高校文秘工作的质量评价问题探析

苏忠钊

（厦门理工学院，福建 厦门 361021）

摘 要：高校文秘工作在学校行政工作运行中扮演着举足轻重的角色，但鉴于其自身服务性、事务性、机要性的工作特性，使得高校文秘工作在考核评估中陷入尴尬境地，缺乏科学有效的质量评价体系。高校文秘工作的质量评价问题是一个值得研究和关注的话题。文章从质量考评因素、原则与标准、制度建设入手，进行尝试性的探索研究，旨在为高校文秘工作的质量评价体系构建提供相应的路径选择与决策思考。

关键词：高校；文秘工作；质量评价

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2015）08-0052-02

收稿日期：2014-11-25

作者简介：苏忠钊（1982—），男，福建泉州人，厦门理工学院学校办公室讲师，主要从事高等教育管理研究。

高校文秘工作包括文书工作和秘书工作，是高校日常工作的重要组成部分和高校办公室的基本职能之一。做好文秘工作，对于学校贯彻国家教育方针政策，保持政令畅通，实现科学管理，推进高等教育事业积极发展具有重要意义，文秘工作质量水平的好坏、文秘工作者素质的高低直接关系到高校行政工作能否顺畅运转。但从目前现状看来，各高校对文秘工作的认识参差不齐，大部分高校都没有建立相应的文秘工作质量考核办法，探索并形成一套科学的高校文秘工作质量评价体系具有重要的现实意义。

一、高校文秘工作的主要内容与作用

高校文秘工作内容包罗万象，对象多，范围广，通俗上讲，文秘工作者担负着“笔杆子”、“嘴皮子”、“脚底子”等角色，以及做好一些边缘性工作。

“笔杆子”。文书处理，包括文件收发、登记、抄送、传阅、缮印立卷、归档等工作，领导各种讲话稿、会议记录、会议纪要、计划总结、调查研究、简报专报等各类材料的撰写、整理，几乎涉及学校层面或校领导的所有文字性材料，文秘工作者都有可能要参与其中。

“嘴皮子”。协调工作，包含办文协调、办会协调、事务协调、关系协调等。办文中公文的草拟、签发、落实等需要调查研究、征求意见等，办会中会前商议、会务工作、会议精神的落实等都离不开与相应部门的沟通协调，面对的内外关系错综复杂，各种关系的处理，也是协调工作的一个重要内容。

“脚底子”。调研等事务。文秘工作不是闭门造车，不能“宅”在办公室里。领导交代的一些临时性事务，领导的各种调研活动、会议活动等也需要文秘协助做好事务性工作。同时许多文字工作需要充分了解和把握事情的来龙去脉，掌握问题的关键所在，这就需要开展相应的调查研究。

边缘性事务。文秘工作部门又有“不管部”之称[1]。经常有些工作是交叉的或不好对口分类的，这些“没人管”的“边缘”或“结合部”工作，就往往落到文秘头上了。这类工作不在少数，而且还是一些棘手的、突击性的工作。

高校文秘工作的主要内容，充分体现了文秘工作在高校中的重要地位，它的作用集中体现如下。

信息枢纽。高校文秘部门是各种文件、资料的集散中心，是学校信息传递链中的一个关键节点。上级部门的指示、文件、政策，下级的请示、报告以及教职工、学生的来信来访等学校内外的各种信息首先汇聚到办公室文秘部门，经过整理、分类，再及时而准确地传递到各级领导和各个工作部门，发挥着信息的集散作用。

参谋助手。高校文秘扮演着“智囊团”角色，辅助领导，实现领导意图。通过信息收集，分析研究，结合党的路线、方针、政策和上级的指示及学校发展情况，借助专报、简报、内参等方式提出意见建议等推荐给领导，作为领导决策的依据，帮助领导分析研究与判断，提出方案供领导参考、选择，为高校领导的科学决策当好参谋助手。

综合服务。高校文秘工作的基本要求就是保质保量地做好日常性工作和领导交办的各种工作。文秘工作的性质是综合性的，其中包括一些程序化的工作，如办文办会；也包括一些非程序化的工作，如领导交办的一切工作，突发性、临时性的事务等。

二、高校文秘工作的特性与质量评价现状

高校文秘工作与高校内其他行政部门的特点差别很大，其工作本身的内容和作用，决定了文秘工作自身的特性与质量评价的局限。

服务性。文秘工作在传统观念里往往被误解为是跑腿、干杂活的，这很大程度上缘于文秘工作自身的服务性特征，高校的文秘工作亦是如此。文秘工作在一定程度上充当着“后勤服务者”角色。一方面是协助校级领导做好各类的服务性工作，另一方面通过协调，做好学校层面上的综合性服务工作。

事务性。高校文秘工作要全面了解、联系、沟通各个部门，起到联系、协调作用。文秘主要协助领导处理一些事务，而领导的事务涉及方方面面。基于文秘工作的综合性，这使得文秘要吃透领导所处理的所有事情，小到档案整理、资料收集，大到辅助领导做决策，政务、事务，大事小事，无所不包，文秘都要事事做到位。

机要性。文秘工作涉及各类文件、会议，其中很多涉及保密和机要的。保密、准确、迅速，是文秘工作规律的科学概括。在工作中，不仅要保证一些重要文件、资料的安全，更重要的还要保证知密不泄密，懂得保密规定和常识，遵守保密规定，严守机要，切不可随意将消息放出。

鉴于高校文秘工作服务性、事务性、机要性特性，在对文秘工作进行质量评价时，主观性强（人为因素多）、难以量化（服务性工作、机要性工作）、繁杂等因素严重影响了文秘工作的质量评价和对文秘工作者的科学考核。高校文秘工作的现状不容乐观。一是文秘工作者综合水平有待提升。高校文秘工作者需要较高的政策理论水平、知识结构层次、写作能力、沟通、组织协调能力，自身还需要一个沉淀积累的成长过程，总体水平有待提升。二是文秘工作队伍不稳定。很多工作数年、业务熟练的骨干外调，或考研、考博等，人员进出频繁，受文秘工作烦琐性和专业性所限，使得很多有能力的不想干这一行，而想干的又达不到标准，存在着不愿进、不能进、不敢进的问题[2]。三是缺乏科学的质量评价机制。现在大部分高校都没有专门的评价考核体系，文秘工作者的培训、晋升等途径很少，在工作上是“总管”，在激励上往往是“不沾边”，这也是导致这支队伍不稳定的根本原因。

三、高校文秘工作的质量评价体系构建

通过上面对高校文秘工作内容、作用、特性及其质量评价现状的论述，我们不难看出，高校文秘工作的重要性与其发展评价之间存在一定的出入，并不相匹配，构建高校文秘工作的质量评价体系，包含以下三个内容。

（一）要明确质量评价要素

1.常规的文秘工作考评。主要是指对文秘日常事务的执行情况的考察，如学校收发文处理与管理工作是否规范，起草或参与拟写的学校发展规划、领导讲话、综合材料及其他重大文稿的质量水平如何，对领导事务的安排与服务是否科学合理，能否及时开展校内外信息的调研和分析，为校领导决策提供服务等等。

2.文秘工作者素质考量。高校文秘工作者广义上包括校内各单位的秘书、办公室文秘科室工作人员等，要求综合素质比较高，其个人所具备的工作素质也是考评的一个主要范畴。主要涉及公文写作、事务处理传达方面的理论基础水平，如公文起草的规范性、严谨性、条理性等。另外就是综合素质的衡量，包括沟通、协调、组织等能力。一般在进行个人考察时，可从德、能、勤、绩、廉五个方面进行全面考核。

3.外部因素评价参考。文秘工作临时性、突发性的事务太多，所涉及的文字、事务、服务性工作，主观性太强，很难用客观的标准去权衡。比如，一份文字材料，根据领导的要求可能要修改十余遍，这其中的工作量在常规的考核中是无法量化和衡量的。因此对文秘工作的考核，外部因素评价显得十分必要。文秘工作主要服务对象是高校领导，合作对象是相应的职能部门，因此它的外部因素评价主要是文秘领导与合作的员工对文秘工作的认可度，尽管这些意见具有一定的主观性，但这也是文秘工作好坏最直观的一个反映[3]。

（二）要明确质量评价的原则和标准

基本原则。探索文秘工作的质量评价的目的，是为了促进效率提升，提升工作水平和质量。因此考评应坚持“公平、公正、公开”的原则，实现主、客观相统一。

考核标准。高校文秘工作质量考核方式应该是多元的，而不是单一的。包括：1.定性评议：通过民主测评，按优秀、良好、合格、不合格的标准，进行基本的测评。2.定量考核：实行目标管理，根据目标考核的标准，对考核对象思想政治水平、工作现实表现以及完成工作任务业绩等具体岗位责任进行考核评价，并按一定的比例进行总分汇总。3.附加项考核：包括领导的评价以及个人的奖惩情况、发表论文、专著等内容。

（三）要健全制度保障机制

高校文秘工作的质量评价，最终要落到制度建设上来。可以根据文秘工作的特性，单列考评办法和标准，制定一套针对文秘工作的考评制度，做到有制度可依。在制度中，进一步明确考评的对象、考评内容、具体考评办法和评分标准等。一个完善的考评制度，既可以使文秘工作的性质凸显出来，让考评人员有效实施质量评估行为，又能让文秘工作者对自身工作有更清楚的认识，促进工作的有效开展。同时考评制度的公开，有利于对文秘工作考评进行监督，更加的公开化和透明化。另外，加强文秘工作队伍建设，针对文秘工作者，出台或实施相应的业务培训、职务晋升、职称评审等政策，建立健全激励机制，让那些“幕后英雄”有更大的上升空间。

高校文秘工作“多而杂，小而精”，文秘工作者不仅要成为理论方面的“专家”，而且还要成为学校各项事务的“杂家”，更要成为文秘领导与下级之间的“谈判家”[4]。因此，对高校文秘工作的科学合理评价，对文秘工作者成长的关注和保障，是推动这项工作高效发展的根本动力。在高等教育深化改革和高校管理体制不断优化的当下，各高校应着手探索研究文秘工作质量评价问题，并逐步建立科学有效的质量评价体系，推动高校文秘工作朝着科学化、规范化的方向发展。

参考文献：

[1]徐瑞.浅谈高校的文秘工作[J].河北工程技术高等专科学校学报，1997，（4）.

[2]陈万荣.基于服务视角下的高校文秘工作[J].湖北经济学院学报：人文社会科学版，2012，（2）.

[3][4]娄丹.文秘工作的质量评价研究[J].办公室业务，2013，（5）.