样品在招标活动中存在的弊端及规避路径

曲双双

(山东万信项目管理有限公司,山东济南250000)

［摘要］提供样品的本意是便于评标委员会或招标人更直观的接触和判断采购标的,但是提供样品的同时增加了投标人的投标成本和招标人的招标工作量、招标成本,并且在样品评审过程中无论招标文件的制定、评标过程中样品评定程序和后期封样对比验收等方面如果不采取有效的方式、方法,往往会引起投标人的质疑和投诉,达不到有效采购目的。针对以上弊端,提出了相应的规避路径。

［教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ］招标；样品；弊端；规避

［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?132

据《中华人民共和国招标投标法》第三十九条规定“评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明,但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容”。第四十条规定“评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较；评标委员会完成评标后,应当向招标人提出书面评标报告,并推荐合格的中标候选人……”以上两条规定明确了评标委员会推荐中标人和中标候选人的依据是投标文件本身,而不依靠投标文件以外的任何因素。但是在现实招标投标活动中,有很多类型的项目经常要求投标人开标时提供样品,笔者认为只要样品进入评审程序,就应当是投标文件的组成部分和有法律意义的附件。

样品实际泛指能够代表商品品质的少量实物。在招标过程中,当在仅凭书面投标文件不足以准确评定采购货物时,可以在招标文件中约定投标人提供采购货物或其主要部件、配件等实物样品,为评标委员会或招标人评定采购货物提供更直观、直接、有效的依据,增加评标委员会对投标人提供投标货物的了解程度。样品可以是完整的采购标的,也可以是采购标的主要部件、配件；其能够体现采购标的主要特征。

1招标过程中提供样品存在的弊端

首先增加投标人的投标成本。有的样品本身的价值就值几万元甚至十几万元,而有的项目要求提供样品的品目繁多,样品搜集和定制的成本以及运输的成本都会使投标人感觉望而却步；中标尚可,万一不中标付出的代价太大了,无疑降低了投标人参与投标的积极性,从而使项目缺乏竞争。

其次增加招标工作量及成本,笔者之前操作过一个青少年艺术品类的项目,招标人要求投标人提供样品大大小小50多件,招标代理机构收取样品要逐一清点,每件样品都要陈列开来,工作量很大,占据空间也大。并且《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定招标采购档案保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。那么既然样品作为投标文件的一部分,也应当依照有关要求进行存档。日积月累各个招标代理单位或招标人的样品库存越来越多,占据巨大的空间资源,提高了招标项目成本。另外招标人要组织对样品进行专门检测机构的检测,检测费用无论是投标人承担还是招标人承担都是本次项目一笔不小的开支,无疑也增加了招标成本。

2再次样品评审流于形式,易引起质疑和投诉

笔者在招标工作中经常发现对“样品”十分不负责任的做法：没有对样品进行真正的评审。笔者曾听说过在某单位组织的某项目的评审现场,评标委员会评审完投标人的投标文件正欲离开时,采购代理机构相关负责人提出：“样品还没评呢？”一评标专家回应说：“结果都出来了,就不用看了吧。”采购代理机构相关负责人表示：“人家都拿来了,还是去看看吧。”于是,评标委员会的专家们才到存放样品的地方走马观花似地看了一下,算是对投标供应商提供的样品有了个交代。样品评审在有的单位组织的采购活动中完全流于形式。

另外样品评审经常依据“目测”,没有送国家检测机构进行检测就作为评审依据,也频频出现供应商质疑、投诉成功的案例。

投标人的样品往往不是根据项目定制,有时是从自己的仓库随便选样,所以经常会跟投标文件内容不一致,评标时很难发现此类问题,如果中标样品封样,导致以后验收对比极易出现不一致的情况,易产生履约纠纷,引起不必要的麻烦。

笔者听说某院校招标一批厨具,按照招标文件,必须满足国家相关标准,根据投标文件以及样品,确定了某中标人,并且与其签订了合同。但是在后来发现该中标人的样品达不到要求,钢板厚度不满足国标要求。无疑本项目招标提供样品是失败的。

招标活动中提供样品虽然存在着以上所述的弊端,但是笔者认为如果采取合理的方式方法和科学的评审程序是可以有效规避的。笔者曾经对某法院系统的服装和面料同时进行招标,并且分别要求对服装和面料提供样品,面料和服装都是暗标形式提供,服装的面料和里料均由招标人统一提供,服装和面料的样品款式、号型具体参数等都做了统一要求,数量是各提供2套,一套用于专业检测机构检测,一套用于评标委员会现场评审,服装和面料都在同一部位标记5cm×5cm的白色布条作为编号使用,样品的检测和评审结果,进入评分标准,中标样品封样作为验收依据。检测过程中不符合国家标准的一律做无效投标处理,本次招标文件设定合理,评审程序(包括样品评审)严谨,吸引了国内大部分知名企业参与投标竞争,竞争充分,节支率高于20%,也收到了很好的社会效应,这无疑是招标过程中提供样品的成功案例。

3有效规避提供样品弊端的方法

3?1合理确定样品选择的标准

笔者认为,招标人选择样品的标准应该为：首先能体现产品的主要特征,且采购的此类产品数量多价格高。其次携带或者运输方便不至于给投标人增加太大成本,这样才能够真正体现出样品在评标过程中的重要性。

比如在家具项目采购中,办公楼需要的家具品种多样,但是为了保持风格一致大部分办公家具采用的材质一般是同一标准,所以可以要求投标人携带办公家具主材一段和五金件配件一套等能体现产品质量和特征的样品。如果让投标企业把整件家具搬过来不但增加成本,也根本没必要,因为家具的外形、技术性能特征也可以通过图像文字来展示。

3?2招标文件应明确样品提交方式,做到样品接收有据可依

提交方式包括：提交地点、提交时间、明标或暗标等,如果是暗标应该注明样品不能标识：生产厂家名称、地址、商标或其他标志性标识,否则视为无效投标。

3?3招标文件应明确制定样品的评定标准、检测内容和检测费用及承担主体

评标委员会无任何检测手段,也没有检验资格,凭肉眼进行判断样品很容易出现不必要的“麻烦”。有的样品目测、手感很好但是实际检测指标不一定达标,如果图省事不去检测,采购结果往往事与愿违,有时候会采购到不达标产品。

对样品的评定除了尺寸、外观等可以目测的条件,其他应提交有资质的检测机构出具检测报告。大部分产品国家都有检测标准要求,比如服装有甲醛含量,色牢度、拉伸强度等检测指标；家具有甲醛、材质、含水率等检测指标等。

最后招标文件应该明确“投标人的样品是投标人投标文件的组成部分”。笔者认为招标文件要求提供样品,评标过程中无论对样品进行符合性审查还是将样品情况计入打分条款,样品都应该是投标文件的组成部分,是有法律意义的未中标单位的样品应该进行存档,中标人的样品应进行封样,作为验收依据。

4结论

综上所述招标过程中样品的提供有利于评标委员会和招标人更直观、更准确地了解采购标的,也存在着很多弊端,但是这些弊端通过合理的方式方法是可以规避的,如果不按照规则采用合理的方式加以规避,还不如不提供样品,否则是劳民伤财。另外很多人认为做工的精细度,只有通过样品才能展示出来。但笔者认为样品只是样品,具体履约时的东西怎么样依然是未知的,所以诚信尤为重要。目前国家也出台了一系列诚信制度,笔者认为将“诚信”纳入招标体系不仅是提高采购效率的一种手段也是一种发展趋势,希望国家尽快建立健全市场经济信用体系。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献：

［1］万玉涛?标书中应明示投标样品取回时限［N］?政府采购信息报,2011-11-04?

［2］庄春红?完善经评审的最低价中标法的思考［J］?中国高新技术企业,2008(4)?

［3］王淇,刘宁?投资项目全过程风险评估体系研究［J］?中国市场,2014(42)?