数字档案信息安全的前端控制策略研究

摘要：数字档案的前端控制，就是在数字档案的系统形成与设计阶段，即对数据安全进行有效干预与控制。目前影响数字档案信息安全的主要因素是信息安全管理不到位且人才匮乏、信息存贮技术存在安全漏洞和信息安全法律法规的严重滞后。数字档案管理信息安全进行前端控制的策略是构建科学合理的信息安全管理系统、选择优质稳定的硬件存贮设备，同时，要提高档案管理人员的安全防范意识，并及时制定科学的档案信息安全管理规范。

　　关键词：数字档案 档案安全 前端控制

　　伴随着电子信息技术与网络化的快速发展，数字档案已经从后台迅速走向了前台，成为和纸质档案同等重要的档案载体和内容。同时，数字档案的安全问题也成为现代档案理论的重要研究对象。这就在很大程度上要求档案管理人员，必须运用科学的方法对数字档案强化管理，通过数字档案的前端控制技术，来确保数字档案信息的可靠与安全。

　　1.数字档案前端控制实施的重要作用

　　所谓数字档案的前端控制，就是在数字档案的系统形成与设计阶段，即对数据安全进行有效干预与控制，力争设计出更为高效的文件管理系统，从而达到对数字档案进行超前控制与管理的目的。数字档案采用计算机技术传递数字信息，可以方便快捷的为用户利用。因为数字档案自生成、收集至归档，均通过计算机实现，所以，数字档案在产生和处理的过程中，档案信息很容易被修改，这种数字档案对于载体的过分依赖，必然会导致性各种信息安全问题，产生较大的隐患。此外，数字档案有信息与载体的分离性特征，这也会造成数字档案在传递过程中，出现泄密或者侵入，所以，严密的前端控制，就对于保障数字档案的安全有着重要的意义。

　　2.影响数字档案信息安全的主要因素

　　2.1信息安全管理不到位且人才匮乏

　　在目前，不管是数字档案的管理系统，还是在档案数字化过程，均缺乏规范化和程序化管理，并缺乏国内统一的行业标准与管理体系。很多部门管理上各自为政，在数字档案的信息网络安全方面，没有完善的技术标准，根本无法保证数字档案信息的准确和安全。有的档案资料存储存在过于分散的情况，或者不能实现脱机保存，这就必然存在丢失档案数据的危险。此外，在数字档案管理中的另一个问题就是从业人员数字化专业知识缺乏。当前档案部门在数字化档案管理方面，存在的最大的问题就是人才问题。档案管理队伍老化现象，已经成为不争的事实。所以，必须补充新的管理力量，但是很多档案专业的毕业生因为种种社会体制等方面的因素，很难进入到档案管理部门的工作，这就无形中导致了专业人才的严重短缺，这也成为数字档案管理质量和效率的瓶颈。

　　2.2信息存贮技术存在重大的安全漏洞

　　由于计算机网络存在很大的安全漏洞，使得数字档案的信息安全问题有着复杂性特征。存贮的信息非常容易泄漏，并且被恶意修改和窃取。特别是计算机病毒的侵入更是防不胜防，其主要采用的可执行的程序技术，具有广泛的潜伏性和攻击性等特征，已经成为数字档案管理的重大威胁。而当前档案管理技术有存在较大的局限性，这就使得数字档案信息的完整性和真实性会遭受很大的影响。目前，计算机网络系统的安全技术尚处在不断发展和完善过程，计算机数字化档案信息资源的社会共享，必然容易出现被盗用、窃取的可能性，这类安全漏洞很容易成为病毒木马黑客的首选攻击目标，这也为数字档案的安全管理提出了更高的要求和挑战。

　　2.3信息安全法律法规的严重滞后

　　和图书馆数字化的进程相比，中国数字档案馆在建设上，不论是管理理念和具体操作层面上，都存在着较大的差距。最为关键的是，目前仍缺少一套统一和规范的数字档案信息管理的法律法规体系。虽然，档案行业标准在近些年来，有着很大的增加和更新，很多规定的出台，也对机关文件材料和企业文件材料归档范围及保管期限都进行了更为详细的要求，可是在数字档案信息方面，自形成至归档保存过程，还没有较为统一的管理系统进行规范，缺乏科学的行业标准及业务管理制度的缺乏，严重阻碍了档案信息数字存储与社会利用的效率。

　　3.数字档案管理信息安全进行前端控制的策略

　　3.1构建科学合理的信息安全管理系统

　　由于数字档案的生命周期已经延伸到了电子文档的管理系统，而作为数字档案，在信息安全管理方面很容易产生诸如信息丢失和容易出现覆盖、替换和泄密等事件按，这就要求尽快开发的推行统一标准的数字档案安全管理系统，在数字档案的信息系统形成与设计阶段，即对数据安全进行有效干预与控制，实现对数字档案进行超前控制与管理，在技术手段上，实现对数字档案信息安全的控制。

　　3.2选择优质稳定的硬件存贮设备

　　优质稳定的硬件存贮设施是确保数字化档案信息安全的重要物质基础。这就要求选择质量优良的硬件设备，从而尽可能地减少因为硬件问题二产生的的损失。我们知道，数字档案的信息安全和存储介质有着密切的关系，如果存储介质不稳定，或者遭受突然损坏，那么数字档案的信息必然会出现灭失。为了防止出现这类问题，就应当根据数字档案管理的实际，选择适宜的硬盘存储介质，并注重数据的维护和备份，这样，才能确保数字档案信息在其生成阶段，就能得到安全防护，并发挥关键性作用，这也将对于数字化档案信息的较长时间保存发挥重要作用。

　　3.3提高档案管理人员的安全防范意识

　　应当加强档案管理人员在安全意识方面的教育，帮助其树立数字档案安全管理的理念。培养其认真负责的责任心和工作精神、从而在源头上确保数字档案的信息安全。一方面，应当加强计算机病毒的防范，在管理过程中，要定时升级病毒库，加强对计算机系统的监控，预防计算机病毒的入侵。在数字档案的制作阶段，应脱机工作，确保原始数字档案信息的无病毒状态，这也能防止病毒文件对于整个档案信息系统造成感染的重要和关键基础。另一方面，要在进行档案数据处理的每台计算机上，安装最新的杀毒软件和防火墙，并做到熟练运用，这是数字档案管理的最起码要求，更是最为基本的配备。要强化对计算机系统的常规安全检查，加强监控和防范，如果发现有病毒或者木马的侵入，应立即启动杀毒程序并且重新启动计算机，以确保数据安全。

　　3.4及时制定科学的档案信息安全管理规范

　　当前的数字档案管理应严格执行规范框架，在《档案法》和《电子文件元数据标准》以及《电子文件管理细则》等相关法律法规的前提下，科学建立数字档案科学规范管理的长效机制，在制度上，力争确保数字档案信息的完整与安全性。这也是数字档案管理最基本的工作要求。只有这样，才能在制度规范上，强化数字档案信息的标准化管理，实现长期安全保存档案信息的管理要求。这种数字档案的信息安全标准化运行机制，也必将对我国的档案标准化和安全档案建设产生深远的影响。

　　综上所述，档案的数字化已经是档案管理的主要手段和重要方法。受数字档案对于计算机硬件的依赖以及其自身不可识别特征，这就对数字档案的安全管理提出了更高的要求，所以，档案管理人员应对数字档案的安全管理有充分的认识，在档案管理过程中，重视档案信息的前端控制，加强信息安全防范意识，并在归档之前即重视安全问题，不断拓展思路，运用各种恰当有力的科学手段，加强对数字档案的安全处理和监控，只有这样，才能保证数字档案信息的完整、可靠和安全，从而提高档案管理水平。

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