创建三甲医院优化档案工作的几点做法

葛秋蓉

泰州市人民医院院办，江苏泰州 225300

[摘要] 档案工作是创建三级甲等医院工作中的一个重要组成部分，档案管理质量的高低是医院管理水平的重要体现。本文从泰州市人民医院成功创建三级甲等医院入手，阐述档案管理工作在三甲医院创建中的重要性，以及具体做法与经验体会。

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关键词 ] 三级甲等医院；档案工作；医院管理；做法与体会

[中图分类号] R457.2[文献标识码] A[文章编号] 1672-5654（2014）07（b）-0075-02

医院等级评审能够促进医院加强管理,促使医院不断提升、强化医疗质量和服务水平,为广大人民群众提供优质的医疗服务。[1]作为医院等级评审中的重要内容，泰州市人民医院始终将档案管理工作作为亮点品牌着力打造。2013年，该院档案管理工作得到专家评审组一致好评，并成功命名为泰州地区唯一一家三级甲等综合性医院。现将档案管理工作的主要做法与体会总结如下。

1档案建设基本情况

多年来，泰州市人民医院认准三级甲等综合性医院的目标，在创建“三甲”整个过程中，着力加强软件建设与硬件建设。通过8年的努力，档案管理质量与水平不断提升，档案室由小到大，资料由纸质等实物为主到基本实现电子化，结构合理的档案管理人才队伍基本建成。

2 在三甲医院评审中的意义

医院档案包括病案、公文、各种图文影像及实物资料等，反映了医院整个历史发展的全过程，是医院的宝贵财富。三甲医院评审要求同步提高档案工作水平有三个意义：①档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，其在医院开展医疗救治、教学科研、医学康复、疾病筛查等活动中发挥的作用日益突出，尤其是信息化突飞猛进的今天，档案信息的开发与利用大大缩减了信息检索时间，提高了利用效率；②医院档案管理工作的最终目的是及时提供准确的信息，为医院发展服务。比如，临床、医学、科研、教学、人事管理等方面的信息，方便领导、医务人员以及患者了解与查询。有学者指出，档案信息的开发与利用可以大大提高自身建设能力[2]，而良好的档案管理工作模式将大大节省人力物力，提高工作效率；③在当代社会，档案管理工作在医院发展中的作用也越来越重要[3]，无论是领导决策、医生晋升乃至公众参与，档案管理工作与医院整体发展都是密不可分的。

3做法与体会

3.1领导重视是做好档案工作的首要前提

该院领导班子高度重视档案管理是搞好该项工作的前提，一把手院长始终把档案工作作为等级医院评审标准管理中的重要环节，亲自部署各项评审标准的落实。具体做法是：①根据评审需要，医院建成了由院长直接管、办公室主任和各职能科室负责人分管、专兼职档案人员负责落实等档案三级网络管理模式，认真学习，组织培训，更好地贯彻落实各项档案规章制度，使全院职工做到全面了解，重点掌握，认真落实，让档案管理制度“入脑入心”； ②医院领导以“三甲”医院的评审标准为目标，成立强有力的创建三级甲等综合性医院领导小组，抽调档案工作人员负责创“三甲”的资料整理工作；③医院领导班子在资金建设方面给与档案管理更多的倾斜，在档案业务建设和各种软硬件设备的添置上给与经费支持，使档案工作在医院管理中的地位无形中得到了提高，从而使该项工作得到了全体职工的重视，形成了共建的良好氛围。有了正确的思想指导，医院以创三甲为重心，组织档案部门积极配合等级医院评审工作要求，紧扣标准，高质量地完成了迎评资料的准备工作。在等级医院专家评审组评判该院精心准备的档案资料时，从整体划一、系统详实的资料准备工作细节上，能够从资料中看出医院领导和全体职工的重视程度，让专家评审组给出了印象最高分。

3.2全员参与是提升档案工作质量的基本保障

泰州市人民医院以创建为契机，强化全院职工的档案意识，改变全院干部职工的思想观念，营造人人参与的良好氛围。在创建“三甲”过程中，培养档案管理人员的工作责任心和爱岗敬业意识，塑造无私奉献精神，特别强调了档案管理人员在工作中要做到全程参与、对各种档案资料的收集、整理、分类、编目、保管等都要了然于心，并努力做好档案的开发与利用工作，充分发挥档案的利用价值。要认真建立迎评档案资料目录和台帐，使档案资料自评有所依据，方便达标汇总。创建期间，综合档案室组织编印和修订了医院管理规范《白皮书》20册，并发放至每位员工手中。正是全员参与提高档案规范化管理水平的创建活动，才打牢了该院档案管理再上新台阶的基础。

3.3科学分工是完善档案资料的重要抓手

迎评资料的准备是否完善取决于档案部门的收集工作质量，档案管理专业人员在短时间内将海量迎检档案资料，按照资料评审要求进行逐一归类整理，科学分类，是确保医院等级评审取得成功的关键环节。该院将评审细则九项312条逐一进行分解，落实到分管领导和职能处室。实行“一定两限”目标管理，每项工作确定专人负责，限定完成时间，限定完成目标，切实为配合等级医院评审发挥档案工作的实际效能。并通过“请进来，送出去”的方法，一方面组织档案人员到省内三甲医院参观学习，一方面邀请省内专家对档案资料工作进行指导和培训，进一步掌握了档案的先进管理方法，提升了档案质量管理的能力。该院在三甲评审中总结出：①抓初始材料，即从原始材料形成开始就按照标准的档案管理流程来做，确保档案资料内容的完整、分类的科学、录入的规范。②对纸质档案资料的用纸统一规范，统一标准纸型，并对档案盒的标签标注字体字号也作出规范性要求，有效地提高了案卷质量。③资料盒内材料根据评审目录要求依次排列，在盒面和盒脊背上标注检查内容，科学分类与组卷，标签简明扼要，档案资料摆放整理合理，即方便使用时及时查找，又确保了档案材料的完整性和系统性。我们的做法得到了评审领导和专家们的一致好评和赞许。

3.4树立科学档案观是建立档案长效管理的必由之路

创建与三甲医院称号相匹配的档案管理，只是助推其跨入发展新平台的第一步，在高起点上建立起档案管理的长效机制才是治本之策。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的、不可再生的精神和物质财富[4]，从医院领导到普通医务工作者都应树立科学的档案意识，将医院档案工作与单位整体利益与荣辱紧密联系一起。在信息化突飞猛进的时代，传统的档案管理做法已不能满足现代社会信息需求与利用的需要[5-6]，要加强业务学习，更新信息网络化管理理念，学习和掌握现代化的管理技术，在档案管理的规范化上再下功夫，在档案信息的开发利用上再努把力，将档案的长效管理与开发利用有机结合起来，才能真正实现档案的价值所在。

总之，这次评审为该院档案工作提供了新的发展契机。医疗卫生事业不断发展的今天，档案工作水平更应与时俱进，而“三甲医院”的命名无疑为这项工作的发展提供了新的机遇，笔者相信，泰州市人民医院的档案工作将更加出色。

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参考文献]

[1]游嵘. 档案建设在医院等级评审中的作用[J].机电兵船档案,2010(5):36-37.

[2]刘洪波.浅谈医院档案的开发利用[J].黑龙江史志,2014(5):86.

[3]丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014,52(2):116-118.

[4]刘玉梅.推动医院档案管理规范化的思考[J].赤子,2012(21):15.

[5]张曦.浅谈如何做好三级甲等综合性医院档案管理工作[J].北方医学，2012,9(10):77.

[6]徐同伟.新时期加强医院信息化管理的思考[J].科技信息，2014(9):132.

（收稿日期：2014-04-14）