试论新形势下事业单位档案管理工作如何有效发挥作用

杨亚娟

（新疆维吾尔自治区水利水电勘测设计研究院新疆乌鲁木齐830000）

摘要事业单位的档案管理工作是否良好，直接影响到事业单位运行过程中的工作效率以及工作质量。因此，事业单位在运营发展的过程中，其档案管理工作是其中不可或缺的重要组成部分，同时也是对一个单位内部运行管理水平进行衡量的重要指标。

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关键词 事业单位 档案管理 发挥作用

事业单位的档案管理工作是否良好，直接影响到事业单位运行过程中的工作效率以及工作质量。因此，事业单位在运营发展的过程中，其档案管理工作是其中不可或缺的重要组成部分，同时也是对一个单位内部运行管理水平进行衡量的重要指标。档案管理工作的开展虽不能直接生产物质财富、直接形成经济收益，但它却在事业单位管理系统中不容忽视，它是一项服务性、管理性、政治性的工作，所以也是事业单位中信息系统的基石。

一、新形势下事业单位档案管理工作特征

1.信息化的推广使得档案使用更为便捷。传统的档案通常由大量纸张记载、装订、整理而成，需要耗费档案管理工作人员大量的时间、精力进行收编整理，因此程序制成的档案资料相对来说都十分珍贵，所以在日后借阅、查询时，申请手续的设置都较为繁琐。再者，因为借阅、查询等系列使用过程中，会让档案文本与空气、粉尘等外界因子进行了大量接触，档案很容易受到损坏或磨损，很大程度上加剧了档案管理工作的困难。可是，信息化档案管理体系的建设能够在降低档案耗费的时间和占据的空间之余，还能保障档案管理工作在外部共享和内部使用享有同等便利。比如，在进行档案查阅时，工作人员不必多次查阅卷宗，只需要借助电子信息搜索功能与档案查阅功能寻获所需相关资料，很大程度上避免了档案资料因使用而遭受磨损的问题。同时，信息化档案管理体系下档案的使用手续也更加便捷，人员亦无需受到时间约束，可以按照需求随时进行档案查阅。

2.电子档案的应用使档案存储环境更为优化。传统模式下档案管理工作的管理对象多为记录媒介为纸张的档案。众所周知，纸张受制于物理特性，存在保质期有限、较易磨损且容易受潮或虫蛀等特点，由此档案管理资料需要定期对其进行重新记录和整理，尽管如此，该类档案的存放时间仍然较短，存放条件也诸多限制。因此，基于这一角度而言，新形势下的档案管理过程要科学地位档案保存挑选合适的储存环境，以确保档案不会因为储存不当而出现损毁。另外，纸质档案的记录和整理工作多由人工手动操作完成，工作量大之余且内容反复。由此，新时期信息化时代的电子技术应用与推广，将电子档案引入到单位档案管理之后，档案大部分都能够以电子媒介形式存储到硬盘当中，且可以根据实际需要量对档案进行调取、查阅、复制或备份。相较于传统的档案管理来说，电子档案占据的空间大大减小，且不会受到虫蛀或者天气环境等的影响，只要避免受到磁场干扰。

二、制约我国事业单位档案管理工作朝前发展的不利因素

1.在一定程度上存在管理资金投入的缺失。在事业单位的档案管理信息化进程中，需要专业设备对数据进行处理和管控，但由于部分单位领导或员工对于档案管理工作的重要性认知存在偏差，因此在档案管理及其信息化建设方面的资金投入有限。此外，即便某些部门能够清晰认识到信息化建设对于档案管理工作水平提高的重要性，但实际资金投入并未能落实到位，缺失执行力。

2.部分档案管理人员专业素质与业务技能尚待提高。人常说，对待工作要精益求精，对待档案管理工作，亦应如此。实际工作中，有些事业单位档案管理队伍普遍缺乏高素质的专业档案管理人员，现有任职工作人员部分从其他科室或部门抽调任职，或是部分未经正规业务技能培训的非专业人员，对档案管理工作流程不熟悉，对档案管理相关法律法规基本上都没有相对深入了解，很多情况下这一类档案管理人员是身兼多职，工作任务重福利待遇低，工作热情全无，所以也就难以为档案管理工作的有序开展提供人力与技术支持。

三、新形势下事业单位档案管理工作如何有效发挥作用

1.要建立安全、科学的档案管理机制。事业单位档案管理的初衷，是为了让单位能够更好地服务于社会、服务于人民群众，所以档案管理工作应该适时采取现代化、安全科学的管理手段。比如，利用计算机技术实现档案管理的电子信息化，将档案资源储存在计算机之中，在进行资源分类、整理之后，构建出一个完整且稳定的档案管理系统，为今后档案资源提取、利用、查阅等省去手续，节约时间，提高档案使用与管理效率。

2.巩固对档案信息资源的建设。首要任务即建立拥有完整规模的档案信息资源的数据库，不仅要注重局部档案管理，还要注意档案在全局管理中的统一调配。因此，可从以下几点入手：一是组建系统档案目录中心，将分散的档案信息收编整合管理；二是加速档案信息资源信息化建设进程，提高数据信息化管理的使用率；三是将之与其他信息资源系统实现互联，跻身为国家档案资源网的组成部分，实现全国资源共享，为大众提供更全面更广泛的档案服务。

3.要纠正档案管理从业人员思想意识的偏差。首要注重档案管理人员业务能力和思想政治水平的考察工作，通过对管理人员的工作跟踪、考评以及理论知识的培训，筛选既具备档案管理工作相关的理论知识，又拥有广阔的知识面的人员留用档案管理岗。加强对档案管理人员的教育，启发他们对学习与实际工作的想象力和创造力，继而激发对工作方法进行创新，实现档案管理工作水平实质的提高。

四、结束语

总之，档案管理工作是一项基础性的工作，其自身是作为事业单位管理工作进行过程中的一个重要依据，不仅是相应决策的重要参考资料，也是职工和单位在自身权益进行维护过程中所需要应用到的一个权威凭证。档案管理工作作为事业单位和谐发展的基础组成，急需建立健全工作机制与完善的基础设施建设，使工作人员素质与单位发展水平保持一致高度，从而使档案管理作用得以充分发挥。

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参考文献

[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J]. 科技资讯. 2010，（34）.

[2]安晓莉.试析事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].信息化.2012，（25）