网络环境下基层档案室工作现状及对策分析

李 晖１，２

（１长江航运总医院 ２武汉脑科医院 湖北 武汉 ４３００１０）

摘 要：基层档案室是档案管理体系中的最小组织机构。在网络数字化环境下，经过多年的建设，带给基层档案室很大的发展变化，但同样存在问题。针对不足，根据多年基层档案工作的实践，提出相应对策。

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关键词 ：网络；基层档案；工作；分析

中图分类号：X178 文献标识码：Ａ ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６６５－２２７２．２０１5．12．０23

网络环境下，面对信息社会日益增长的对档案信息管理、利用需求，各级各类档案机构运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用。近日，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步强调了在信息网络时代，加强档案管理工作的迫切性、必要性与必然性。

１ 基层档案工作的现状分析

我国各级各类档案馆纵横交错，遍布全国的４ ０００多个结构合理、分工明确、关系协调、管理科学的综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆、企事业单位档案馆、把国家档案馆网建设成为具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社会各方面提供优质服务的有机整体。作为档案管理体系中最小的组织结构——档案室无论在信息资源采集、组织加工、信息服务、管理模式等方面存在形态上发生了深刻的变化。

１．１ 有利条件分析

（１）经过长期积累工作，蕴藏的信息资源优势是其他管理部门不可比拟的，丰富并且是真实的记录是领导决策、制定工作标准等方面的科学依据，这也是档案室立足各单位建设中的独特之处。柔性管理显示出来的巨大的能量使档案室有实力由管理型向服务型和开发型转变。计算机、网络技术、通信的应用使数字档案信息飞速增长，载体形式的多元化，纸质与电子文件同时管理，经计算机加工档案信息，形成丰富的档案信息数据库。

（２）数字化建设卓有成效。网络信息时代帮助基层档案室提高了档案工作效率和现代化水平，服务内容、服务范围、服务质量都有了巨大的改变。主要体现在档案的软硬件条件上，如基础设施、资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设信息化人才队伍建设以及档案信息安全保障体系建设等方面。近年来，在数字档案馆（室）建设的热潮带动下，基层档案室工作重点开始向馆藏档案资源数字化、增量档案电子化方面发展，逐步实现了对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和共享服务，数字档案信息服务已经成为一种重要的档案信息服务方式，越来越多的利用者要求使用数字档案信息服务。档案信息资源总量增加、质量提高和结构优化；数字档案信息服务能够有效突破传统档案在时空上的限制，此类利用率提升很快，带动其他纸质档案的流动，档案室服务能力得以提高。

（３）档案人才的积累，向复合型转化。档案室专业技术力量相对薄弱，人员少，但是因为档案特有的地位，各单位都保留了档案专业的持续建设，虽然相对主管业务投入较少，总的趋势仍然是在发展，随着信息化建设的需要，这一部分基层档案人员的素质也在不断提升，适应网络建设的需要，逐步向复合型人才转化。

１．２ 不利条件分析

１．２．１ 档案室力量薄弱

目前，由于基层单位领导仍然存在对档案工作的认识不够以及长期对本单位处于二线地位的档案工作的关注有限，基层档案室面临着信息化建设缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏。基层的档案管理信息化建设仍处于一个发展时期，档案网站的功能开发及利用还没达到一定规模，处于起步探索阶段，逐步实现“存量数字化”“增量电子化”的起步时期，需要相关政策法规、标准的引导扶持，才能实现基层档案信息化管理与专业性、综合性档案馆信息化建设的整体推进。目前，基层档案专业人员普遍存在计算机管理水平、操作技能比较薄弱，缺乏广博的知识与开拓进取的意识，业务系统开发利用不够，机械性使用，一旦有变动就可能束手无策，这就要求受过档案专业培训的专业技术人员，根据档案管理工作的实际需要，对程序作出良性修改。

另外，档案软件市场尤其混乱，功能结构互不统一，基本是各出高招、各显神通。造成基层档案室采用的平台也是各不相同。

１．２．２ 管理地位的被动性

长期以来，一些档案部门一直墨守成规，营销观念差，默默无闻的工作特性使档案人员本能在管理上采取了退让，不仅是在单位管理上造成了被动性，在档案业务人员身上也很明显的出现了边缘化的心理状态。这种状态直接影响了档案部门实质性主动参与意识差，被动性与边缘化使基层档案部门的信息化建设相对滞后。

２ 对策分析

基层档案工作近年借助大环境的改善，工作得到了长足的进步，存在着不足和不尽人意的地方也是必然。湖北省在２０１４年强调要大力推动数字档案馆和数字档案室建设，促进原生电子文件归档管理，推动传统载体档案数字化，档案信息安全以及大力培养选拔档案信息化人才等要求。摆在基层档案人员面前的问题是必须要有针对性，有计划，有主次，有序建设与持续改进这项工作。对于基层档案部门亟需面对解决以下几个方面的问题。

（１）主动争取领导关注。这是关键因素，事半功倍的策略。基层档案部门要争取领导在顶层设计上重新布局。政策要自上而下，才能落到实处。国家已经在综合性、专业性、专门性档案馆的财政、技术和人才以及政策上都明确支持，档案的地位在不断提升。实际上档案工作作为一项基础业务工作，做的好与坏直接关系各项工作的持续与开展。网络时代信息海量，真伪难辨，更显示出档案的价值，原始凭证性的地位无可取代，领导意识到并亲身感受到才能全力支持，处处退让只能让被动的地位更加被动。

（２）适应管理需求，内部强化业务建设，加强档案基本建设。档案室工作的重点要全面调整到以促利用为核心，更大尺度地揭开档案神秘面纱。要争取实质性参与各单位的管理工作，围绕中心，立足基本，大力加强纸质与电子文件的资源体系建设。同时注重提炼档案精华，密切关注单位的建设与发展，适应网络信息的时效性特点，及时将数字信息提供服务，将潜在的价值尽快转换为实际价值，体现信息服务的价值性，将归档的慢半拍工作状态扭转到跟进事态发展，及时收集，随时提供丰富的信息资源。

（３）树立以人为本的理念，重视档案的开放与协作关系。传统的档案管理方式是以档案为本，网络信息时代，人们不再满足低级的简单的档案文献传递服务，希望有更深层次的档案加工服务。档案管理的最终目的是为人所用，方能体现档案的价值，以人为本的理念分为两个方面理解，①以利用者为本。面向利用者，根据利用者的需求或者是潜在需求为目标，提供档案信息服务；②以基层档案人员为本。网络时代的档案的载体形态、管理程序、技术方法等的变化促使档案的管理手段发生变化，档案工作人员根据时代的发展，优化知识结构，加强业务培训，开拓视野，改变传统的被动服务方式，用现代化的科学技术武装，增强档案工作人员的现代化管理水平及工作能力，成为复合型人才，尽快利用现代化的管理设备，建立适应本单位工作需要的档案信息网络，围绕中心工作，适应高效率的工作，以开放主动的工作作风，凭借丰富的档案资源，推动利用体系的建设，提供高效率的服务质量，进而增强基层档案管理工作的生机与活力。

３ 强化安全体系建设

档案的安全体系是档案工作的生命线，推动利用必须以安全先行，必然要加强法制和安全保障体系建设。必须确立制度约束，用制度与统一标准来保障，对网络的安全维护要求有更高的监管水平，严格审批，设置不同的安全使用权限、异地异质备份、数据保存与保护等举措要同步建设，在此保障下，实现网络环境下的档案信息的开放式、全天候、交互式的有效利用，打破档案利用的时空限制及传输的瓶颈，提高档案的有效利用。

4 结语

基层档案室是整个档案管理体系中最小的组织结构，是最基础的档案工作节点。正因为是档案工作的起点部门，更要明白这块基石的重要性。“提高认识、规划先行、敢于起步、瞄准先进、善于提高”。在挑战与机遇面前，基层档案部门要增强紧迫感与忧患意识，专业人员以更大的决心和毅力，适应信息社会的要求，开阔视野，开放思想，开拓进取，充分利用现代化网络工具，培养自身高超的现代化管理水平，加快推进档案信息化建设，持之以恒，构筑全新的基层档案现代化管理模式。

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参考文献

１ 王新才．档案学研究进展［Ｍ］．武汉：武汉大学出版社，2010

２ 陶涛，罗应铭．试论数字档案馆信息服务［Ｊ］．黑龙江史志，２００８（１７）

３ 田佳丽．档案馆信息增值服务模式研究［Ｊ］．兰台世界，２００９（１５）

（责任编辑 要 毅）