试论如何有效提高档案管理效率
2022-06-09
【摘 要】 在当前形势下，随着经济建设的不断发展，档案管理工作的重要性逐渐凸显。同时传统档案管理工作面临着新的机遇和挑战，如何提高档案工作的管理效率具是一个值得研究的课题。基于此，文章对提高档案管理效率进行分析，以期能够提供一个借鉴。
【关键词】 档案管理；效率；措施
1. 规范档案管理的重要性和必要性
1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
2. 档案管理工作的现状
2.1机构设置不完善
首先，因为档案行政管理机构的分类界限和执法主体间不能够相互适用融合，导致《档案法》实际功效无法得到充分贯彻。其次，在档案馆网的设置问题上存在明显欠缺，整体的规划不合理。当前档案室体现为多样化的特征，包括直属性质的档案场馆、专业性质的档案场馆、部门性质的档案场馆等类型。此外，不少企事业本身是拥有专属于自身的档案场馆，各个级别档案场馆在进行资料的搜集过程中经常会遇到阻碍性因素，这是由于档案信息资源在各个场馆互通的问题尚未有一个确切的规定来加以限制，造成档案信息资源无法实现高效的管控与应用。
2.2档案管理体制建设缺乏合理性
我国社会处于计划经济时期所建设形成的档案室管理体制被应用至今，这一体系在当时那个社会背景下体现出较为显著的功能价值，但在政府职能不断更新与工作不断深入的影响下，这一体系显然已经无法满足当前的工作开展需求。首先，各项有用资源的功能价值无法被最大化的体现与发挥，导致很大的浪费问题。长时间以来，机关单位档案所配备的设施仍然相对比较贫乏，其无法紧紧跟随经济进步的脚步，由于资金无法集中化的应用，以及办公用地资源的缺失，部门在通用档案设备的配备上存在同义资源反复购买的情况，档案管理工作无法实现有效集合，从而造成资源的极大耗费，往往会发生库房和办公室合并运用，长期以往档案便不可避免的发生损坏。同时也缺少相应的专业化维护。其次，专门负责档案管理工作的人才资源不足，在很多部门中，并没有配备专门的人员去负责档案管理工作，往往是由其他岗位的工作者兼顾档案的管理，这样一来工作人员的精力被分散，没有太多的精力投入在档案管理工作中，从而档案管理质量就必然会有所降低。最后，因为档案管理工作实际的特殊性，对于负责的工作人员有较高的要求，工作者必须要具备较强的职业综合素养以及较强的心理素质，吃苦耐劳，乐于奉献，档案管理工作是一项长时间系统化的工作过程，在短时间内是看不到绩效的，所以导致很多工作者热情的丧失。
2.3档案信息公共享用状况不可观
从当前的状况来看，信息化建设是十分重要的发展方向，这也是各部门在档案管理工作中需要重视的问题。由于各个单位内所建立起的体制存在差异性，因此，在实际的运作准则上同样会存在一定的不同，信息化实践的具体时间也有所差别，相互之间的沟通有限，逐渐地发展成单独存在的个体。这样一来将极大地制约了政府及文件档案信息的共享。从某种角度上来说，各单位数据文件全部存在自身内部，次年便放置到档案盒中，信息共享便被保存时间所制约。从另外一个角度来说，机关档案室单纯的作用在自身内部，通常而言是不对外供输信息资源的，这样一来导致档案信息应用的局限性及效率低下。
3. 提高档案管理效率的措施
3.1提高档案管理标准化及规范化水平
（1）全面普查案卷，去糟取精。该项措施是完成档案管理制度准则化及规范化的一个首要任务。由于普遍的档案多年未彻底地进行过清点。因此必然存在大量重复或者没有任何价值的档案资料。所以应该将那些无价值的档案资料进行清除，才能预防今后所开展计算机管制时所存在的低功效与重复的现象等。
（2）将案卷进行重新组合，使得案卷规范化。每个这些复杂的档案的内容进行重新排列，改革人事档案的准则是试着将信息联系在一起。在重整程序的档案还应该对无标志，缺少页码，目录不明显，没有主题或主题模糊的档案从新产品以确保整体档案标准。完成新的档案不仅可以更好的收集，存储，也能够更好地加强计算机控制实施后的文件的用法。
3.2积极加强单位档案管理人员的基本素质
人事档案的管理工作主要是档案管理工作的实施，对推动档案管理促进科学水平的积极作用。由于现代档案管理存在的，系统的复杂性，集成的特点，在档案管理人员的基本技能要求，不仅要熟悉档案管理现代化，还必须有一个良好的管理意识。也就是说，档案的科学管理水平的综合素质提高对有关人员有了更高的要求，对培养好的档案管理人员综合素质已成为现代档案工作完成的主要任务。因此，我们应严格按照档案和记录管理新的档案管理人员的部门，对相应的知识，为档案管理人员的技能培训，及时有效的严格按照有关法律、法规的档案管理工作的监督，始终按照行业标准，许多先进的文件管理的手段和方法，做好自己的工作，以确保档案管理的科学水平的提高。
3.3提高档案资源的利用率，促进档案事业的长久、稳定发展
档案管理创新的目的之一是提高档案信息的有效利用率，这也是确保档案事业能够持续、稳定发展的重要保障。档案可谓是人类智慧的结晶，是知识的汇聚地。档案事业是信息产业的重要组成部分，对于新经济发展模式的形成及发展具有极其重要的现实意义。21世纪是知识经济时代，更多的人开始认识到档案事业的重要意义，也了解到档案工作和社会经济发展的内在联系，这也为档案事业的进一步发展提供了新的思路。档案管理人员应深入挖掘档案信息资源的价值，有效运用档案信息资源，进一步拓展档案的社会服务功能，这样可为档案事业发展寻找到新的突破口。
4.结束语
在档案管理工作中，加强对档案管理的重要性的认知，要不断创新服务手段，充分利用档案信息资源，不断地采取各种积极的措施，提高档案管理人员的水平，从而有效提高档案管理效率。
参考文献：
[1]任庆宇.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].赤子（上中旬），2014，13：201.
[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，05：171-172.
[3]黄晓虹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].商，2014，14：178.
【关键词】 档案管理；效率；措施
1. 规范档案管理的重要性和必要性
1.1规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求
政治经济环境的巨大变化使得企业和其他单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于企业或是其他单位的正常发展。档案管理作为企业或是其他单位发展的资料记录，是企业等单位在发展过程中的道路选择，记载着企业发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使企业在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现企业等单位的长远发展。
1.2规范档案管理是各单位加强自身管理的体现
档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，对企业而言，就是对企业的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使企业在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是企业进行企业文化创建的重要内容，有利于企业树立良好的形象。对于学校等单位而言，档案是其教学经验或是绩效考核的总结和依据，是单位日常运行的必要过程，规范对档案的管理，能够使教学工作更加高效，有利于学校加强对自身的管理。
1.3档案管理有助于企事业单位的长远发展
企业管理是企业日常经营中必须进行的活动，档案管理是现代企业管理中的重要内容，通过对企事业单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理，可以总结出丰富的经验。档案中的资料是企事业单位发展过程中的精髓所在，是企事业发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于企事业单位的长远发展。
2. 档案管理工作的现状
2.1机构设置不完善
首先，因为档案行政管理机构的分类界限和执法主体间不能够相互适用融合，导致《档案法》实际功效无法得到充分贯彻。其次，在档案馆网的设置问题上存在明显欠缺，整体的规划不合理。当前档案室体现为多样化的特征，包括直属性质的档案场馆、专业性质的档案场馆、部门性质的档案场馆等类型。此外，不少企事业本身是拥有专属于自身的档案场馆，各个级别档案场馆在进行资料的搜集过程中经常会遇到阻碍性因素，这是由于档案信息资源在各个场馆互通的问题尚未有一个确切的规定来加以限制，造成档案信息资源无法实现高效的管控与应用。
2.2档案管理体制建设缺乏合理性
我国社会处于计划经济时期所建设形成的档案室管理体制被应用至今，这一体系在当时那个社会背景下体现出较为显著的功能价值，但在政府职能不断更新与工作不断深入的影响下，这一体系显然已经无法满足当前的工作开展需求。首先，各项有用资源的功能价值无法被最大化的体现与发挥，导致很大的浪费问题。长时间以来，机关单位档案所配备的设施仍然相对比较贫乏，其无法紧紧跟随经济进步的脚步，由于资金无法集中化的应用，以及办公用地资源的缺失，部门在通用档案设备的配备上存在同义资源反复购买的情况，档案管理工作无法实现有效集合，从而造成资源的极大耗费，往往会发生库房和办公室合并运用，长期以往档案便不可避免的发生损坏。同时也缺少相应的专业化维护。其次，专门负责档案管理工作的人才资源不足，在很多部门中，并没有配备专门的人员去负责档案管理工作，往往是由其他岗位的工作者兼顾档案的管理，这样一来工作人员的精力被分散，没有太多的精力投入在档案管理工作中，从而档案管理质量就必然会有所降低。最后，因为档案管理工作实际的特殊性，对于负责的工作人员有较高的要求，工作者必须要具备较强的职业综合素养以及较强的心理素质，吃苦耐劳，乐于奉献，档案管理工作是一项长时间系统化的工作过程，在短时间内是看不到绩效的，所以导致很多工作者热情的丧失。
2.3档案信息公共享用状况不可观
从当前的状况来看，信息化建设是十分重要的发展方向，这也是各部门在档案管理工作中需要重视的问题。由于各个单位内所建立起的体制存在差异性，因此，在实际的运作准则上同样会存在一定的不同，信息化实践的具体时间也有所差别，相互之间的沟通有限，逐渐地发展成单独存在的个体。这样一来将极大地制约了政府及文件档案信息的共享。从某种角度上来说，各单位数据文件全部存在自身内部，次年便放置到档案盒中，信息共享便被保存时间所制约。从另外一个角度来说，机关档案室单纯的作用在自身内部，通常而言是不对外供输信息资源的，这样一来导致档案信息应用的局限性及效率低下。
3. 提高档案管理效率的措施
3.1提高档案管理标准化及规范化水平
（1）全面普查案卷，去糟取精。该项措施是完成档案管理制度准则化及规范化的一个首要任务。由于普遍的档案多年未彻底地进行过清点。因此必然存在大量重复或者没有任何价值的档案资料。所以应该将那些无价值的档案资料进行清除，才能预防今后所开展计算机管制时所存在的低功效与重复的现象等。
（2）将案卷进行重新组合，使得案卷规范化。每个这些复杂的档案的内容进行重新排列，改革人事档案的准则是试着将信息联系在一起。在重整程序的档案还应该对无标志，缺少页码，目录不明显，没有主题或主题模糊的档案从新产品以确保整体档案标准。完成新的档案不仅可以更好的收集，存储，也能够更好地加强计算机控制实施后的文件的用法。
3.2积极加强单位档案管理人员的基本素质
人事档案的管理工作主要是档案管理工作的实施，对推动档案管理促进科学水平的积极作用。由于现代档案管理存在的，系统的复杂性，集成的特点，在档案管理人员的基本技能要求，不仅要熟悉档案管理现代化，还必须有一个良好的管理意识。也就是说，档案的科学管理水平的综合素质提高对有关人员有了更高的要求，对培养好的档案管理人员综合素质已成为现代档案工作完成的主要任务。因此，我们应严格按照档案和记录管理新的档案管理人员的部门，对相应的知识，为档案管理人员的技能培训，及时有效的严格按照有关法律、法规的档案管理工作的监督，始终按照行业标准，许多先进的文件管理的手段和方法，做好自己的工作，以确保档案管理的科学水平的提高。
3.3提高档案资源的利用率，促进档案事业的长久、稳定发展
档案管理创新的目的之一是提高档案信息的有效利用率，这也是确保档案事业能够持续、稳定发展的重要保障。档案可谓是人类智慧的结晶，是知识的汇聚地。档案事业是信息产业的重要组成部分，对于新经济发展模式的形成及发展具有极其重要的现实意义。21世纪是知识经济时代，更多的人开始认识到档案事业的重要意义，也了解到档案工作和社会经济发展的内在联系，这也为档案事业的进一步发展提供了新的思路。档案管理人员应深入挖掘档案信息资源的价值，有效运用档案信息资源，进一步拓展档案的社会服务功能，这样可为档案事业发展寻找到新的突破口。
4.结束语
在档案管理工作中，加强对档案管理的重要性的认知，要不断创新服务手段，充分利用档案信息资源，不断地采取各种积极的措施，提高档案管理人员的水平，从而有效提高档案管理效率。
参考文献：
[1]任庆宇.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].赤子（上中旬），2014，13：201.
[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，05：171-172.
[3]黄晓虹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].商，2014，14：178.