浅论新时代文秘知识结构

张 瑶

（南京晓庄学院，江苏 南京 211171）

摘 要：随着社会的发展，社会关系越来越多样化、复杂化，新时代的秘书需要掌握的知识越来越多，具体有辅助领导工作、为领导提供综合服务。秘书工作是为领导联系人脉，管理事务的一项重要环节，是如今现代企业管理工作中必不可少的一部分，本文从新时代对秘书从业人员知识能力的新要求出发，分析了新时代的秘书应具备的几项技能和新时代秘书知识结构存在的问题，并提出了完善措施。现如今社会对秘书的要求越来越高，秘书工作人员应从知识能力、辅助领导能力、交际能力、处事能力、口才水平、写作水平等多方面的综合素质提升自己。作为新时代的秘书人员，要不断学习，增加新知识，建立和完善应具有的工作能力，提高自身综合素质，来适应新时代的快速发展。

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关键词 ：新要求；存在问题；完善措施

中图分类号：C931.46　　文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2015）05-0087-03

一、前言

新时代的到来，使得我国渐渐的加入了世界WTO组织，使我国与各国的距离都拉近了，但是也显示出了我国某些方面在其他国家面前明显的不足，让我国面临了更大的机遇和挑战。这种情况，也给秘书工作带来了新的挑战和机遇。秘书再也不是抄抄写写、递茶递水的文员，不是懂得一些汉字和工作上的基础就可以的。随着时代的发展，秘书人员应该具备新的秘书知识结构，提升自己的知识能力，完善自己的专业素养。

二、文秘从业人员知识能力的新要求

（一）熟练掌握各国语言

语言是人们沟通的主要桥梁，过去对秘书具备的职能里没有语言方面的要求，但是随着改革开放的深入，国家内外的交流日益密切，国内的许多企业渐渐在国外发展自己的事业。这使得秘书人员在接待客户方面不免会遇到不同国家的人，这就需要秘书人员能掌握多国的语言，不仅需要简单的对话，还应该进一步的掌握翻译等技巧，才能为领导和公司带来更大的利益。

（二）熟悉电脑操作和办公室自动化设备使用

科学技术的发展使得电脑成为每个人都会使用的设备，秘书人员如果想要成为领导的辅助，最基本的就是会使用电脑，为领导整理文件、查找资料。而随着办公自动化的发展，许多的资料已经不再用纸和笔来记录，许多公司建立了自己的数据库，很多文件只需要用电脑输入即可。有些公司渐渐的开始使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等。这些自动化办公设备的使用，使得秘书人员在工作中更加方便了，极大的提高了秘书人员办公效益水平，但也使得秘书人员应该具备的技能范围又扩大和更新了。

（三）熟悉了解交往中的文化礼仪

秘书是领导与外界交往的桥梁，秘书主要的工作就是替领导接待宾客，与各种和公司有经济往来的客户打交道。所以，这就说明了秘书必须要具备交际能力，而交际能力中最主要的就是要了解交往中的文化礼仪。秘书不仅要熟悉各类民族的交往礼仪，对于国际交往礼仪也要熟悉了解，这样才能与客户之间顺利的交往。例如握手的礼仪，握手是许多国家人与人交往中最常见的礼仪，但是许多国家的握手方式不同，而有的国家不会采握手礼仪，如果秘书不熟悉了解这些礼仪，就有可能会引起与客户之间的矛盾，从而为公司和领导造成不必要的麻烦。所以作为一个新时代的秘书，必须熟悉了解交往中的文化礼仪，在接待宾客时才能从容应变，给领导和公司带来良好的口碑。

（四）熟悉掌握涉外法律知识

新时代的秘书一定要熟悉一些涉外法律知识，这对于进行合同签订或者进行经济贸易往来活动都非常有利。涉外法律对于交易双方的权利和义务都有具体的要求和规定，如果哪一方违反了合同，涉外法律就会用法律条款对另一方进行保护。如果秘书对涉外法律了解的不够透彻，就会造成合同内容签订的不完善、不具体，或者使得该合同没有法律效益，从而造成该公司的损失。所以，现代管理企业的秘书如果想做好领导的辅助，就应该熟悉各种涉外法律知识，对领导和该公司做好法律的保护。

（五）熟练掌握驾驶技术

现如今的社会，每个职业都要掌握两项除了本职业所需技术外其他的技术能力。过去，秘书只要跟在领导后面，为领导整理文件、安排领导工作时间、跟随领导开会，为会议内容做相应记录，但是如今这个新时代的社会，这样的秘书知识结构已经不能满足于现代管理企业的需求了。现在的秘书应该是具备各种综合能力的复合型人才，所以新时代秘书需要会驾驶这一项技术，随时随地等候领导的指示，有的领导可能会配备司机，但是当司机有事没有上班时，秘书如果会驾驶，就会为领导的工作带来许多的便利。

三、新时代文秘知识结构存在问题

（一）社会对秘书工作缺乏科学的认识

秘书工作是职业性很强的一类工作，秘书有自己的工作方法和出事原则，同时秘书工作在企业管理工作中占有很重要的作用，是企业工作的枢纽，为领导参谋工作也起到关键的作用。但有些企业不够重视秘书的作用，往往使得有能力的秘书被企业埋没，导致了大材小用，或者资源配备不当，浪费人力资源。这就导致了秘书行业缺乏社会的重视，社会不重视学校就不会重视，学校不会重视就没有专业的师资力量。

（二）许多的秘书工作专业性不强

秘书这一工作并不是许多人都能胜任的，只有受过专业训练、严格培养的秘书才能胜任秘书这个职业。我国大多数的秘书都没有受过专业训练，没有整体的职业概念。大学生专业不是学文秘专业的，但是毕业了却从事了秘书这个职业的人有很多，这使得我国秘书专业化方面存在了明显的缺陷，这也是导致了我国秘书行业发展不济的重要原因。很有企业没有专业的秘书人员，秘书工作由其他岗位人员来担任，要知道新时代的秘书并不是抄抄写写，打字就可以了，这使得企业在工作方面存在着许多的困难。

（三）秘书教育存在着明显的漏洞

秘书这一专业的师资力量不足，没有专业性强的老师，使得我国的许多秘书即使受过专业的训练也并不是专业的秘书，这一专业的设置有许多的问题，大多数想要从事秘书行业的人都会学习汉语言文学专业，没有形成自己的专业体系，同时在培养法律、人际交往、经济类秘书方面有明显的不足，使得教育与实践脱节。

（四）秘书人员职业化水平不足

以企业秘书为例，从企业的发展历史来看，我国的企业并没有受过工业化的洗礼，所以企业的员工大部分欠缺基本的职业化思想。而从我国的劳动力培训来看，我国的教育偏重考试，缺乏对于实践能力和技术的重视，所以使得我国人民比较欠缺职业化的思想。

四、完善文秘知识结构主要对策措施

（一）加强社会对文秘工作的科学认识

加强社会对秘书专业的重视程度，使得社会对秘书行业的需求越来越专业。人们的行动都是有目的性的，目的决定了人的行动方向，人为了满足自己的目的而行动，而社会的需求正是人类目的的集中体现，是任意事情发展的东西，只有使得秘书这一行业走专业化道路，社会才会对秘书这一行业加以重视，为此，我们必须加强秘书这一行业的专业化程度。首先，必须提高企业管理水平，加强企业的办事效率，加强企业对人力资源管理的认识，使其了解人才的重要性。其次，加强对秘书专业重要性的宣传，只要让社会了解了秘书专业的重要性，才会对秘书行业加以重视，才能加强对秘书专业的培训管理和使用，只有使人们了解到了秘书行业的专业化，才不会使得社会的人力资源浪费。

（二）进一步提升文秘师资培训水平

为秘书专业配备专业性较强的老师，加强秘书专业的师资力量。如今我国的教师一般都为学术派，很少有注重实践教育的老师，只有理论知识的教育没有实践技术的教育起不到很好的教学结果。在秘书专业类的学生学习期间也应该适当的安排学生的实习工作，使得理论与实践相结合。我国必须加强学校对秘书专业这一行业的重视，学校的重视程度决定着学生的重视程度，而学生的重视程度则决定着社会的重视程度，社会的重视程度则决定于一个专业的发展程度，所以学校的重视程度是起决定作用的一点。主观上的重视可以促进客观上重视，目前学校为秘书专业安排的课程许多都与秘书专业无关，这些课程对秘书工作不起作用，不仅耽误了学生学习的时间，而且还浪费了学校的人力资源，这种浪费资源的现象是极不可取的。

（三）增强文秘工作实践知识培养

加强秘书的实践性培养，秘书工作是一项韧性很强的工作，想做好一个秘书不是只要有专业的理论知识就可以了，必须要在工作中加以磨练，有实践能力。学校可以和企业单位进行联合，利用学生在校期间将实践与理论知识相结合，这对学校和学习都有很大的帮助。这种方法既可加强学生对理论知识的深入，也提高了他们的实践能力，起到了学以致用的效果。

许多的秘书专业教育都依附于中文专业，我国目前还没有专门为秘书成立的专业，当然，秘书工作中使用到的中文专业方面知识是非常有用的，也是用途最广的，但是秘书的工作与中文专业中所学习的专业知识还是有很大区别。秘书专业是一个综合性很强的专业，也是一个边缘性很强的专业，如果想要培养一个通用型的秘书，必须学习所有秘书等级考试中所涉及到的内容，并且要抓住重点。我们必须要加强对秘书行业的了解，加强对秘书专业教育的研究，加以分析，使秘书专业形成自己的专业体系，同时加强秘书专业在培养法律、人际交往、经济类秘书方面的专业知识，使得教育与实践相结合。

（四）推进文秘职业化进程

加强秘书工作的职业化进程，职业化的概念与高学历不同，职业化是从业人员应该具备的一种职业素养，而不是为了个人兴趣而所选择的职业，从业人员应该具备相当高的专业技能，并且应该具备本职业的许多行为规范和标准，而且工作时应该遵守该行为规范和行为标准。因为具备良好的职业素养是职业化的基本特点，所以掌握娴熟的职业技能就是职业化的基本要求，要想使得秘书具有职业化思想，就要培养秘书好的职业素养，严格培训秘书应该具备的职业技能。秘书在处理工作事情上，首先要保持一个沉着冷静的心态，对这个工作的大概情况进行快速的分析，并且结合实践经验，找出解决问题的方法。

五、总结

如今这个社会发展飞速，人们的观念随着社会的发展也在渐渐的改变，秘书的工作范围在不断的增加和更新。新时代的秘书应该不断对自己的知识能力进行自我更新、自我完善，才能跟上新时代社会发展的步伐。掌握好现代管理企业秘书所拥有的知识结构，在能力和综合素养上加以完善，掌握好规范化、制度化、科学化的的管理工作能力，做好领导的辅助角色，掌握好从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务四个办事转变能力。并且利用新时代的转变和发展与时俱进，提高自身的工作能力，打开自身的工作潜力，把生命中全部的精力拿来不断的完善自己。

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（责任编辑 徐阳）