主要包括两个方面。一是准确传达外商要求，有示意图的给示意图，没图的文字要具体清晰；二是一切严格按照外商要求包装与检查，包括：包装材料、包装规格、包装标志、包装作业、封箱操作，以及环保要求等，不忽视任何一个环节。

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参考文献：

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