浅谈新时代背景下企业电子档案管理
2022-06-09
引言：企业电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与企业纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。换言之，虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子档案归档主要用磁带和光盘。
一、新时代背景下企业电子档案管理的优越性
1、相比与传统档案的优势
一方面，文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。另一方面，与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的"磁畴"极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
2、基于电子档案本身其所具有独特的优势
一方面，电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。另一方面，电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按"件"即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
二、当前我国企业电子档案管理的现状
1）电子档案管理普及率低。尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。2）对电子档案管理的重视程度不够。很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。3）电子档案管理自身存在的不足。企业电子档案的储存方式一般是光盘、磁带等方式，这些储存方式比较复杂不稳定，而且光盘、磁带等储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低，大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。
三、完善企业电子档案管理的有效措施
1、领导要高度重视电子档案管理体系的构建
电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。
2、应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
3、提高企业档案管理者的信息素质
企业加强对档案管理者的培训，使企业档案管理者认识到电子档案管理的优点，使之接受信息时代下各行各业的信息化，接受企业电子档案管理模式，使其高度重视企业电子档案管理。同时，在各项培训完成后，应不定期的对相关从业人员进行企业电子档案制作、保存、管理的相关知识进行考核，并将考核成绩与其企业年度奖金挂钩，以充分调动相关从业人员学习积极性，从而可以大大提升他们相关业务能力。
四、结语
二十一世纪是信息的时代，信息化已经成为了时代发展的主旋律，更是企业档案管理的一个重要发展方向。档案管理的电子化、信息化将大大提高企业的工作效率，并为其发展方向提供有益的指导信息。为达到这一目的，我们企业必须积极配合，为档案部门提供必要的管理设备和人才的培养环境，以尽快完成企业档案的信息化目标。
参考文献：
[1]朱敏芳.现代企业电子档案管理[J].机电兵船档案，2006（2）.
[2]蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技，2008（23）.
[3]秦艳梅，周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志，2009（15）.
一、新时代背景下企业电子档案管理的优越性
1、相比与传统档案的优势
一方面，文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。另一方面，与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的"磁畴"极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
2、基于电子档案本身其所具有独特的优势
一方面，电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。另一方面，电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按"件"即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
二、当前我国企业电子档案管理的现状
1）电子档案管理普及率低。尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。2）对电子档案管理的重视程度不够。很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。3）电子档案管理自身存在的不足。企业电子档案的储存方式一般是光盘、磁带等方式，这些储存方式比较复杂不稳定，而且光盘、磁带等储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低，大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。
三、完善企业电子档案管理的有效措施
1、领导要高度重视电子档案管理体系的构建
电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。
2、应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
3、提高企业档案管理者的信息素质
企业加强对档案管理者的培训，使企业档案管理者认识到电子档案管理的优点，使之接受信息时代下各行各业的信息化，接受企业电子档案管理模式，使其高度重视企业电子档案管理。同时，在各项培训完成后，应不定期的对相关从业人员进行企业电子档案制作、保存、管理的相关知识进行考核，并将考核成绩与其企业年度奖金挂钩，以充分调动相关从业人员学习积极性，从而可以大大提升他们相关业务能力。
四、结语
二十一世纪是信息的时代，信息化已经成为了时代发展的主旋律，更是企业档案管理的一个重要发展方向。档案管理的电子化、信息化将大大提高企业的工作效率，并为其发展方向提供有益的指导信息。为达到这一目的，我们企业必须积极配合，为档案部门提供必要的管理设备和人才的培养环境，以尽快完成企业档案的信息化目标。
参考文献：
[1]朱敏芳.现代企业电子档案管理[J].机电兵船档案，2006（2）.
[2]蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技，2008（23）.
[3]秦艳梅，周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志，2009（15）.