社保档案社会化管理的思考

摘要：社保档案室要正确树立档案开发开放意识，加强档案软硬件建设，在满足服务本单位机关工作需要的基础上，积极拓展面向社会服务的功能，采用多种方式，向社会提供有价值的信息服务，实现档案的最大价值。

　　关键词：社保 档案室 社会服务

　　档案的价值在于利用。我们花费大量的人力、物力、财力保管档案的目的，就是为国家建设、社会发展以及人们的工作和生活服务。社保档案室不同于市、县档案馆，它的服务对象主要是社保机构领导、专业技术人员及各业务科室，主要围绕社保机构的主要职能任务和中心工作提供档案信息服务。但是，随着政务公开的推进，随着政府信息披露制度的施行，社保档案室也面临向本单位以外人员提供利用服务的问题。那么，社保档案室如何面向社会提供信息服务呢？笔者认为，应主要抓好以下三个方面的工作。

　　1.正确树立档案开发开放意识

　　档案是人类历史活动的真实记录，是一种重要信息资源。档案管理工作的最终目的，是为了最大限度地开发利用档案信息资源，为人类社会服务。档案信息只有通过为社会提供服务，才能创造出档案的经济效益和社会效益，才能实现档案自身的价值。但是，档案的价值又是潜在的，它被掩盖在浩瀚的文字、图像、音频、数字等记录形式的档案之中，只有对档案资源进行加工、开发、制作，把档案资源中的有用信息开采、挖掘出来，并加以科学组织、整合，才能便于各方面利用，产生实际效益，有效地服务社会。所以，开发是利用的前提，利用是开发的目的。社保档案资源是国家档案资源的重要组成部分，只有加大开发力度，挖掘出更多的有用信息，才能在立足于服务本单位职能活动和中心工作的同时，有效地面向社会提供信息服务，最大限度地实现社保档案的价值。例如，房管部门、公安部门规定，外来务工人员必须在本地缴纳一年以上的社会保险才能在本地购房、落户；银行也把在本地缴纳一年以上的社会保险作为提供房贷的条件之一。在这样的情况下，社保档案室完全可以凭借自身丰富翔实的信息资源主动向个人及社会提供参保缴费证明，方便大家的工作和生活，同时也能减轻社保业务科室的工作负担，使业务科室能够集中精力抓好扩面征缴这个中心工作。再如，不少参保群众很想了解自己的养老保险、医保保险个人账户储存额或缴费情况，社保档案室也可凭借电子档案的快捷以电话答复或发短信、微信的形式提供服务，满足他们的需求。

　　在开发档案资源的同时，也要适时地依法开放档案，向社会公布已经解密的档案信息。开放档案是档案利用服务的一种形式，也是档案利用工作的重大变革。长期以来，由于极“左”路线的影响，我国对档案利用的限制偏多偏严，致使大量宝贵的档案信息被“封闭”在档案馆（室）内，不能有效地发挥作用。党的十一届三中全会以来，档案战线经过拨乱反正，解放思想，大胆改革，提出了开放档案这一有利于社会主义建设，符合档案工作客观规律的决策。同时，开放档案也是经济社会发展和广大人民群众的迫切要求。随着社会主义现代化建设事业的发展，社会各领域，尤其是经济、科技部门、史学界、文艺界及学术界，迫切要求利用更多的档案，要求简化利用档案的手续，缩小保密范围。普通老百姓随着生活的富裕，购房、买车、出国的人多了，查阅相关政策方面档案的人也就多了；由于企业改制、社会保险扩大覆盖面等工作，查阅工龄、政策待遇方面档案的群众也不少。开放档案正是适应社会发展形势的需要。另一方面，社保档案虽然保管年限较长，有的长达100年，但大多数密级较低，降密、解密时间短，有的依申请即可主动公开，这就为社保档案室面向社会开展信息服务提供了有利条件。例如，全市各县区社会保险参保职工人数、离退休人数，全市退休人员平均养老金水平，全市各县区社保基金收入和支出总额等等，这些都可以向统计部门、就业管理部门、专家学者等社会各界开放，满足他们的利用需求。

　　2.大力加强档案软硬件建设

　　社保档案室要在满足服务于本单位需要的前提下，为社会开展信息服务，就必须加强软硬件建设，使自身具备为社会提供服务的能力和条件。具体说来，应加强以下几个方面的工作：

　　2.1加强档案库房和设施设备建设

　　档案库房是保管档案的重要基地，为档案保护提供了最基本的物质条件。在建设库房时，要注意考虑库址的选择、围护结构的防热、防潮和防火功能，一般来讲，库房应选择在地势较高、地基干燥、排水通畅、空气流通的地段，不要靠近江河、湖泊或地势低洼地，要远离易燃、易爆场所、大气污染源及交通干线。库房的屋顶、墙体、门窗等是防热的重点，要采取相应的隔热、遮阳措施。库房的面积不能太小，要能容纳本单位全部档案，并留有一定的发展余地。档案库房内的设施设备一定要配齐、配强，调控温湿度的吸湿剂和去湿机、空调设备、灭火装置必须件件具备，档案柜、档案架、专用档案装具要规范，要符合国家标准，电脑、光盘、刻录机、扫描仪、摄像机等现代技术设备更要配强、配好。

　　2.2充实、丰富馆（室）藏档案资源

　　社保档案室要开展好对内对外服务，拥有丰富的档案信息资源是基础，是前提。当前，社保档案室的馆（室）藏档案还比较单一，还不十分丰富。要开展好对外信息服务，必须加强档案资源建设，注重做好档案收集工作。档案室要最大限度地扩大征集和接受档案的范围和标准，占有和把握一切可被利用的、原始的、真实的档案，包括照片、幻灯片、录像带、实物档案、电子档案等各种非纸质载体的档案，进一步丰富、充实馆藏。同时要运用现代技术手段对现有馆（室）藏档案进行数字化处理，采用数字方式存储起来，实现档案信息资源的信息化，为更好地满足各方面需要打好坚实的技术基础。

　　2.3提高档案管理人员综合素质

　　档案管理工作实际上包括三个基本要素：档案、物质设施、人，这三个因素是相互关联、缺一不可的，其中人是最活跃、最主动的因素，在档案管理工作中居于主导地位，起着主导作用。一个档案馆（室），即使馆（室）藏资源再丰富，设施设备再先进，如果馆员素质低劣，混天聊日，不思进取，不仅保管不好档案，还会给档案工作带来难以挽回的损失。社保档案室要面向社会提供信息服务，就必须拥有一支政治素质合格、专业素质优良、身体素质过硬的档案干部队伍。这支队伍是在档案工作实践中不断培养、锻炼出来的。从单位领导来讲，要挑选那些政治可靠、事业心强、专业素质好的年轻同志进档案室工作，支持他们参加专业培训和进修，鼓励他们总结实践经验，认真搞好科研。从档案工作者来讲，要忠于职守，爱岗敬业，加强学习，提升素质，了解需求，热情服务；要解放思想，敢于创新，大胆摒弃那种“档案室只为本单位机关服务”的狭隘观念，在立足于服务本单位工作的基础上，面向社会依法开放馆藏，提供信息服务，发挥档案的最大效用，实现档案的最大潜能。

　　3.多种方式向社会提供信息服务

　　社保档案室在满足服务本单位机关工作需要的基础上，要积极拓展面向社会服务的功能，采用多种方式，向社会提供有价值的信息服务，为经济建设和社会发展贡献自己的力量。

　　3.1开放阅档室

　　阅档室是利用者查阅档案文件的专门场所，它应具备以下基本条件：必要的硬件设施、检索工具、参考资料、阅档制度、管理人员。开放阅档室是档案室对外提供档案利用服务的基本方式。鉴于阅档室既要对内服务，满足本单位机关服务需要，又要对外服务，满足社会各界对档案利用的需求，所以阅档室的硬件设施一定要加强，要具备面积和环境条件适用的房舍、桌椅、纸笔文具，有条件的还应配备计算机终端和缩微胶片阅读器等设备。原则上，利用者只要持单位或社区介绍信、本人身份证件，都可以进阅档室。

　　3.2档案外借

　　档案外借也是档案室向社会提供信息服务的一种方式。为了维护档案的安全，档案原则上不外借。但在特殊情况下，经过一定的批准手续，档案可以外借。借阅档案的单位或个人，应负责借出档案的安全，按时归还，不得有污损、加注标记、拆散等。

　　3.3电话咨询服务

　　电话咨询答复是档案室面向社会提供信息服务的又一种方式。不少单位的劳动人事科，因平常工作忙不过来，没有时间亲自到档案室查阅某个人的参加工作时间、出生年月、入党入团时间、参保险种、缴费年限等情况，就向档案室进行电话询问；一些个人也经常向档案室电话咨询自己的参保时间、缴费情况等问题，档案工作人员应细心聆听、认真答复，如遇到人多、事多，工作忙不过来，也不要态度蛮横、语气生硬，要向询问者做好解释，待处理完急事后再给予电话回复。

　　3.4档案编研

　　档案编研是档案工作者对馆（室）藏档案资源的开采挖掘和加工提炼，是档案部门主动提供档案信息为社会服务的一种方式。从理论上讲，档案编研从低级到高级可以分为抄纂、编述和著作三种形式。其中，编述是社保档案室向社会提供信息服务的主要形式。如档案室提供的《我市企业职工养老保险制度改革概述》和《1986-2005年我市企业离退休人员历次调整待遇概览》被载入《菏泽市志》（1986-2005）；提供的《2012年全市各县区城镇职工基本养老保险参保人数、基金收支总额情况》被收录市统计局主编的《菏泽统计年鉴2013》和市史志办主编的《菏泽年鉴2013》。

　　3.5网络信息服务

　　随着计算机技术的广泛应用和现代通信技术的发展，人们的工作和生活进入了网络环境，档案的利用服务又增添了网络信息服务这一新形式。随着“电子社保”建设的推进，网络信息服务将成为社保档案室对内对外提供服务的主要方式。档案目录公布，档案文件检索、查阅，档案文件、图片下载、复制等都可通过网站访问、电子邮件等途径来实现。可以说，在网络环境下，档案室对外提供信息服务更便利了，更快捷了。以前传统档案室的信息资源，同一文献在同一时间只能满足个别使用者的需求，而在网络环境下，同一网上资源则可满足许多使用者的同时共享。