论新时期高校办公室工作特点与职能实现

钟然

摘要：新时期高校学校办公室具有其独特的特点，管理职能多样化、协调工作复杂化、统筹事项多元化等。要做好学校办公室的工作，必须坚持以人为本的理念，确立大局意识、中枢意识、服务意识、规范意识和创新意识。本文就新时期的高校办公室的工作特点进行了简要分析，并就如何承担和发挥好办公室的职能进行了探讨。

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关键词 ：学校办公室；工作特点；职能实现

近年来，我国高等院校经历了全面重组合并和大规模扩招，高等教育事业快速发展，全面进入高等教育大众化阶段，发展的方式逐步由外延式发展为主向内涵式发展为主转变。学校办公室作为高校行政管理系统的综合办事机构，是学校党委行政各项工作运转的中枢，是沟通上下、协调左右、联系内外的纽带。学校办公室要适应新形势的要求，更加有所作为，应及时梳理、分析和把握新形势下办公室的职能和特点，这对于切实提高管理服务水平具有重要意义。

一、新时期学校办公室工作的特点

在新时期，高校建设发展所面临的新形势，概括起来主要是：在高等教育大众化阶段，高校面向社会自主办学，在人才培养、科学研究、社会服务等方面职责进一步提升。在这种新形势下，高校学校办公室工作呈现出一些新的特点。

1.管理职能多样化

由于学校办公室是学校管理的中枢，在“党委领导下的校长负责制”这一领导体制下，党政协同使得学校办公室的管理职能日趋多样化，其表现在其工作对象更广、内容更宽、要求更高。如近年来，各高校深入推进内部管理体制改革，为增强学术活力和管理效能，增设了一些二级行政机构、独立研究机构、跨学科研究中心等，二级权力主体的增加在一定程度上激发了基层的活力，增强了学科的交融，但在实际运作过程中，由于一些二级单位的管理职能界定不明晰，使得学校和二级单位存在管理上的重复、缺位、脱节等问题。随着管理层级增加，权力主体增多，管理的难度也在加大。

2.协调工作复杂化

学校办公室除了一般事务外，还须承担协调内外、联系左右、沟通上下的重任。在新时期，新建本科院校的办学定位决定了其必须积极寻求多方支持，整合校内外各种资源，创造优质的内外部条件和环境。其服务对象也不再局限于校内师生员工及其家属，还包括了上级主管部门和行业主管部门、地方各级政府、社会服务部门、社会团体和个人、兄弟院校、合作单位、新闻媒体、校董、校友、外籍专家学者等。服务对象的多元化使得学校办公室的协调工作更加复杂。

3.统筹事项多元化

随着高校与政府、社会各界的联系越来越多，高校的功能不断拓展和延伸，相应地学校办公室的统筹事项也更加多元化。作为学校综合信息“集散地”和“加工厂”，学校办公室不仅要在制定学校中长期规划、党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理理念等方面提出可行方案，为领导宏观决策服务，而且要在人才培养、招生就业、学科建设、师资队伍建设、校园文化建设、服务地方、国际合作等方面，提高统筹能力，加强各部门的协同合作，以形成推进各项工作的合力，努力实现现代大学的各项功能。

二、新时期学校办公室的主要职能

随着新建本科院校改革发展的深入推进，学校办公室的工作方式发生了较大的转变。由于内外管理事务日益增多，学校办公室不再是单纯执行任务的行政化管理机构，而相应地转变为一个要发挥参谋助手职能，要协调学校各部门各方面发展，要满足师生和教学科研合作多方面需求的综合性、服务型、程序化机构。

1.树立大局意识，做好参谋助手

学校办公室作为直接服务于校领导的综合办事机构，做好参谋助手是办公室的重要职责和重要工作内容。首先必须树立大局观和全局观，深入领会上级政策以及领导思路，充分了解学校的中心任务和重点工作，多层次、多角度地广泛收集校内外重大信息，为校领导提供及时、准确、完整、有较高参考价值的信息和提出优质的建议方案。

2.明确中枢意识，做好信息集散

学校办公室作为各方面信息的“综合体”和“集散地”，明确中枢意识，做好信息收集与文字综合处理工作是其重要职责。在新时期，信息量高速增长，也对信息综合工作提出了更高的要求。既要多层次、多角度地广泛收集校内外乃至国内外的重大信息，在信息收集上努力做到“全方位”；又要深入查询，精心整理，去粗存精、去伪存真，在信息处理上力求做到“深层次”；还要善于领会和理解上级政策和高教理论，由此及彼，由表及里，将信息较好地融入到学校的中心工作中，在文字整理上充分体现“高水平”。

3.强化服务意识，展示窗口形象

学校办公室作为学校综合管理和协调部门，对内是服务全校师生和各职能部门、二级单位的窗口，对外是联系上级部门、兄弟院校、社会各界的窗口。办公室工作人员的服务态度、工作质量和效率直接影响到学校的形象。窗口职能体现在办公室的各项工作中，办公室人员的办事效率、服务质量、工作作风都将影响到窗口形象，因此，深刻认识到窗口职能的重要性和必要性，把握窗口职能的内涵和实质，强化服务意识，提升服务质量，维护好学校的整体形象是办公室人员的一门必修课。

4.融入规范意识，做好督办协调

随着高校内部管理体制改革的不断深化，各项工作都朝着更加规范化、有序化的方向发展，督查督办工作是为了使学校各项决策部署和工作规范得到落实，而综合协调工作是协调整合学校的各种内外关系，以促进学校各项目标和任务顺利达成。办公室在履行督查督办职责，做好“上情下达、外情上报”工作的同时，也协调好各职能部门和二级单位更加规范有序地落实工作，是新时期考量办公室工作水平的重要指标。学校全局工作能否顺利进行，各方面的沟通和联系是否顺畅，往往取决于办公室综合协调及督查督办职能的发挥程度。办公室必须时刻站在全局的立场和高度，把握、协调和理顺各方面的关系，最终达到全局利益上的规范、协调、统一。

5.保持创新意识，提高服务效能

管理事务、搞好服务是学校办公室基本职能。在日常工作中，不论是收发处理公文还是上报反馈信息；不论是协调安排领导活动，还是督查督办各项工作；不论是办公室具体管理事务，还是为其他单位提供工作保障，都要讲究效率、效能。在新时期，传统的“领导交办，我承办”的被动管理和服务，已不能适应现代大学管理的要求。学校办公室应保持创新意识，变被动为主动，在参与政务方面，做到未雨绸缪；在服务工作上，做到超前服务；在管理事务上，做到通盘考虑。创新工作思路，善于从全局的角度出发，服务和服从于学校的总体目标，进一步提高服务效能。

三、新时期学校办公室职能的实现途径

1.优化制度流程，提高工作运行效率和质量

办公室作为衔接上下、协调左右、沟通内外的桥梁和纽带，领导决策的参谋助手和具体执行者，对外沟通交流的窗口，其工作是否细致到位往往关乎学校的整体形象，及各界对学校的总体评价。其工作职能和岗位性质决定了其在工作中必须做到细致周全，任何的不到位都可能影响学校工作的整体执行力，或是产生潜在的风险和隐患，引发后续相关的问题。因此，要高效率、高质量地实现学校办公室的各项职能量，必须建立标准化、规范化、一体化的业务流程，并不断加以优化；在信息化高速发展的新时期，还应加强信息化建设，如：运用自动化办公系统（OA系统）、网上监督平台、网络信访渠道等信息手段，使办公室各项职能实现更加便捷化、人性化、规范化，最大限度地提高服务质量和管理效率。

2.端正学习意识，组建高素质工作团队

办公室工作人员素质的高低，将对其工作的效率与质量，整体工作职能的实现起着决定性的作用。首先，办公室的工作人员应具备端正的政治思想，要牢固树立服务理念，将服务意识贯穿于工作全过程；其次，在办公室日常工作中应做到“提笔能写，张口能说，遇事能做”，全员都具备较强的综合工作能力；再次，要有鲜明的团队意识，加强相互协作，形成“合力”，利用相互之间的优势，高效地处理各种错综复杂的问题，最大限度地提高工作质量和效能；最后，办公室人员还应加强学习，提升站位，拓展视野、创新思路，在政治思想觉悟、文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、团队协作配合上努力提升，展现出办公室“对内协作为贵，对外和谐为贵，对客印象为贵”的形象，使学校办公室充分实现新时期各项职能，促进学校更好更快地发展。

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参考文献

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[3]傅慧俊，张丽娜.研究型大学办公室职能实现途径的探索与思考[J].2012(9):151-153.

（作者单位：厦门理工学院）