浅议构建科技查新系统中遇到的问题

覃丽生

（华南理工大学图书馆，广东 广州 510640）

【摘　要】将科技查新系统分为信息管理板块、用户委托板块、完成报告板块三个部分，从查新工作人员的角度分别论述在查新工作站引进或建立科技查新系统时可能遇到的问题，并尝试给出一些解决问题的建议。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 科技查新系统；信息管理板块；用户委托板块；完成报告板块

作者简介：覃丽生（1978—），硕士，馆员，从事科技查新工作。

0　前言

科技查新是我国在20 世纪80 年代中期产生并发展起来的一项深层次的科技情报咨询工作[1]，是通过手工检索、计算机检索等手段，以文献检索为基础，运用综合分析和对比方法对科研成果、科研课题的新颖性提供文献依据的信息咨询服务[2]。进入21世纪，我国的科技查新工作蓬勃发展，不仅体现在查新工作站的队伍不断壮大，还体现在随着科研事业、计算机网络技术的不断发展，科技查新工作所涵盖的学术范畴、信息量等内容也相应日益庞大。就笔者所在的华南理工大学查新工作站为例，自2003年建站以来，已由最初的报告年完成量130项发展到近年的700余项；最初服务对象仅是本校的部分教师和研究者，现在，该工作站的业务已经遍布广东、海南、湖南甚至河北等各省的高校、企业的研究者和课题申报者；最初的查新专业主要为化工、机械等几个单一专业，现在通过查新工作人员经验的积累以及各类专业人员新鲜血液的不断注入，查新专业已经涵盖了电子电力、交通、环境生物等众多交叉学科。如此庞大的工作量和信息量，给查新工作人员带来了巨大的负担，如何能减轻这些负担，释放查新工作人员，这就给科技查新系统提供了发展的平台。目前，许多机构和个人都在积极开发科技查新系统，有部分查新工作站已经引进了一些查新系统，但是由于查新工作的复杂性，在工作站应用查新系统时，总会遇到很多问题，笔者尝试从查新人员的角度分析这些问题，并希望给出解决这些问题的一些建议。

1　构建科技查新系统中遇到的问题

构建科技查新系统的目的在于实现互联网完成客户委托业务、通过微机妥善管理查新流程中生成的各种电子文档科技[3]、实现微机完成查新报告。因此科技查新系统可分为三个部分：信息管理板块、用户委托板块和完成报告板块[4]。信息管理板块主要涉及查新档案的整理归档，以及委托人信息和查新题目、报告完成人等查新报告信息的录入、修改、查询工作，部分查新站还将查新报告的分配归入这一板块。用户委托板块主要是在网上接受用户委托，并通过与用户的交流确定查新报告的题目、查新点、技术要点等重要内容。完成报告板块由查新员和审核员共同操作，查新员接到查新报告，撰写，送审，审核员批审，再由查新员修改并定稿，这一系列工作都在这一板块完成。

1.1　用户委托板块

用户委托板块所遇到的问题和现在的查新制度、查新流程有关。目前，虽然有部分查新站已经引进了查新系统，但是试用一段时间后大都暂停了继续使用，问题多出在这一板块。查新报告系统由查新合同和查新报告两个部分组成，查新合同由委托人提供，其中包含有委托人信息和查新题目、查新技术要点、查新点等重要信息，查新机构根据该查新合同，检索并撰写查新报告。目前，查新委托人通常是由查新机构网站下载相应的空白查新合同，在电脑上填写，再通过邮件的方式或者前去查新机构提交电子版的查新合同，虽说目前积极开发的查新系统中用户委托板块正是用于简化这一程序，但是由于长期形成的习惯，委托人多是不愿意或不习惯在网络上完成申请，所以部分启用了查新系统的查新站会发现，即使已经告知委托人登录查新系统提交委托申请，但是委托人还是通过上述目前普遍的委托方式进行查新申请，如果强制性要求委托人在查新系统中完成这一工作，多会引起委托人的反感，而转向另外一个没有启用查新系统的查新站，从而使得查新系统的存在变得相当尴尬。要解决这一问题，笔者认为有两个途径。第一个途径，需要一个比较长时期的过程，首先查新站不能因为客户不习惯而放弃本来是更先进的查新系统，但是也不能忽视委托人长期的习惯而一味的要求委托人必须立刻接受查新系统，而是应该对委托人加以耐心的解释及引导，说服委托人渐渐接受查新系统，同时以往的接收委托方式要保留，并为无法一时接受网上申请的客户继续提供他们所习惯的服务。当委托人网上申请渐渐形成了习惯，用户委托板块存在的问题就会消失，当然，这需要一个几年甚至是十几年的时期。第二个途径，就是所有的查新站统一起来，使得查新系统规模化，制度化，这可能需要查新站的上级部门制定相应的规范。当然，目前要全国的查新站都实行这一标准是无法实现的，不但某些查新站还不具备配备查新系统的条件，还有一些查新站本身就不愿意改变以往的工作习惯从而不愿意使用查新系统。但是，这一理想可以由一些具备条件的地区首先实现，要做到这一点，需要先行的地区的查新单位互相沟通协调，通力合作，在市级或者省级地区内实现查新系统的统一化规范化，然后向其他地区推广经验，从而带动查新系统的发展。

1.2　信息管理板块

信息管理板块中查新报告分配部分的工作与查新报告具体内容牵涉不大，因而这一部分是整个科技查新系统中相对简单的，而且该部分与一般的公司管理软件有很多相似或者可借鉴之处，所以相对来说该部分涉及的软件比较成熟。信息整理板块中的问题一般出现在档案的整理部分，目前档案的整理多是由人工来完成，即通过人工将查新报告的题目、委托人信息、报告完成人和审核员等需要归档查询的查新报告相关内容输入或拷贝到记录系统（一般是excel文档）中，而信息整理板块就是要将档案整理者从这个琐碎的工作中解放出来，以电脑系统最大限度的代替人工作业，但是这就需要科技查询系统自动检索、记录这些需要录入的信息，这样就遇到了和用户委托板块同样的问题。查新员（报告完成人）和档案管理者所面对的都是客户通过邮件或用存储设备送来的查新合同，一般都是word格式，而查新系统无法直接从word文件中自动识别这些信息（系统开发人员告诉笔者，如果要实现word的自动识别，就目前的技术需要大大增加开发成本，即使实现自动识别，由于客户在填写word时，可能会存在不规范现象，比如空格或者其它无法识别的字符，使得自动识别没有意义），这还是需要查新员或档案管理者将相应信息输入或拷贝到查新系统，工作量仍然没有得到减轻，还由于与以往的工作习惯不一致，从而导致执行者有增加了工作量的感觉。要解决这一问题，和上面用户委托板块所遇到的问题解决途径是一致的，同样需要一个长期的适应过程，当委托人接受了查新系统，申请工作都在系统中完成时，系统将自动记录这些信息，不再需要人工的输入。

1.3　完成报告板块

完成报告板块和查新报告的内容息息相关，也是查新系统中最为重要、最复杂的部分。当前的查新报告格式可谓五花八门，基本上是每个查新站的查新报告都具有自己的特色，虽说教育部或科技部都试图规范查新报告的格式，但是由于查新报告的复杂性，这些规范只能是一些大的条条框框，有许多细节是无法触及的。由于查新报告的多样性，使得查新系统不像其它行业的运作系统，基本的框架是一样的，面对不同的客户只需要改变一些旁枝末节就可以得到应用，而是针对每一个查新站，每一个学科、类型的查新报告都需要有不同的系统去支持，其机动性很大，例如医学类报告和电子、生物等综合类报告，国内查新和国际查新的区别。很多查新站负责购买查新系统的人员都发现这样一个事实，除了自己查新站主动开发的针对本查新站的查新系统外，推销系统的人员所展示的查新系统和自己的查新风格往往是格格不入的，这个查新系统，多是在别的查新站得到成功推广或者就是针对别的查新站而制作的，然后稍事修改，就由推销人员四处兜售。这样的一套系统，在自己的查新站试用时，总会遇到大大小小的问题，如果一点一滴的都要求制作者修改，几乎就是一套全新的系统了。而且通常，销售人员没有参与过查新过程，甚至没有参与查新系统的编写过程，当购买负责人对销售人员提出各种问题和要求时，销售人员无法提供专业的修改意见，使得事情更加复杂化。

在此，笔者希望对查新系统的编写人员和销售人员提出一些建议。首先，编写人员和销售人员要认识到查新系统和查新报告的复杂性，要了解不同的查新站撰写的查新报告具有各自的特色这一事实，要了解即将推广的对象的查新风格。编写者要针对这种风格对自己原有的软件程序做出相应的修改，而推销人员同样要了解这一风格，在面对问题时才可能不会手忙脚乱。而且，推销人员最好参与到编写工作中，在面对问题时才可以不需要咨询过编写者才能给出解答方案。而编写者最好能够参与一次所要面对的查新站的查新工作，或者观看一次查新人员完成一次报告的过程，再或者，在编写过程中能够有一位查新员参与其中，随时提供关于查新报告的即时意见。

而对于查新站来说，如果有条件，最好能够由本单位的查新人员参与完成查新系统的制作，或者找到能够针对本查新站制作查新系统的人员，这样可以免去许多繁琐的步骤及麻烦，如果没有这些有利的条件，而要面对一套需要大为修改的系统，购买负责人就需要具有耐心，需要做好解决琐碎问题的准备，同时要安排并要求制作者和销售人员都能融入本查新站的具体工作中，帮助他们了解本查新工作的复杂性和风格，这样才能得到一套称心如意的查新系统。

1.4　科技查新系统界面

另外，笔者还希望对查新系统的界面提出小小的建议，撰写查新报告是琐碎平淡的文字工作，查新员需要将所有的精力放在查新点分析，文献对比，文字组织上，而且大都查新员都已经习惯了在word中组织报告，所以查新界面不需要花巧，不需要吸引查新员的眼球，而是越清淡简洁，越符合查新员的需要、习惯。

2　结语

科技查新是在科技文献检索和科技咨询基础上发展起来的一项新型的科技信息服务业务[5]。在科技查新工作日趋繁杂的今天，查新机构都在努力寻求能够简化操作步骤和减轻查新人员负担的一体化微机操作系统，但是在引进相应的科技查新系统时总会遇到许多问题。笔者希望通过本文能够给读者带来一些有用的建议。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献

［１］李海刚,谢毅.基于ASP．NET技术的科技查新网上委托及管理系统[J].企业科技与发展,2009(6):42-43.

［２］郑玲,李丰男,潘颖芳.浅议科技查新信息管理系统的建立[J].江苏科技信息,2008(11):10-11.

［３］宋乐平,丁玉东.科技查新项目管理系统的设计与实现[J].情报探索,2010(2):70-71.

［４］但旺,聂峰英.科技查新业务管理系统设计分析[J].图书馆学研究,2008(4):67-69,72.

［５］谢新洲,滕跃.科技查新手册[M].北京:科学技术文献出版社,2004.

［责任编辑：汤静］