基于档案信息化过程中若干问题的理性思考

　　摘要：对档案进行信息化管理能够保障档案信息的科学管理和优化配置，这也是档案管理工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化理念自提出以来，掀起了档案管理部门信息化建设的浪潮。目前我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式得到了社会的普遍认可。但档案信息化建设中还存在一些不足，需要进一步改善和提高。本文针对当前档案信息化管理中存在的若干问题，提出了自己的几点看法。

　　关键词：档案信息化；问题；思考

　　档案信息化是档案管理部门适应社会信息化发展的必然要求，也是档案管理部门对档案信息进行科学管理和优化配置的必要手段[1]。自上世纪末期提出档案信息化以来，我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的普遍认可。但对档案管理整体工作来说，档案信息化还属于比较新鲜的事物，对档案进行信息化管理也属于一种全新的管理方式，在尝试的过程中难免会走弯路。目前档案信息化建设中还存在一些不足，需要在管理过程中进一步完善和创新。本文针对当前档案信息化管理中存在的若干问题，提出了自己的几点看法。

　　1.增强档案信息化利大于弊的思想意识

　　一些档案管理工作者由于自身工作经历、年龄层次和文化程度的差异，在一定程度上存在墨守成规、因循守旧的思想。他们大多缺乏对现代化档案管理设备的了解，习惯于以往的手工操作方式，对于档案信息化管理抱有怀疑的态度，大多认为档案信息化管理存在很多弊端，甚至可能出现抵触情绪。具体表现为一些人认为信息化属于高投入、低产出的事物；纸质档案在数字化传输过程中容易受到破坏；档案信息化管理中进行网上信息传输时，机器设备容易出现故障，档案的安全得不到保障等。

　　档案信息化作为一种处于发展中的新生事物，目前我国的档案信息化管理水平和发达国家的标准还有一定的差距，只有经过不断摸索和完善才能适应社会信息化发展的需求。从长远的发展角度来看，档案信息化管理不仅不会影响纸质档案的安全和使用，还能延长档案的保存和使用期限。由于纸质档案需要较高的保存条件，占用的储存空间也比较大，只用在条件适宜的情况下才能延长档案的保存期限。但这种延长并不是绝对意义上的延长，纸质档案不管使用何种方式保存，也无法避免纸张最后的老化，而对档案进行信息化管理就不会出现这些问题。在短期内由于一些档案管理工作者思想观念跟不上，无法完全驾驭这种新的工作模式，导致工作效率暂时低下，也属于十分正常的事情。但相信通过一段时间的学习和适应，这些困难都可以得到解决，档案信息化也会给档案管理工作带来很多便利。档案信息化在信息量和信息传输速度等方面的优势是纸质档案无法企及的，但档案信息化的缺点是受人员和设备的影响比较大。在目前现有的信息技术和经济条件下，电子档案还不能完全取代纸质档案，这两种方式必须在一段很长的时间内并存并且相互支持，以实现电子档案和纸质档案并存的“双套制”。