企业人事档案管理中存在的问题与对策

高杨

哈尔滨地铁集团有限公司

[摘要]人事档案工作是企业人事管理工作的重要组成部分，一个企业人事档案管理工作做得如何直接关系到企业的工作效率，同时，档案也能帮助企业发现人才、使用人才和管理人才。本研究主要从我国企业人事档案管理的实际情况出发，针对企业档案管理制度和档案意识做了分析，并给出了指导建议。

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关键词 ]人事档案；管理工作；档案管理；工作效率

人事档案的管理工作不仅关系到员工的身份认定和各种社会保险办理，而且关系到企业人力资源的管理，人事调动提供可靠的依据。近年来，随着改革开放的步伐，我国企业的人事档案管理工作已经越来越科学而有序，但是由于人员流动频繁，原有的人事档案管理体制已经不能满足现代管理科学的要求。因此，人事档案工作如何与时俱进，为企业合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考，使其更好地帮助企业发展。

1.目前我国企业中人事档案管理存在的问题

1.1档案管理制度与用人机制脱节

最开始，企业在为员工办理档案只是为了记录员工的劳动合同、工作期间绩效考核情况、调动及离职情况等，档案内容主要是员工在职期间信息。由于这些信息被视为企业内部信息，因此企业通常不接受员工在入职前的履历，从而没有形成连续性的记录。这种管理制度很快就暴露出了弊端，类似于干部人事档案管理模式，这种管理模式往往只适用于本企业人员，虽然方便查找和利用，也很有利于人事档案的保密工作。但是随着企业与国际接轨，企业之间的联系越来越密切，人事流动也越来越频繁，人们的思想观念发生了重大改变，企业在录用人才时，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工只要给企业创造了足够的价值，即可自由选择更适合自己的岗位。可是一些企业在管理体制上仍然做不到“档随人走”，在员工为求个人发展跳槽到另一单位时，旧雇主为维护本单位利益扣留员工的人事档案，不仅影响力员工的前途，引发纠纷，而且在管理上严重浪费人力、物力、资金。人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性，人事变动工作需求具有灵活性，如果企业职工层与企业人事档案管理方法不配套，就会造成人事档案质量不高,缺乏利用价值,人事档案材料空洞等问题。管理者无法通过人事档案了解员工的相关信息，从而对人力资源进行科学管理，那么现行的人事档案管理体制也难以发挥其服务功能。

1.2对人事档案管理意识不足

在信息化高度发展的今天，档案作为一种个人信息，既是企业或组织进行正常商务运作和管理不可或缺的资源，也涉及到公民生活的方方面面，是个人隐私等的重要载体，无论是个人还是单位，保隐私和财产安全性都是非常重要的。但是很多企业人事档案管理人员对人事档案重视意识十分淡薄，责任心不强，在鉴定审查时要求不严, 只记录员工的个人基本信息、文化程度、工作经历等简单材料，而对个人业绩、动态的材料不予归档，不能客观地反映一个人的全貌。究其原因还是对档案管理的重视程度不够，档案管理意识淡薄，管理人员职业素质不高，对人事档案管理的认识不足，管理观念仍比较落后，以为档案是静止和枯燥的，不去动态跟踪，对员工的档案进行进一步完善。此外，部分企业的管理水平较低,仍以手工操作为主，不仅效率低下,而且容易增加工作失误频率。对个人信息的安全保密措施落后,随着文件信息的累积，给信息的查询带来巨大困难。再一个就是，企业人事档案利用价值不高，由于档案材料的不完善和滞后性，无法客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。另一方面，企业不重视人事档案的更新，没有注意到人事档案的动态性特点，不根据当事人的情况变化补充新材料,及时提供新信息。这些因素都人造成了人员与其档案的分离，从而降低了企业人事档案的利用率。

2.针对以上问题提出的对策

2.1提高人事档案管理工作的科学性

科学地管理企业人事档案，是优化企业管理模式的一种有效方式。在经济全球化的形势下,我国企业的人事档案管理应该从传统人事管理模式向现代人力资源管理模式的方向转变,这是日益复杂的人才环境对企业的要求，也是建立现代企业制度的迫切需要。一个先进的人事档案管理系统离不开现代计算机科学，为了应对复杂的人事管理工作，企业应该委托软件公司设计开发适合本企业档案管理业务的档案管理系统，提高公司的档案管理工作效率。将员工的基本档案、调动记录、奖惩记录、个人经历、职称评定、以及合同信息录入档案管理系统，做到归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚，系统维护人员直接控制信息的录入、查询、导入、导出、备份等功能，而且可以对档案的变动进行及时的更新。另外，要建立健全科学合理的人事档案管理制度，对不适应新形势的规章制度，要及时进行改革。精简各种手续，采取更加现代化的档案录入方式，树立以人为本的管理思想，保障好员工的信息安全，在人事变动方面，要以事实为依据，以人能力、特长、兴趣、心理状态等综合情况来科学的安排最合适的工作。

2.2规范企业人事档案管理工作

挺高档案管理意识，这一点无论是对于企业还是员工个人，都是必要的。要认识到档案不只是办理各种手续的凭证，更是个人历史的一种书写。企业的竞争最终还是靠人才，如果企业不重视人事档案管理，很难管理和使用人才。对于个人，信息泄露不只是技术问题，而是一个社会问题，关系到自己的切身利益。对于管理者来说，人事档案管理工作是一项技术性、专业性、保密性很强的工作,管理者的素质直接影响到人事档案管理水平的高低，要促进企业人事档案工作的发展,就必须提高档案管理工作人员的素质。增强他们的责任意识，明确工作职责，严守制度，管好人事档案。因此，企业应该注重对档案管理者的在职教育，强化依法管档的意识，同时健全企业内部规章制度，对专业人员起到约束作用，出了事情能第一时间找到原因。总而言之，人事档案管理是企业重要的基础工作，一个企业的发展与其拥有的人力资源是密不可分的。特别是在经济全球化的趋势下，企业要想做大做强，就必须学习现代管理科学，优化内部管理机制，与世界接轨。而作为重要的基础工作之一的档案管理工作，健全档案管理制度，提高管理者专业素质是目前我国企业要学习的。把档案管理工作抓紧抓好，是对员工的尊重，也是对企业管理水平的提升。

结语

人事档案管理是企业内部管理工作的重要组成部分，如果人事档案管理制度跟不上企业用人机制的变化，就会影响人事档案的真实性和严肃性,给人事工作带来诸多麻烦，不符合科学管理的理念。因此，切实做好档案归类和整理，健全企业人事档案管理制度，提高档案管理意识，不仅是对人才的尊重，也有利于管理者在企业内对人力资源进行合理的配置，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。

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参考文献

[1]朱宝均.人事档案管理存在的问题与对策[J].开封教育学院学报,2010(01).

[2]任胜云.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].云南档案,2012(02).

[3]陈光.对当前人事档案管理中存在不足的探讨[J].中国新技术新产品,2012(17).