论文书档案在日常工作中存在的问题及对策
2022-06-08
【摘 要】文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。文书档案管理的好与坏直接关系到单位档案资料的完整性，所以一定要引起重视。在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要的信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
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关键词文书档案管理；问题；对策
文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。 因此，要加强对文书档案的管理，保证机关事业单位各项工作可以顺利的实施，加强文书档案管理工作需要提高领导对这项工作的重视程度，而且要做好文书档案管理的基础工作和搞好文书工作与档案工作的规范衔接。
一、文书档案管理的特点
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。有利于社会各方准确认定本单位经营成果，为本单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好文书档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升国民经济和信息化平台具有重要意义。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。
二、文书档案管理存在的问题
（一）档案人员的专业素质较低
文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有一些单位的档案管理人员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理人员的素质没有跟上新时期发展的需要。
（二）文书工作与档案工作出现脱节现象
我国的档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，还处在一个摸索的阶段，所以在操作中存在着很多问题。他们要负责办公室的收发、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。
（三）文书档案管理工作不受重视
随着机关结构逐步调整、优化，机关管档要求也在不断提高，也从原来单一型向多元化要求。对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。一些档案人员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案人员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。
三、提高文书档案管理的对策
（一）提高文书档案管理人员的素质
加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去功能单一的档案室转变为集档案、资料、信息、统计等为一体的“机关档案信息中心”。发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理人员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。机关每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各个管理岗位在档案管理工作中的责任。不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
（二）做好文书档案管理的基础工作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。因此，不仅要善于收集本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。
四、结语
文书档案管理工作对机关事业单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，在做好档案工作的基础上为管理服务，加快机关档案信息化平台建设，更好地发挥机关档案管理的作用，为机关提供更多更好的帮助。只有对这项工作足够的重视才能促使这项工作做的更好，而完善的文书档案管理又有助于单位的综合管理。
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参考文献
[1] 王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章， 2011（24）.
[2] 梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，19（04）.
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关键词文书档案管理；问题；对策
文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。 因此，要加强对文书档案的管理，保证机关事业单位各项工作可以顺利的实施，加强文书档案管理工作需要提高领导对这项工作的重视程度，而且要做好文书档案管理的基础工作和搞好文书工作与档案工作的规范衔接。
一、文书档案管理的特点
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。有利于社会各方准确认定本单位经营成果，为本单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好文书档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升国民经济和信息化平台具有重要意义。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。
二、文书档案管理存在的问题
（一）档案人员的专业素质较低
文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有一些单位的档案管理人员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理人员的素质没有跟上新时期发展的需要。
（二）文书工作与档案工作出现脱节现象
我国的档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，还处在一个摸索的阶段，所以在操作中存在着很多问题。他们要负责办公室的收发、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。
（三）文书档案管理工作不受重视
随着机关结构逐步调整、优化，机关管档要求也在不断提高，也从原来单一型向多元化要求。对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。一些档案人员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案人员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。
三、提高文书档案管理的对策
（一）提高文书档案管理人员的素质
加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去功能单一的档案室转变为集档案、资料、信息、统计等为一体的“机关档案信息中心”。发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理人员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。机关每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各个管理岗位在档案管理工作中的责任。不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
（二）做好文书档案管理的基础工作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。因此，不仅要善于收集本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。
四、结语
文书档案管理工作对机关事业单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，在做好档案工作的基础上为管理服务，加快机关档案信息化平台建设，更好地发挥机关档案管理的作用，为机关提供更多更好的帮助。只有对这项工作足够的重视才能促使这项工作做的更好，而完善的文书档案管理又有助于单位的综合管理。
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参考文献
[1] 王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章， 2011（24）.
[2] 梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，19（04）.