基于PDCA的保密检查方法研究

张文国 阮新异 邓 林 王 勇

（中国舰船研究设计中心 湖北 武汉 ４３００６４）

摘 要：富有成效的安全保密管理是国防军工科研单位顺利履行国家使命、确保国家安全、单位稳定发展和职工个人前途的基本保障。保密检查作为涉密军工科研单位保密工作要求落实的核心控制环节，对于提升单位管理成效、确保单位安全发展具有重要意义。通过引用质量管理ＰＤＣＡ循环（戴明环）的理论，指导制定保密检查的策划、实施、检查、整改环节，从其流程和要求上研究提出具体可操的保密检查方法，形成基于ＰＤＣＡ闭环管理的保密检查长效机制。

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关键词 ：保密检查；ＰＤＣＡ；方法研究

中图分类号：G354 文献标识码：Ａ ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６６５－２２７２．２０１5．03．０22

收稿日期：２０１4－１1－11

１ ＰＤＣＡ循环的概念及特点

１．１ ＰＤＣＡ循环的概念

ＰＤＣＡ循环法是戴明质量管理理念的核心内容，是一种能使任何一项活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，又叫 “戴明环”，在质量管理中得到了广泛应用。ＰＤＣＡ指的是ｐｌａｎ（计划）、ｄｏ（执行）、ｃｈｅｃｋ（检查）、ａｃｔｉｏｎ（处理）４个英文单词的首字母。

ＰＤＣＡ循环按照Ｐ、Ｄ、Ｃ、Ａ共４个阶段及图１所示的８个过程不断循环的顺序进行质量管理。①分析和评价现状过程；②确定改进目标的过程；③寻找可能解决办法的过程；④评价这些解决办法并做出选择的过程；⑤实施选定解决办法的过程；⑥测量、验证、分析和评价实施结果的过程；⑦正式采纳更改过程；⑧必要时对结果进行评审，以确定进一步改进机会的过程。

１．２ ＰＤＣＡ循环的特点

ＰＤＣＡ循环的特点为：四个阶段缺一不可；大环套小环；螺旋式上升，每循环一次，产品质量、工序质量和工作质量就提高一步。

２ 传统的保密检查方法及存在的问题

保密检查是保密管理人员履行职责的重要工作内容，也是涉密军工科研单位开展保密管理工作的主要形式。一直以来，由于缺乏系统的策划、规范的流程和详细的要求，使得保密检查流于形式、管理要求落实不到位的情况普遍存在。初步梳理，当前保密检查主要存在以下几个方面的问题：

（１）检查分工不清晰，执行过程死角多。检查组在检查过程中不清楚自己的任务，各自为战，造成简单问题多人重复查，关键问题无人查，存在遗漏。

（２）检查要求不明确，发现问题抓不准。没有规范的问题确认程序和要求，导致现场记录问题不完整、不准确，不能支撑后续的处罚和整改，甚至存在反复翻案，严重影响保密检查的严肃性和权威性。

（３）违规处罚无标准，确认问题打不实。没有规矩，不成方圆。针对检查确认的违规行为，往往因为无明确的奖惩规定和奖惩细则，导致奖惩无法可依，起不到警示效果。

（４）存在问题未整改，检查实效打折扣。检查结束后，整改要求束之高阁，整改情况不能闭环，导致隐患依然存在的现象十分普遍。

上述保密检查存在的典型问题，其实质就是保密检查工作的质量问题，但其会在很大程度上制约保密管理水平提升、保密管理要求落实和保密管理人员的权威性，是一个亟待解决的问题。

３ 基于ＰＤＣＡ循环的保密检查方法

3．１ 保密检查策划（Ｐ）

Ｐ 阶段的核心是保密工作小组做好检查策划，主要工作包括明确检查内容、要求、时间、人员、分工，并做好其他准备工作如检查记录表等。具体工作如下：①明确检查工作时间安排；②通过对以往保密检查发现的问题以及近期保密工作的特点，保密工作小组梳理出本次保密检查的内容，形成检查工作分解结构和工作包，尤其是以往检查存在问题应悉数纳入本次检查的范畴；③针对不同类型的检查内容，制定明晰的检查要求，如检查技巧、信息记录准确性要求、问题确认程序以及其他注意事项等；④从保密检查专家库中挑选检查组成员并核实确认，组成检查组；⑤根据工作分解形成的工作包，明确每一个检查组成员的工作分工；⑥完成其他检查准备工作，如保密检查记录单等。

3．２ 保密检查实施（Ｄ）

Ｄ 阶段也就是实施阶段，包括两个重要环节。

（１）检查启动会。检查之前，检查组内部充分沟通、明确工作要求，是确保检查实效的关键环节。由检查牵头人召集检查组全体成员，宣贯检查策划中的所有要求，经过充分沟通并确保检查人员知悉检查要求之后再实施检查。

（２）实施检查。按照启动会明确的要求和安排，检查组开展检查工作。此环节关键点在对于发现的问题，检查人员应立即准确、翔实记录，并与当事人充分沟通后由当事人签字确认违规事实，如有必要应采集相关信息以固化证据，确保检查结果的有效性。

同时，对于违规行为，检查人员应当及时提出口头整改要求。

3．３ 保密检查结果核实认定（Ｃ）

Ｃ 阶段就是检查阶段， 当保密检查开始后， 牵头人对检查全程进行跟踪，对检查过程的操作规范性、信息记录准确性等进行检查和指导。对遗漏的检查内容、不恰当的检查行为和不规范的结果信息进行及时的纠偏和指导，确保检查按照策划有效实施。

3．４ 保密检查总结和整改落实（Ａ）

ＰＤＣＡ 循环的关键阶段是Ａ 阶段， 即总结和整改落实阶段， 它是保密管理水平改进和提高的基础。检查结束后，牵头人立即召开检查组总结会，完成以下工作：

（１）确认检查结果，形成整改要求、奖惩决定。检查组对检查发现的保密违规问题及其责任主体进行集体认定，并根据保密管理规定和奖惩细则一一明确整改要求和奖惩决定。此环节要注意确保各项结论事实确凿、有法可依。相关决定公示并书面通知责任主体，以促进整改并起到警示他人的效果。同时Ａ 阶段既是一次循环的结束， 又是下一循环的开始，本次检查发现的问题纳入下一次循环的Ｐ 阶段，并在下一次循环中进一步解决。

（２）总结保密检查经验并加以推广，持续提高保密检查水平。上述工作完成后，检查组对相关的策划、记录、决定等文件进行整理并归档，建立完整的组织过程资产。

由此可见， ＰＤＣＡ 循环中四个环节， 环环相扣， 密不可分。只有进行充分的准备， 制定详尽的策划， 才能保证执行阶段有章可循；只有认真按照策划执行， 才能保证检查行动的针对性和有效性； 只有注重检查过程中的跟踪检查制度，方能保证检查内容的完整、检查行为的规范和检查结果的有效；只有对问题进行了深入讨论、总结，才能更好的为下一次循环提供充分的资料。

４ ＰＤＣＡ循环保密检查方法与传统方法的对比及应用成效

在利用ＰＤＣＡ 循环改进的保密检查方法中， 将检查各环节进行统筹考虑， 加强检查的策划、实施、跟踪、总结和整改落实，使得保密检查工作质量得到显著提升。

通过在对２０１４年１-８月共８次检查中共５１５条检查记录进行统计分析后，挖掘保密检查欠规范的的问题和原因详见表１。采用ＰＤＣＡ循环检查方法改进之后，通过对２个月的检查记录进行统计发现，每次检查均做到有策划、有通知、有记录、有通报、有奖惩、有整改、有复查闭环，极大提升了保密检查实效。

５ 结语

总之，保密检查是对保密工作实施宏观管理的有效控制方法，对保护涉密军工科研院所国家秘密信息安全具有重要意义。涉密军工科研院所保密检查贵在发现问题、问题归零和不断改进，要在发现问题后解决问题，其出发点和落脚点都应是排除保密工作中的失泄密隐患；涉密军工科研院所保密检查要不断提升规范化、科学化、制度化水平，真正达到以查促查、以查促改、以查促管的目的。

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参考文献

１ 刘伟，梁工谦．基于ＰＤＣＡ循环持续改进的企业设备精益化维修［Ｊ］．现代制造工程，２００８（２）

２ 颜培玉，解志斌，张冰，等．高效保密检查工作问题现状及对策分析［Ｊ］．信息系统工程，２０１３（１２）

（责任编辑 何 丽）