运用SWOT分析法谈高校档案信息开发利用的对策

杨莎

摘要：随着信息时代的到来，高校档案部门如何加快开发与利用档案信息资源，更好地为高校发展和社会服务，是一项紧迫而艰巨的任务。文章尝试运用SWOT 分析法，分析高校档案信息资源开发利用工作所面临优势、劣势，结合国家相关法律法规，认清我国高校档案信息资源开发利用所面临的机遇及挑战，提出了重塑档案服务理念、构建高校数字化档案信息资源体系、加强相关制度建设和重视人才队伍建设的建议，以促进高校档案信息的开发利用。

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关键词 ：高校；档案信息；开发；利用

随着信息时代的到来，高校档案信息资源作为一种具有现实价值和历史价值的原生态信息，在国家经济社会发展中日益成为一种兼具战略性和基础性的生产资源被人们所重视。如何加快开发与利用档案信息资源，提高信息资源的使用效率，更好地为高校的教学科研工作服务，这是摆在我们高校档案工作者面前的一项艰巨任务。

一、高校档案信息开发利用的SWOT 分析

SWOT分析法是把某一机构、组织或部门运行中所形成的机会、风险、优势、劣势四个方面的情况，结合起来进行分析，进而寻找并制定出适合自身实际情况的管理战略和策略的方法。它是Opportuni?ties、Threats、Strengths、Weaknesses四个单词首字母的缩写。本文尝试运用这种办法，分析高校档案信息资源开发利用工作所面临优势、劣势，结合国家相关法律法规，认清我国高校档案信息资源开发利用所面临的机遇及挑战，指导对策的提出。

1.优势分析（Strength Analysis）⑴加速网络化、信息化建设。高校信息化建设的快速发展，推动了档案信息化、网络化的建设。高校档案部门以校园网为根基，运用现代化的档案管理模式和技术手段，大力开发档案信息资源，积极建立档案网站，及时公布档案信息。档案信息的开发利用有了突破性的发展。

⑵重视档案信息资源的开发利用。

开发利用时档案工作的最终目的和落脚点，这是档案工作者的共识。一些高校档案馆专门设置了以档案信息开发利用或提供信息技术支持为主要工作内容的科室，它们主要负责本校档案的信息化建设、档案信息的开发、发布、交互、利用等，同时为档案管理提供技术支持，维护档案信息及馆内设备的安全等。

2.劣势分析（Weakness Analysis）

⑴档案意识欠缺。高校档案馆（室）作为高校内部一个常设机构，由于国家安全和保密的原因，使得绝大部分高校馆藏信息资源，加之长期以来“重硬轻软、重建轻用”的建设模式，公众对高校档案馆藏资源的开发利用价值知之不多，公众对高校档案信息资源的开发利用没有太多的兴趣与需求,更谈不上有力支持档案馆工作。因此，在缺乏社会资金和相应技术支持的前提下，仅靠国家有限的资金、高校人力资源和技术开发高校档案资源为社会经济发展提供服务的许多工作无法开展。

⑵馆藏结构不合理。各高校之间各自为政，缺少与其他高校档案馆（室）进行沟通和交流，资源获取范围单一，所能利用的档案信息资源仅局限于本校所拥有的信息资源。其次，我国高校档案信息资源是高校在领域产生的文书档案，科研档案、人事档案等，一般只能提供文本信息和图像信息，其他载体形式的档案却很少见。再次，缺乏对学校特色档案信息的整合与开发。

⑶档案管理人员综合素质不高。在网络条件下进行档案信息资源建设和开发利用过程中首先遇到的难题就是人才问题。虽然目前绝大部分高校档案管理人员对信息技术应用的熟练程度，档案管理人员配置和专业契合度较过去已经有了很大程度的提高，但目前我国高校档案管理部门人员结构年龄不合理、缺乏网络技术和计算机知识的学习、缺乏创新意识等等，给高校档案信息的开发利用工作带来了一定的阻碍。

3.机会分析（Opportunity Analysis）

⑴国家政策的支持。档案的凭证价值决定了其作为信息的特殊性和重要性，而档案信息较与其它信息也更具有可靠性，近十年，国家尤其重视档案信息的建设和档案信息的开发与利用工作。国家政策的支持，为高校档案管理提供了政策保证，高校档案部门要抓住机遇加大档案管理软件与硬件的建设，做好档案信息资源的开发利用工作，树立起良好的服务形象。

⑵拥有先进技术的支持。高校拥有领先的技术支持优势，为档案信息资源开发利用提供先进的理念和技术。高校集教学、科研与管理为一体，聚集了大批优秀人才和先进的信息技术，也有信息技术、网络技术、网络安全方面的专业技术人员，可为档案系统、信息安全提供指导和技术支持。

4.挑战分析（Threat Analysis）

在网络环境下，档案信息资源的开发与利用方式彻底改变了。第一，开发利用的对象不再以纸质档案、音像档案等为主，取而代之的是电子档案，由此带来了档案与档案信息的完整与安全问题；第二，对一直指导档案管理工作的来源原则、鉴定理论和文件生命周期理论，档案界也有了不同意见，认为网络环境下档案管理客体范围已不仅仅是档案实体，还包含了与档案有关的信息，这样便扩大了档案的收集范围，高校档案部门有必要认真思考档案管理的理论，指导档案信息的收集和开发利用工作的科学发展。

二、高校档案信息资源开发利用的对策

通过SWOT 分析，可以看到，网络的普及、信息技术的提高，对高校信息的开发利用提出了新的要求和挑战，档案部门只有创新才能促进档案信息资源的开发，提高档案部门的服务能力。

1.重塑档案服务理念

高校档案管理部门要以公众的档案基本需求为准绳，充分认识在当前网络信息技术不断发展的前提下，借助网络信息技术和平台促进档案信息化建设的必要性、重要性、紧迫性和依赖性，破除对高校档案信息网络化存在信息安全危险的论断，增强档案资源网络信息化建设的信心。改变高校档案管理事实存在的藏之为宝、被动服务状况。

此外，高校档案部门要建立起集体的、共享的公共利益观念，与社会公众达成相同的价值取向，制定符合自身特点的档案信息开发利用规划，在尽量满足社会对档案需求的同时，争取社会的支持，保证高校档案工作的科学持续发展。

2.构建数字化档案信息资源体系

改善高校信息资源结构，健全保障体系。改善我国目前高校档案信息资源开发利用的现状，应从高校档案文化事业机构属性的现实出发，打破过去高校自我管理、自我服务的观念，本着服务社会、方便民众的角度，切实研究社会经济发展对高校提供信息的要求，突破高校档案信息专业性、神秘性的观念，立足本馆馆藏资源，本着利用优先、分步实施的原则，对一些珍贵档案资源如内容重要的、使用频率高的、载体珍稀的纸质档案优先进行数字化，建立馆藏档案文件级目录数据库。积极建设各种专门档案信息数据库，在加大对社会档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类。

3.加强相关制度建设

高校档案信息资源开发利用工作改变了管理方式，拓宽了档案信息的传播范围,扩大了用户规模,增强了用户获取信息的自主性和便利性。这对高校档案知识产权的专属性、地域性和时间性带来了很大的挑战，同时，在档案网站信息资源开发利用过程中还会涉及到著作权、隐私权等问题，都成为了今天我们必须面对和解决的重要问题。这些问题的解决不仅涉及到知识产权、个人隐私保护，档案立法，信息和计算机立法等多个层面。因此，对高校档案网站信息资源开发利用相关法律法规的研究和建设工作已经刻不容缓，我们只有提供了更加完善的法律保障，档案网站信息资源建设才能走得更远，才能更好地为社会公众服务。

4.重视人才队伍建设

近几年，高校档案信息资源地开发利用工作对人才队伍的要求有了很大提高，适应现代社会的档案人才不仅要有档案学专业知识背景，还要具备公共管理学和现代网络技术等学科知识。从人员配备的年龄结构上看，需要有老、中、青梯次配备，并鼓励师带徒，让青年工作者能尽快掌握好的经验和方法。建设一支适应现代信息发展需要的复合型档案工作人才队伍是当前高校档案管理部门的当务之急，而加强人力资源建设，把人才的培养和合理使用则是首要工作。档案部门要解放思想、更新观念、拓宽思路，采取高校、科研院所与政府档案部门人才优势互补的思路，加强人才资源整合利用力度。正视高校档案界同行之间缺乏交流与合作的现状，不仅要加强高校档案部门之间的交流与合作,也要加强高校档案界与图书馆、博物馆界及其他文献机构间的合作，促进高校档案信息资源开发利用工作。

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参考文献

[1“] 2004 年中国档案网站研究”课题组,中国档案网站的发展对策[J].档案学通讯，2005(6)：63-66.

[2]侯丽丽.论高校档案信息开发利用的必要性[J].兰台世界,2007(4):28-29.

[3]郭团卫.论网络环境下档案信息资源的开发利用[J].兰台世界,2008(2):35-36.

（作者单位：云南中医学院）