高校学生遗留档案的管理创新

申细秀，汪瑞芳，李君

（中南大学档案馆，湖南长沙，410006）

[摘要] 随着市场经济体制的建立，高校毕业生择业方式的转变，使得普通高等学校学生人事档案遗留在校的越来越多。高校学生档案是学生在校期间学习、生活以及参加各种社会实践活动等过程中形成的原始凭证，它可为国家和用人单位任用人才提供重要依据。现在学校通过对高校学生遗留档案管理的现状进行分析，提出规范和改进学生遗留档案管理方法，增加学生档案内容，为用人单位提供真实全面的学生档案，创新高校学生遗留档案的管理模式，更好地为用人单位任用、选拔人才提供服务。

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关键词] 学生档案；遗留档案；档案管理

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1674-893X(2015)04?0165?03

高校学生档案是指学生在校期间学习、生活以及参加各种社会实践活动中形成的，它完整地记录及反映学生在校期间个人的成长历程、思想道德、学习成绩、专业能力、身体健康状况等情况的原始凭证。它不仅是学校考察学生综合能力、专业水平以及培养学生继续深造的第一手材料，也是国家和社会选拔、任用人才的重要参考依据；同时还在学生参加工作后岗位聘任、转正定级、职称评定和晋级、出国留学、养老保险办理以及工作调动、学历学位认证等方面起到凭证参考作用。

而随着社会主义市场经济体制的逐步建立和不断完善，普通高等教育已由专业化向大众化方向发展，导致高校毕业生就业方式也从计划经济时代传统的“计划分配”转变为以人才市场为中介，以毕业生和用人单位为主体的“双向选择”的新型就业形式，这种就业方式给毕业生档案的管理、投递、遗留、去向、查询等带来许多问题，使得高校每年都有一部分毕业生由于用人单位不需要档案而无法寄出，或者有一部分档案尽管寄出但又被退回来，从而使高校出现大量的“弃档死档”“人档脱节”等现象。中华人民共和国教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（简称27 号令）中第三章将文件材料的归档范围由以前的十大类改为十一大类，首次将“学生类”档案单独作为一类档案，可见教育部和国家档案局对学生类档案的重视。如何与时俱进地做好高校学生遗留档案的管理工作，使高校毕业生遗留档案标准化、规范化，逐步完善学生遗留档案存在的问题是高校档案管理工作者的重要职责。

一、高校学生遗留档案存在的问题

（一）学生档案形式相同、内容简单

当今绝大部分高校学生人事档案的主要内容有：高中时期形成的档案、大学新生入学登记表、参加党团组织材料、体检身体的健康状况表、学籍成绩总表、奖惩材料、参加实习鉴定表、毕业生登记表、派遣证等。学生档案内容千篇一律，不能全面反映个人各个方面的能力和表现，更加无法满足用人单位了解学生在校期间综合素质、心理状况、诚信情况、技能培养、协调能力等。高校档案管理人员应该增设学生档案内容，着重建立大学生诚信档案、心理状况档案，完善学生档案管理体制，更好地为组织部门、人事部门、用人单位全面了解学生在校期间综合表现提供依据。

（二）不重视学生档案的管理、管理方式不规范

高校非常重视教学质量、科研水平，但对学生档案管理却不够重视，更加忽视学生遗留档案管理。每年7 月初，高校一般会集中安排应届毕业生有档案去向的档案投递业务，而对那些因暂时未确定工作单位的、虽有单位却不能接收档案的、出国留学的或其他原因而未能及时将档案投递出去的学生遗留档案工作的重要性认识不到位。一是档案设备陈旧，保存环境不符合标准，没有设立专门的保存场地，管理手段仍局限于手工操作；二是档案管理队伍不健全，档案管理人员经常更换，或由院（系）学工办辅导员兼职管理，缺乏档案工作经验、档案意识淡薄；三是档案管理人员没有经过专业系统的业务培训，工作责任心不强，业务能力差，服务水平低，缺乏积极性和主动性。

全国高校现还没有对学生遗留档案形成统一、规范、科学的管理模式。有些高校由档案馆（室）集中统一管理，有些由人事部门或学生工作部门兼管或招生管理部门代为管理，有些由各个院（系）学工办分散管理。再加上高校学生遗留档案管理严重脱离学生学习生活与就业，学校对学生档案宣传不够，有许多学生工作多年都不知道自己的档案在哪里，也没意识到档案的重要性，更不知道档案有哪些内容，也不关心自己的档案去向，学生只有在单位要求或因办理户口等其他原因需要个人提供的时候才想起档案的重要性。

以我校为例，学生档案由各二级学院学工办辅导员兼职管理，这些辅导员大部分都是本校刚毕业的本科学生留校保研，没有任何工作经验，他们为学校服务两年后就继续读研深造，毕业后很少继续从事辅导员工作。这种辅导员模式使学生档案管理人员流动性大，档案意识不强，他们没有参加档案专业知识与专业技能的培训，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案材料不齐全、书写不规范，部分学生没有建档，将学生甲的档案装到学生乙的档案袋造成档案材料张冠李戴的现象，甚至遗失档案的现象也时有发生。这种管理学生遗留档案的方式缺乏考核评判标准，管理档案的好坏没有任何奖励和惩罚措施，导致无法调动档案工作人员的积极性和主动性，这些都严重影响学生遗留档案的管理质量，给学生将来用档造成不便和困扰。

（三）学生遗留档案日益增多，学生本人档案意识薄弱

随着社会主义市场经济体制的逐步建立和不断完善，以其他经济形式存在的企业，如私人企业、外资企业、中外合资企业、跨国公司得到了很好的发展，使得许多高校毕业生选择到这些单位工作，而这些用人单位不像国有企业一样重视个人的人事档案。这种全新的就业模式为毕业生就业带来了很多选择机会，随着毕业生自由选择的自由度大量增加，导致学生遗留档案逐年大批量增加。以我校为例，形成学生遗留档案的主要原因有：① 有人事档案存放权限的只有国有大中型企事业单位、人才中心、户口所在地街道办事处，而外商投资、民营科技、私企等非国有企业以及外企在华常驻代表机构和个人等用人单位都没有人事档案管理权，所以无法接收档案。② 社会主义市场经济为人才流动提供了非常好的环境，越来越多的毕业生不愿意或者暂时没有与用人单位签订就业协议，他们要求把档案放在学校暂时代为保管。③ 有些毕业生没找到合适的工作，没有用人单位接收学生档案；有些毕业生一年换几份工作，由于工作变换频繁嫌麻烦而把档案存放在学校；有些毕业生不了解学生档案、用人单位与学生签订就业意向协议时的疏忽等；有些学生档案投递地址无法通过机要部门送达，或即便寄出也被退回。④ 自2002 年开始，国家实施高校毕业生择业期延长为两年的政策，使高校和全国各级人才交流中心、毕业生主管部门一样，可以为毕业生择业期内没找到工作或继续读研学习的，提供免费存放档案的服务。

二、创新高校学生遗留档案管理的对策分析

（一）扩大学生档案归档范围

目前多数高校学生档案内容单薄，传统的档案内容已无法满足用人单位对人才的任用和选拔，学生档案的归档范围应该兼顾档案的全面性和个体性。应从以下几个方面扩大学生档案归档范围：①增加大学生心理素质档案。中国的学生在小学与中学阶段，无论是家里还是学校，都会把他们当成孩子一样方方面面照顾得非常周到，而一旦进入大学后，大学生往往要面临来自家庭、感情、学业、人际关系、就业等各方面的问题，如果不能很好地处理这些关系，就容易出现这样或那样的问题。高校应该为大学生建立心理素质档案，定期对学生的心理健康进行测试，及时准确地掌握和了解大学生心理特点和现状，发现问题及时采取相应的心理疏导，寻找教育、预防和干预的方法，为学校心理辅导、咨询和治疗及科学管理提供心理学依据。② 增加公正客观的评价档案。传统的高校学生档案中个人鉴定、班级鉴定、院系鉴定等，对学生的评述结论公式化、简单化、形式化，不能全面准确反映学生在校期间的个人的性格特征。如评价思想品德常用“乐于助人，与同学关系融洽”等、评价个人表现常用“该生表现良好，成绩优异”等。高校应该在学生档案中增加客观评价档案材料，内容应该因人而异，通过具体事实突出学生每个人的真实表现，避免学生档案内容千人一面，为用人单位提供有参考价值的档案材料。③ 增加信用档案。高校应将大学生在校期间的信用行为列入到学生档案归档范围，建立学生个人信用档案，有利于让大学生重视自己的信用，在很大程度上可以约束学生的不轨行为，充分发挥学生“自我约束、自我管理、自我服务”的能力。通过信用档案将学生纳入社会诚信体系，增加并培养他们的诚信意识，带动整个社会信息理念的提升和诚信氛围的营造。

扩大学生档案收集范围，做到应收尽收，保证学生档案材料的完整性，让学生档案成为用人单位培养人、录用人的可靠凭证，满足用人单位对人才的录用和选拔，使用人单位全面地了解学生在校期间综合表现情况，更好地服务于用人单位的利用需求，增强学生档案的全面性、真实性、准确性。

（二）科学管理学生遗留档案，提升管理水平

高校学生档案应该统一由学校档案馆集中统一管理，大学生从进入高校开始，就有专门的档案工作人员跟踪管理档案，每个学生建立一个卷宗。学生在校期间形成的各种具有保存价值的材料，由档案工作人员在每个学期末向学校各二级培养单位收集整理，这样从学生入学到毕业就能形成一个完整的收集整理机制，可以避免学生档案的漏收、错收等情况。如我校学生遗留档案管理由分散管理改为档案馆集中统一管理，从大学生一进校就开始做好建档工作，根据学生的学院、专业、班级等特点，通过统一的立卷归档制度，按照归档范围和要求每学期组织人员向全校各二级培养单位进行收集、整理、鉴定档案材料，再依据学生毕业年份逐一进行编目、保管。学生档案产生由于具有连续性和周期性，高校档案馆应及时收集、整理学生档案，学生每个学年产生的零星材料由各院系兼职档案人员按要求集中移交给档案馆，保证学生档案材料完整准确。

随着市场经济的不断深入发展，学生进入无专门人事档案管理机构工作人数逐年增加，高校毕业生遗留档案越来越多，采用传统的管理模式将在一定程度上不利于学生档案的管理和提取利用，为适应新时代的需要，高校必须建立健全的学生遗留档案管理制度，实现现代化和信息化管理模式。通过制定学生档案收集、保管、安全、交接、转递等规章制度，明确学生档案管理人员的职责、档案操作流程，开发或完善学生遗留档案管理信息系统，加强对档案管理人员的业务技能培训，使管理人员掌握先进的管理技术和管理能力，改革和创新高校遗留学生档案管理模式，提升管理水平。学生遗留档案管理工作是一项专业性强、业务要求比较高的工作，档案管理人员既要懂学生档案管理业务知识，又要懂现代化科技知识来管理学生档案，及时把学生档案材料录入学生档案管理系统，实现学生档案的数字网络化，建立完备的信息，便于在学生本人或用人单位需要调用学生的遗留档案时，能够迅速而方便的进行调取。

（三）加强档案工作宣传，及时处理遗留档案

随着市场经济的不断改革和深化，以其他经济形式存在的企业也得到了很好的发展，学生进入这些无人事档案管理权的单位越来越多，而这些企业没有人事档案管理权限，他们比较注重个人的能力而忽视档案的重要性，导致学生档案意识淡薄。有些学生不知道档案的存在，有些学生不知道档案由学校哪个部门管理，有些学生认为档案根本不重要从而对档案抱着不闻不问的态度，有些学生工作变动大嫌麻烦，有些学生把档案放在自己手中保管。由于种种原因导致学生不知道要把自己的档案移交到户口所在地的教育局就业指导中心还是人才交流中心。再加上1999 年全国高校扩招，使得高校学生档案遗留数量急剧增加。学生遗留档案的日益增加，给高校档案管理工作带来许多困难。

针对学生遗留档案日益增加的情况，高校应加强对学生的档案工作宣传，提高学生的档案意识，减少遗留档案数量。根据高校学生遗留档案管理的现状，高校应采取以下措施：① 高校应该加强毕业学生教育，学生档案管理部门应当每年在毕业生离校前向学生宣传档案相关法律法规知识，通过给学生主办学生个人档案知识专题讲座、在网络媒体上发表有关学生档案的新闻报导，让学生了解个人档案的重要性，使每一个学生针对个人情况正确处理好自己的档案。② 建立学生遗留档案管理信息系统平台，开发学生遗留档案管理系统软件，利用现代新技术、新设备，采用以电子计算机为核心的现代档案管理系统，形成一个开放的学生遗留档案管理网络，把学生档案详细分类、存档、投递、保管、提取利用等情况，实现档案管理的现代化，档案去向网络化。③ 对中途自动退学的学生，档案管理人员应在学生离校时要求其本人或家长提供档案保管单位，再由档案管理人员根据学生提供的地址通过机要方式投递档案。④ 建立学生遗留档案检索工具，当用人单位来索要档案时，档案管理人员能够快速准确地查询到档案，认真做好档案投递工作。⑤ 建立高效学生档案管理技术，方便学生及时查询、了解自己档案去向。

学生遗留档案管理是一项长期性的,具有较强连续性的工作,我校在学生遗留档案的管理方面做了许多探讨和研究，一是由曾经的二级学院分散管理到档案馆集中统一管理，学生遗留档案由档案馆收集、鉴定、整理、编目、入库归档、保管、统计、检索、提供利用；二是明确规定学生档案材料归档范围，档案人员定期主动与学校各二级学院培养单位联系，了解学生档案形成情况，改进和提高学生遗留档案工作管理方式，使学生档案及时归档，避免漏归、错归；三是建立完善的遗留学生档案管理制度，采用计算机网络规范化管理学生档案，可以随时查询未提档的学生个人信息，一旦档案遗留原因消除，即刻按学生档案管理规定出档，这种管理模式使学生遗留档案更加规范、科学。