基于有效完善文书档案管理的研究

希吉乐

内蒙古锡林郭勒盟疾病预防控制中心　内蒙古自治区锡林郭勒盟　026000

【摘　要】随着社会的不断进步，科技水平蓬勃发展，人们开始越来越注重文书档案管理工作。而文书档案管理工作的好坏也直接影响着机关单位的发展。因此，本文主要探讨如何有效完善文书档案管理，首先对文化档案管理当中所存在的问题进行探讨，其次起初对策。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 文书档案管理；研究；完善

文书档案对一个单位的发展具有重大的意义，文书档案包括单位的重大事件、人事档案、历史、行政档案、签订的各种协议等，文书档案一般一纸质为主，并且还有影响、电子档案、照片等档案记载。而随着文书档案管理的不断改革，文书档案管理人员应当紧随脚步，不断进步。

1 目前文书档案管理当中所存在的问题

1.1 文书档案管理制度以及人员相对落后

文书档案管理的工作人员与档案管理有着直接的关系，同时也决定着文书档案管理的水平。目前，存在一些文书档案管理人员知识缺乏并且只是单一。一方面缺乏专业的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知识，同时许多文书档案管理依旧停留在传统的管理水平上，没有进行创新一级思考，对于新问题的出现，难以作出有效合理的文书档案工作解决方法，致使文书档案管理一直停留在原来的基础上。因此，对于现代化文书档案管理人才的培养十分重要。

1.2 文书档案管理工作不够科学化、现代化

目前，随着科技的不断进步与发展，信息化技术不断应用到各个领域，而文书档案管理同样也应当采取科技技术，使得管理工作更为便捷。由于一直以来，文书档案管理，主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅，需要消耗大量的人力资源与时间，并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快，显然传统的管理手法已经无法适应。因此，将信息化技术运用在文书档案管理当中，在很大程度上提升了档案的存储量，并且还减少了人力资源，提升了工作效率，促进档案信息化转换为实际生产力。

1.3 文书与档案工作衔接有待改进

文书和档案管理工作，二者之间有着密切的关系，同时二者之间又存在一定的区别。在实际生活当中，文书工作人员对档案管理不太重视，而档案工作人员对一般情况下不太考虑文书的工作；在文书档案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文书与档案之间应当协调和衔接的问题。而这样的问题十分容易致使文书工作人员书写不规范等情况出现。

2 有效完善文书档案管理的对策

2.1 加强文书档案管理意识

应当加强宣传力度，加强文书档案法的学习，增强干部、工作人员的文书档案管理意识。

2.2 重视文书档案管理人才的培养工作

在对文书档案管理人员的人才培训中，可以通过专业培训、知识更新、进修学习等方式，将文书档案管理人员的业务水平提高。加强文书档案管理人员的创新能力，使其系统地了解文书档案的新知识。无论是文书档案专业主体知识还是对于主体知识密切相关的知识都需要进行系统的学习，只有这样，文书档案管理工作才能够得到不断的完善以及创新。与此同时，还需要加强对文书档案管理人员的思想价值观，使得文书档案管理工作能够更加深化。

2.3 加强现在化技术在文书档案管理当中的应用

采用信息化技术，能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此，这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一，如此一来不需要工作人员进行手写，保证了资料信息的规范、整洁，便于阅读。并且传统的文书档案管理工作都需要在库房进行，从而使得库房的占有量增加，导致浪费许多可以利用的空间，同时由于繁多的文书档案，在需要和寻找时也耗费时间精力，为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理，不但能够使得服务器的空间优化，节约人力资源，并且在很大程度上改变了管理的模式，提升了工作效率。

2.4 加强部门合作，做好衔接工作

文书档案管理需要各个部门一起合作才能够得到更好的发展。由于档案的基础是文书，因此对于文书工作人员而言，应当加强档案意识，规范书写，及时记录和查找文件是否有误，及时更改。并且需要文书工作人员主动积极了解各个部门的动态、工作等，获取一手资料。在工作的过程当中要严格遵守规定和程序，将文书和档案工作进行协调和衔接。

2.5 建立完善的文书档案管理制度

首先需要建立有效的文书档案管理的制度，可以根据《中华人民共和国档案法》制定保管规定、保密规定等条款。如此有利于发挥避免出现随意管理的现象，保证文书档案管理工作的健康、持续发展。由于文书案管理工作所涉及到的方面的内容比较多，所以，更需要根据自身的实际情况，建立有效合理的文书档案管理制度，并且在实践的过程当中不断完善管理制度。同时还应该注重收集以及传递和登记制度的设立，一旦发现档案遗失或者损坏，能够第一时间查找和补救，保证其完整性。

3 结束语

目前我国科技水平不断进步，文书档案管理占据着越来越重要的位置。想要进一步完善文书档案管理工作，不仅需要加强文书档案管理意识、重视文书档案管理人才的培养工作、加强现在化技术在文书档案管理当中的应用，还需要建立完善的文书档案管理制度，才能够有助于单位或企业的建设和发展。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献

[1] 蒙桂英. 加强文书档案管理工作的措施[J]. 现代农业科技,2011(13):354-355.

[2] 方爱荣. 文书档案的现代化管理探索[J]. 教育教学论坛,2010(21):245-246.