高职院校科研管理信息化建设存在问题及对策分析

蒋学

摘要：科研管理信息化是学院数字校园建设中一个重要部分。分析高职院校科研管理信息化建设的现状，梳理高职院校科研管理信息化建设存在的问题，提出相应的对策，有助高职院校科研管理信息化的建设进程。

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关键词 ：高职院校；科研管理；信息化建设

基金项目：浙江省教育厅2013年科研资助项目“数字校园建设中科研管理信息化研究”（项目编号：Y201330128）

作者简介：蒋学，女，浙江建设职业技术学院助理研究员，主要研究方向为科研管理等。

中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1674-7747（2015）05-0035-04

数字化校园是利用计算机技术、网络技术、通讯技术以及科学规范的管理对校园内的教学、科研、管理和生活服务有关的所有信息资源进行整合、集成和全面的数字化，以构成统一的用户管理、统一的资源管理和统一的权限控制；通过组织和业务流程再造，推动学校进行制度创新、管理创新，最终实现教育信息化、决策科学化和管理规范化。

高职院校科研管理平台的建设，是利用计算机技术、网络技术和数据库技术等，实现科研项目和成果管理的信息化，对科研活动的全程进行跟踪，为科研人员和科研管理人员服务，实现对科研信息的高效率管理和控制，满足管理部门对科研活动的宏观管理与决策需要。科研管理信息化建设应从简化工作程序，提高工作效率，减轻操作工作量，使科研管理工作程序化、规范化、效益化角度出发，全面、综合考虑学校的特点和特色，构建真正适合学校的科研管理系统。

一、背景意义

科研管理信息化是科研管理手段的一种变革，实现信息化是高职院校科研管理的必由之路，具有非常重要的意义。

（一）提高科研管理的工作效率，实现科研二级管理体制

随着学校科研项目、科研成果等数量的逐年增加，现有的手工管理方式已无法满足大量的数据管理，Excel等常用办公软件也只能进行一些简单的数据输入和查询，花费了科研管理部门大量的时间和精力。科研管理系统建成并正常投入使用后，可有效地提高工作效率，实现科研数据填报、存储、统计、分析、考核等工作的准确性和实时性。［1］同时，科研管理系统中各二级单位（学院各系）可以担负起本单位科研管理的责任，负责对本单位科研人员、科研项目、科研成果、学术活动等数据资料进行审核和管理，真正实现科研二级管理体制。［2］

（二）加强各部门之间的协同运作，实现科研信息数据共享

科研管理信息化是学校数字化校园建设中的一部分，科研管理系统不是一个独立的系统，可和学校各业务系统间实现数据共享，使各业务系统不再出现数据孤岛问题，从而真正实现学校科研管理部门和其他职能部门间的协同运作。例如，科研管理系统可从学校数据中心获取全校用户基本数据、组织机构等数据；从人事管理系统中获取科研人员数据；从财务管理系统中获取科研项目经费收支数据；从资产设备管理系统中获取科研仪器设备数据等。学校人事管理系统可从科研管理系统中获取科研人员的科研数据，从而大大减少职称评审过程中科研管理部门对科研数据审核的工作量。

（三）建立全校科研数据资料库，实现科研档案电子化管理

科研管理系统不仅是一个科研数据中心和科研管理沟通平台，也是一个科研档案管理平台，既为科研人员提供了管理个人科研活动的网络空间［3］，又为科研管理人员提供了管理科研档案的网络空间。在科研管理系统中，可通过科研项目申报资料、立项文件、合同、中期检查资料、结题资料的整理上传，实现对科研项目全过程中的资料跟踪管理；通过论文资料、专利证书、成果奖申报资料和证书等的整理上传，实现对科研成果资料的分类管理。既避免了资料丢失的情况，又节省了资料查找的时间，从而真正实现科研档案的电子化管理。

二、高职院校研管理信息化建设的现状

2012年8月，浙江省教育厅印发了《浙江省数字校园示范项目实施方案》，力争经过4年左右时间的努力，形成国家、省、市、县、校五级数字校园示范建设体系，建成200所特色鲜明、具有示范引领作用的省级数字校园示范学校，引领、带动全省学校加强信息化环境建设，提升全省教育信息化整体水平。从高职院校数字校园建设中科研管理信息化建设水平来看，本科院校和高职院校存在一定的差距。

（一）本科高职院校发展迅速

本科高职院校数字化校园建设已呈现不断增长的势头，在校园网基础建设、业务系统建设、信息资源整合等方面都已初具规模，随着“211工程”的建设和推进，绝大部分高职院校都制定了信息化建设整体规划，并投入了大量的人力、物力和财力，开展了分步实施，最终整合的建设进程。在科研管理系统方面，国内一些一流大学，如复旦大学、南京大学、中国人民大学等都已实现了科研管理信息化。以浙江大学为例，学校早已制定了《浙江大学2011~2015年信息化建设规划》，建立了高性能科研网络，实现了教学管理、科研管理、校务管理的数据共享。

（二）高职院校存在瓶颈

1.科研管理信息化处于起步阶段。高职院校由于科研起步晚，科研项目和成果数量远远小于本科院校，因此，对科研管理信息化的需求并不迫切，简单的使用Excel进行记录和统计查询，便能满足日常的管理需求。以浙江省内高职院校为例，虽然大部分高职院校都建有独立的科研网站或科研专栏，但只有15%的高职院校建有科研管理系统。［4］

2.科研管理信息化个性要求明显。现有的科研管理系统，以易普拉格公司开发的科研管理系统为例，具有一定的通用性，尤其是完全兼容教育部统计系统这一优势，非常适用于广大本科院校，在全国使用该系统的高职院校中，高职院校仅占4%。由于各学校有自己的特色，因此，科研管理系统的运行和使用有一定的个性。例如，从浙江建设职业技术学院角度来看：（1）建设类的高职院校，学校和建筑企业关系紧密，许多课题的研究有建筑企业作为合作单位，因此，科研管理系统应满足校外人员参与科研；（2）学校在数字校园建设中，校务管理信息化包括了科研、资产、人事、财务、档案等十个管理系统的建设，因此，科研管理系统与其他校务管理系统间应有整合对接，才能真正实现学院整体信息化，构建教师一站式平台；（3）科研管理系统的使用，面向的是领导层和广大科研工作者，应该在操作上实现简便、流畅、人性化，如界面美观舒适、实时提供在线帮助等。

三、高职院校科研管理信息化建设存在的问题

通过对浙江省10所高职院校、南京和广州4所高职院校的调研，结合浙江建设职业技术学院自身的特点，发现目前数字化校园环境下科研管理系统建设存在着以下四个问题。

（一）没有一个包罗万象的软件供应商

在学校数字化大平台环境下，各个校务管理系统都要进行建设和整合对接，包括科研、资产、后勤、学生、人事、财务、图书、实验实训、档案管理等，以实现环境数字化、管理数字化、学习数字化、生活数字化。然而在调研的几所高职院校中，只有广州一所高职院校聘请了一支开发团队，完成了整个数字化校园包括各个校务系统的开发建设，其余高职院校均采用各自建设，最终整合的模式。以浙江建设职业技术学院为例，大数据中心平台、办公系统采用正方公司的技术，财务系统采用用友公司的软件，图书管理采用金盘公司的软件等，这样的模式有利有弊。利在于可选用各自领域实施经验丰富且口碑较好的软件公司；弊在于各系统整合对接的过程中会产生一定的困难和问题。

（二）科研人员对信息化建设积极性不高

广大教职工普遍认为科研管理系统利用率不高，且大大增加了工作量。目前，国家社会科学和自然科学基金、教育部项目、浙江省科技计划项目、浙江省自然科学基金、浙江省教育厅等项目的申报、管理、结题都有各自的系统，在学院的科研管理系统中，还需要教师将自己的科研工作包括科研项目、科研成果等再进行录入，既重复工作又浪费时间，因此，教师对于启用科研管理系统的积极性不高。但是从管理者的角度出发，科研管理工作日益繁重，在传统的依赖Excel、Word等办公软件的管理方式下，随着数据量的不断加大，数据的采集、查询和分析等工作越来越费时费力。管理人员经常被一些繁琐的事务性工作所累，管理水平难以提升。科研管理系统主要用于学校日常科研管理工作，可以有效加强科研管理部门的数据处理能力和提高与科研人员的沟通协作效率。

（三）科研管理信息化建设过程漫长

以浙江建设职业技术学院科研管理系统为例，从启动科研管理信息化建设、省内外调研和学习、校内调研和需求整理、厂家演示和试用、形成建设方案、专家论证建设方案、修改建设方案、形成采购方案、系统采购、系统试运行、初始数据整理、个性化定制、系统培训，最终到系统正式上线，整整经历了20个月的漫长时间。在这个过程中，既需要管理人员花费大量时间和精力，又需要相关部门和人员的支持与配合。

（四）科研管理信息化建设效果不理想

从调研的情况来看，虽然很多高职院校都使用了科研管理系统，但是系统的利用率不高，并没有很好地达到科研信息的高效率管理和控制，满足管理部门对科研活动的宏观管理与决策需要。例如：有些学校只是简单使用了科研系统的查询功能；有些学校由于录入数据有偏差，导致科研统计不正确或不完整；有些学校仍然采用手工计算科研工作量的方式，并没有利用科研管理系统进行计算；有些学校在科研管理系统中没有实现和财务系统的对接及数据共享，无法管理科研项目经费的使用等。因此，真正要达到科研管理系统的使用目的，还需要对系统不断地进行调整和改进。

四、高职院校科研管理信息化建设的对策

（一）注重前期调研，吸取经验教训

在数字化校园建设的第一阶段，开展了一系列的调研活动。（1）通过电话调研的方式，咨询了省内20所高职院校科研管理部门工作人员，了解各学校科研管理信息化的建设情况和进度，科研系统使用的效果，建设中碰到的问题等；（2）通过实地调研的方式，走访了南京3所高职院校，直观感受了各学校科研管理系统的使用情况。通过广泛的调研，整理出兄弟院校在科研管理信息化建设中的经验教训，为建设工作提供了非常重要的借鉴作用。

（二）建立突出重点、分步实施建设

数字化校园的建设不是一朝一夕可以完成的，科研管理信息化建设应当与学校整体信息化发展相适应，这就决定了信息化建设是一个动态的、不断更新的过程。［5］（1）科研管理信息化建设必须在学校数字化校园建设总体实施方案的指导下，制定一个全局规划和合理的建设目标；（2）在综合考虑学校科研发展方向和信息技术飞速发展变化的情况下，制定与之相对应的阶段性目标，分步开展建设，最终完成总体实施，如先完成科研管理系统与学院数据中心及财务系统的集成，再完成与学院人事处等相关部门系统的集成等；（3）提取科研管理信息化建设的重点，如项目管理、经费管理、成果统计等，以保障核心业务模块的成功使用。

（三）全面需求获取，统一管理标准

科研管理系统的用户涉及范围很广，学校领导、科研管理部门、各系部、广大教师等都是系统的使用者，因而，在收集需求的时候要最大程度地扩展意见征求范围，并进行多次分析迭代，确保需求分析的全面性。［6］浙江建设职业技术学院在建设过程中，多次深入各系部征求意见，科研管理系统厂家上门演示，通过软件试运行，广大教师提出了很多实用性的意见和建议，为建设方案的提炼提供了借鉴。

另外，信息化建设是一项全局性的工作，需要各部门之间通力合作、相互协调。浙江建设职业技术学院在建设过程中，以数字化办公室为牵头部门，站在整个学校的层面，制定了一套统一的、各部门共同遵循的信息标准，用以理顺学校各业务部门内部和各部门之间的管理流程，实现数据共享和交换。科研管理信息系统也制定了开发设计标准，包括数据项、数据类、数据集、编码等。

（四）健全反馈沟通机制，及时获取售后服务

在完成科研系统的采购工作后，如何及时有效地在技术开发团队和用户间构建反馈沟通机制，是系统顺利上线使用、及时改进更新的重要保证。由于科研业务的易变性和复杂性，软件供应商所提供的标准版系统无法完全满足实际需要，必须根据学校的特点进行个性化定制或二次开发，在这个过程中，需要双方不断地沟通和协调。系统在使用过程中也会不断地暴露出各种问题和不足，需要技术开发团队提供及时和良好的售后服务工作。

综上所述，科研管理信息化建设是促进科研管理水平的必由之路，也是提升高职院校科研水平的必然要求，大力加强高职院校科研管理信息化建设重要性不言而喻。同时，高职院校的科研管理信息化建设与本科院校相比，有其独特的要求。因此，在科研管理信息化建设过程中，应特别注重整体规划、特色打造和实际应用。只有梳理出各种问题，并根据高职院校办学特点，对症下药，才能有助于科研管理信息化建设的顺利进行。

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参考文献：

［1］蒋学.浅谈高职院校科研管理信息化建设［J］.烟台职业学院学报，2012（1）：11-13.

［2］蒋伟，张弦.高职院校科研管理系统现状及发展方向［J］.科技信息，2013（20）：67-68.

［3］张永华.高职院校科研管理系统的信息化建设［J］.数学技术与应用，2013（4）：221.

［4］宋嵘嵘.刍议高职院校科研管理信息化建设［J］.科技管理研究，2011（13）：95-98.

［5］周涛.加强高职院校科研管理信息化建设［J］.中共山西省委党校学报，2014（1）：117-119.

［6］曹海涛.高职院校科研管理信息化建设的现状及问题浅析［J］.经营管理者，2013（8）：274.

［责任编辑 李漪］