如何实现档案管理的优质化

　　[摘要]随着学校科学发展的深入，档案管理工作不再是仅仅地上传下达中的文件资料，而是延伸到教学各部门所开展的各项工作中，不仅有文字资料，而且包括图像资料。如何保证档案工作的正确性、完整性以及保密性，使该工作实现优质化服务，是当今档案工作需追求的一种工作目标。

　　[关键词]学校档案优质化服务

　　[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2014）01-0046-01

　　档案管理工作看似简单，但要真正做到其服务的优质化，还是需要工作人员用脑、用心不断去摸索和创新的。作为一名档案管理人员，我认为要想做到档案管理的优质化，须从以下几点细致做起。

　　一、缩短定期整理归档时间，保证查阅的及时性

　　以前档案人员都是按照一年一次进行整理归档的方式去例行公务，但本人从事这份工作以来，在实践工作中发现这样整理档案有一定的弊端，有时年末时间想查阅年初的资料，就会显得非常地手忙脚乱，给工作带来不便。为此，针对这类现象，我决定于每一季度末就先粗略地整理归档一次，将每季度的资料分别放入不同文件夹中，并将档案的日期段标注于显眼处，这样既能避免较长时间段资料查阅的杂乱性，又使年终整理归档工作变得十分轻松，极大地提高了工作效率。

　　二、注重收集各类图片资料，保证档案资料的完整性

　　当前上级部门检查学校资料的完整性时，往往有图片资料的要求。为此，我平时就注重图片资料的保留工作。每遇学校举行各类活动时，我在第一时间就与举办处室的拍照人员取得联系，复制一份当日的活动图片，利用自己的电脑分别进行分类，这样可以保证在用到的时候有备无患。如偶遇某一活动的举办科室留存照片者不在而又急需用这些图片资料时，档案室就可为其雪中送炭，既保证了资料的完整性，又保证了工作中无贻误现象发生。与此同时，这次图片资料对于报送年鉴的文书工作者和校报编辑者来说，同样是一份难得而又齐全的宝贵性资料。这些材料中所需的大事记中的活动，全部是根据档案室提供给他们的图片资料进行整理归纳而成的。所以说，档案工作人员应该给自己增加一项工作强度——整理图片资料，而这恰恰是平时的工作付出却极大地方便了日后的工作，也方便了相关工作人员，自己的工作价值体现无遗。实践证明，这是一项一劳永逸的事情，追求工作完美、使之精益求精的人员，可以从保持资料的完整性出发，力求从细节中彰显劳动的成果。

　　三、充分利用电子设备，实现档案无纸化管理

　　众所周知，档案工作人员是经常和纸张打交道的。但当今社会却是一个信息化高度发达的社会，我们可以在电脑的帮助下实现办公的自动化，就像教师利用它可以制作课件，结束粉笔教书的时代，那作为一名档案工作人员，又该如何利用它呢？我们是否也可以尝试利用电脑来实现档案工作的无纸化或半纸化办公呢？答案是肯定的。就我们学校来说，当前虽然没有应用一些档案管理的电子软件，但每人一部电脑的目标已经实现，于是我在工作之余就常常思考：如何才能充分利用手中的电脑来服务于档案管理工作，让档案管理变得轻松便捷呢？将每一份有留存价值的文件或资料按照上级来文和本校发文首先进行分类，其次将其文号和文件名均输入电脑，保存于不同的文件夹中，等到需要查阅时，就可以先从电脑中进行搜查关键字，以确定该文件在哪个文件夹中，哪一年哪一类的文件一目也然，相应地查找纸质版的就十分简单明了了。

　　在工作之余，我还经常浏览一些关于档案管理方面的资料，有什么好方法好经验就借鉴来，用于自己的档案管理工作中，以使本校的档案管理逐步步入科学化、合理化、便捷化的进程中来。

　　四、做好档案常规工作，为优质化服务保驾护航

　　作为一名档案工作人员来说，要想达到服务的优质化，也要注重将常规工作做到一丝不苟：如保密工作要做到最好，未经学校有关领导批复同意，不得擅自将档案借与无关人员复印、拍照等，档案借阅也须实行领导审批、借阅登记、及时归还等手续方可借阅；档案室也必须保证人在开门、人走落锁原则，严防档案丢失等现象发生，同时还必须做好卫生工作，严禁吸烟，注意做好防火、防盗、防虫、防鼠、防潮等工作，以保证档案资料的安全性。有道是细节决定成败，也许有时一个小小的烟头就会给我们造成无法挽回的损失，所以作为档案工作管理人员，要时时刻刻提高警惕，从小处着手，培养心思缜密、做事细致的良好品质，以保障档案资料的万无一失。

　　总之，为使学校的档案管理工作能给各项工作提供优质、便捷的服务，需要工作人员紧跟时代步伐，创新性地开展工作，在促进规范化管理的同时，提高服务质量，使档案管理工作的利用率大大增强，在创建文明和谐校园的过程中发挥其应有的作用。

　　【参考文献】

　　[1]包世同.学校档案管理基础[M].南京大学出版社，1991.

　　[2]陈琳.档案管理技能训练[M].机械工业出版社，2009.

　　责任编辑：武聪