浅谈养老保险财务档案管理的问题及对策
2022-06-09
不断完善社会的保障体系，是关系到改革、发展、稳定的重大问题，养老保险作为我国社会保障体系的重要组成部分，需要适应现代信息社会的发展，建成能够体现出社会公平的新型财务档案管理体系。养老保险财务档案管理水平的提高有助于养老保险机制的有效运行，因此，需要及时解决养老保险财务档案管理中存在的诸多问题。
一、养老保险财务档案管理存在的问题
（一）财务档案管理信息化有待加强
随着科技的进步，财务档案管理技术也在不断的发展之中，电子财务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计财务档案已经不能适应当前的财务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给财务档案的管理带来了不便，另外，财务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反财务档案管理的规定，这给财务档案管理带来了潜在的威胁。作为会计凭证、财务会计报告等会计核算专业资料的会计档案，它是记录和反映档案信息的重要证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映，因此会计档案的信息化管理，要始终核查是否财务活动遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。
（二）财务档案管理工作管理力量薄弱
财务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，财务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在财务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，财务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，财务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。
（三）财务档案管理人员素质有待提高
财务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的财务档案管理人员只是为了应付财务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险财务档案的管理带来了潜在的问题。
二、养老保险财务档案管理问题的对策
（一）加强财务档案信息化管理建设
财务档案管理的信息化建设可以从数据库的建立以及网络建设两方面进行，第一，财务档案数据库的建立，档案信息化是财务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于财务工作者的工作，财务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便财务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息；第二，网络建设，财务档案管理的网络化有利于档案信息的传输与共享，提高档案材料的利用率，财务档案经过网络传输再经过财务人员的处理，就可以进入财务档案数据库，档案的处理时间将会缩短，提高工作效率，减少财务档案重复录入的工作量，方便会计原始凭证、会计凭证等资料之间信息的传阅。
（二）完善财务档案工作的管理
财务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，财务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，财务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的财务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。
一、养老保险财务档案管理存在的问题
（一）财务档案管理信息化有待加强
随着科技的进步，财务档案管理技术也在不断的发展之中，电子财务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计财务档案已经不能适应当前的财务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给财务档案的管理带来了不便，另外，财务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反财务档案管理的规定，这给财务档案管理带来了潜在的威胁。作为会计凭证、财务会计报告等会计核算专业资料的会计档案，它是记录和反映档案信息的重要证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映，因此会计档案的信息化管理，要始终核查是否财务活动遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。
（二）财务档案管理工作管理力量薄弱
财务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，财务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在财务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，财务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，财务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。
（三）财务档案管理人员素质有待提高
财务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的财务档案管理人员只是为了应付财务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险财务档案的管理带来了潜在的问题。
二、养老保险财务档案管理问题的对策
（一）加强财务档案信息化管理建设
财务档案管理的信息化建设可以从数据库的建立以及网络建设两方面进行，第一，财务档案数据库的建立，档案信息化是财务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于财务工作者的工作，财务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便财务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息；第二，网络建设，财务档案管理的网络化有利于档案信息的传输与共享，提高档案材料的利用率，财务档案经过网络传输再经过财务人员的处理，就可以进入财务档案数据库，档案的处理时间将会缩短，提高工作效率，减少财务档案重复录入的工作量，方便会计原始凭证、会计凭证等资料之间信息的传阅。
（二）完善财务档案工作的管理
财务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，财务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，财务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的财务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。