浅谈高校档案管理人员的素质及其提高对策

张 岩

（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）

摘 要：随着高等教育的不断改革，计算机技术和网络技术的不断发展和普及，目前高校档案管理工作所存在的缺点和不足也越来越明显，提高档案管理人员的各项素质也成了破在眉睫的事，本文总结了高校档案管理人员应具备的素质，对高校档案管理人员素质提升的必要性做了分析，并提出了一些具体对策.

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关键词 ：高校；档案管理人员；素质

中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）01-0179-02

高校档案管理是高等院校的最重要的基础建设工作之一，高校档案包含了如教师信息、学生信息等重要资料，因此高校档案管理工作责任十分重大，担任这项工作的人员势必要不断研究新的工作方法，不断提高自己的全面综合素质，以适应不断发展的社会形势.

1 高校档案管理人员应具备的素质

档案管理工作是一项服务性、科学性、技术性并存的工作，因此要求其工作人员要具备比较高的思想政治素质、职业道德素质等，而由于近年来高等教育不断改革和发展，对于档案管理人员的素质也有了进一步要求，以下总结了几点新时代高校档案工作人员应具备的素质.

1.1 高校档案管理人员应具备的基本素质

1.1.1 良好的思想道德素质

高校档案管理人员作为国家工作人员，对其政治素质的要求比较高.首先应当要始终保持持正确的政治方向和政治立场不动摇，在毛泽东思想、邓小平理论和三个代表以及四项基本原则为指导思想的前提下，坚决拥护中国共产党的领导，执行党的路线、方针、政策，遵守国家法律法规，在党组织的领导下积极开展档案工作.

其次应当树立正确的世界观、人生观和价值观，坚持一切从实际出发，善于运用辩证唯物主义的理论来看待事物、分析问题、并解决档案管理工作中出现的问题.

最后应当养成严谨、踏实、细致的优良工作作风，以认真负责的态度做好档案管理的每一项工作.

1.1.2 高尚的职业道德素质和过硬的业务素质

任何一项工作都应以热爱为前提，才能做好本职工作.高校档案管理是一份严肃而清苦的工作，档案管理人员应该要脚踏实地，忠于职守，以强烈的事业心、责任感做好保管档案资料的工作.而且由于高校档案管理工作十分繁琐细致，更需要工作人员具备良好的心理素质，对工作有足够的细心和耐心，避免给工作带来失误.

高校档案资料中包含大量机密文件，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不能违法违纪泄露任何档案资料.

除此之外，档案管理工作不能总是停留在原有水平，要时刻保持上进心，勇于开拓创新，不断提高自己的综合能力，探索新的档案管理方法，适应时代的发展需求.

1.1.3 过硬的专业素质

随着信息技术的飞速发展，对档案管理人员的专业知识和技能有了更高的要求.首先档案管理人员应该掌握档案学、档案管理学的专业理论知识，并懂得如档案分类整理、档案文献编目检索等相关知识.其次，档案管理人员也应该熟练掌握档案管理工作实际操作的过程和基本技能，如归档文件整理方法、编制目录方法、电子文件归档方法等等.

1.2 高校档案管理人员应具备的特殊素质

1.2.1 档案管理人员应具备一定的计算机网络和外语能力

随着现代科技的发展以及办公自动化的普及，档案管理也逐渐趋向数字化管理，经过数字化处理的档案资料更利于保存和查阅.因此，高校档案管理人员必须掌握如图像处理等运用计算机管理档案的能力.其次，随着互联网的普遍应用，高校档案管理工作已经不仅限于本校、本国，高校档案管理工作者可以充分利用网络，查找收藏国外有用的档案信息资源，所以，档案管理人员不仅要具备网络使用能力，还应掌握一定的外语能力.

1.2.2 档案管理人员应具备一定的文物鉴别能力

因为文物包括了具有教育意义或史料价值的近现代重要史迹、实物或代表性建筑，历史上各个时代的重要文献，以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等等，所以部分档案也属于文物，因此高校档案管理人员需要具有一定的文物鉴别能力，才能更好地完成档案管理工作.

1.2.3 档案管理人员应具备高超的协调能力

高校档案有一部分是分散在学校各个部门的日常工作和活动中形成的，具有复杂多样性，所以为了完整地收集档案材料，档案管理人员应主动与其他各部门的相关人员联系，认真了解各部门的工作程序，发挥自己的协调能力高质量高效率地完成档案收集或整理工作.

2 提高高校档案管理人员素质的必要性

2.1 高校档案管理缺乏专业人才

目前高校规模不断扩大，在校师生不断增加，档案内容越来越丰富，档案管理的工作量越来越大，对档案管理人员的要求也不断提高，而学校配备的管理人员数量不够多或是专业素质不够高，有些非档案管理专业出身的人员自然就缺乏专业知识，导致工作效率低下，给档案工作的顺利进行带来阻碍.

2.2 高校档案管理人员缺乏创新精神

目前高校不断发展与改革，档案管理工作也变得现代化和自动化，对档案管理人员的素质能力要求也有了新的标准，而很大一部分档案管理人员缺乏与时俱进的精神，在档案的收集上缺乏主动性，在档案的管理上不采用先进技术，在档案的利用上缺乏服务意识和市场意识，对档案工作的发展造成不利影响.

2.3 高校档案管理人员队伍不够稳定

目前许多高校都不能正确认识档案管理工作，以致不够重视档案管理工作，人力物理财力投入自然也不足，档案管理人员的待遇和晋升空间都被限制，致使工作人员容易流失，工作缺乏积极性，工作人员队伍缺乏稳定性.

还有部分高校的档案管理制度不够规范，造成管理混乱或者档案资料丢失等重大损失.

3 提高高校档案管理人员的对策

3.1 提高学校和档案管理人员对档案管理工作的重视

只有学校及其领导认识到档案管理工作在当今社会的重要作用，提高对档案管理工作的重视程度，才能改善档案管理工作的现状，才能引进和培养专业档案管理人才，才能建立健全人才机制，才能激发档案管理人员工作的积极性和主动性，才能提高档案管理队伍的整体素质.

3.2 加强思想政治建设，提高思想素质

加强思想政治建设，不仅要加强档案管理人员的政治理论学习，提高他们的思想政治觉悟，还要加强对其法制观念的培养.通过各种政治理论学习，了解国内外的政策形式，以及相关法律法规，提高自己的政治素质和法律意识，认识到档案工作的重要性和社会价值，为能从事档案管理事业而感到自豪.

同时，档案管理人员还应进一步解放思想，转变观念，增强自己的创新意识，培养自己的创新能力，不再固步自封，而是要主动积极地去探索新方法，提出新思路，解决新问题.在市场经济高度发展的今天，档案管理人员要具有效益意识，把档案服务推向市场，为档案工作带来一定的经济效益，使其能提高自身价值.

3.3 强化德治教育，提高职业道德素质

很多人的职业价值观受到现代市场经济的影响，不能安心于默默无闻的档案管理工作，所以有必要加强组织对档案管理道德规范的学习，引导人们干一行，爱一行，专一行，促使档案管理人员爱岗敬业，认真负责，形成严谨细致的工作作风，严格遵照档案管理的形成、规律，做好繁琐的如档案收集、鉴定、编目、提供等工作，同时还要加强档案管理人员的保密意识和网络安全意识，保证不为个人利益做出有损学校和社会利益的行为.

3.4 加强业务技术学习，提高业务素质

档案管理是一项业务性比较强的工作.档案管理人员的业务素质包括档案专业的基础理论、技术实践能力、计算机技术、缩微技术、复印技术、录像、照相技术、视听设备和视听资料的使用及保护技术、数字化档案管理等.首先，档案管理人员应积极参加本专业的培训，不断地增强自己的档案管理基础知识，包括自然科学知识、人文社会科学知识等等，以及熟练掌握各类档案的管理理论和管理方法，努力成为一名复合型人才.例如要鉴定一份档案的保管价值，其实就是要看它所记述的科学文化知识的价值，所以档案管理人员就必须要掌握这一类的文化知识，才能完成好档案鉴定工作.

当然，档案人员还必须具备比较丰富的语言文字知识、历史知识和写作知识、书法知识等等与档案相关的基础知识，以备开展高校档案的大事记编、文件汇编、科研汇编、检索工具等工作，这样才能胜任档案管理的工作.

3.5 加强专业知识学习，提高专业素质

目前科学技术日新月异，只拥有基础知识和基本技能是不够的，档案管理人员不能满足于现有专业水平，而应不断学习和更新自己的专业知识，掌握电子信息技术，充分利用计算机和其他现代化设备来处理档案的收集、整理、加工、存储和管理等事项，比如，可以将师生常用档案输入电脑，建成电子档案，并在校内网上设立搜索引擎，方便师生自行查找，这样不仅可以减少对纸质档案的损伤，还能节省人力物力，提高工作效率.

3.6 建立激励和考核机制，提高综合素质

现代社会的飞速发展，使得各行各业的竞争日益激烈，由于目前还有部分档案管理人员缺乏竞争意识，所以学校或有关部门应建立健全竞争激励制度，实行目标责任制，对工作成绩突出的人员给予奖励，对疏忽职守的人员给予批评，开展评先进、评职称等具有竞争性质的活动，激发档案管理工作人员的自觉性、竞争意识和危机意识，创造出良好的、积极向上的工作氛围.

4 结束语

高校档案是记载高校历史历程的重要载体，是高校教育工作的重要组成部分.要想提高档案管理工作的质量和效率，就必须在学校领导的重视下，培养和引进专业性的高素质人才，提高档案管理人员的思想素质、道德素质、专业素质等各方面的素质和能力，不断探索和创新，做好高校档案管理工作，推动我国高校档案事业取得新成就.

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参考文献：

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