成都铁路局是铁道部下属的18个铁路局（集团公司）之一，地处西南，管辖宝成、成渝、襄渝、成昆、川黔、黔桂、沪昆、内六、渝怀、遂渝、遂成、沪蓉、万凉13条干线和11条国铁支线，以及达成、达万、乐巴、成灌4条合资铁路。管辖范围广，管理单位多、单位员工多是与众多大型国企共具的特点，但铁路运输的特殊性又决定了运输指令必须及时准确传递，文件精神必须及时准确贯彻，沿线信息必须及时准确反馈，信息渠道畅通无阻是运输安全的基本保障。
成都铁路局办公信息系统2003年开始研发，2004年投入使用，8年来经过不断推广和完善，从最初仅在机关试运行到如今推广到全局运输站段，从仅用于公文流转传输到现在覆盖后勤管理、人事管理、计划基建、规章管理、法人授权等多个专业多个系统，如今已成为全局上下不可或缺的重要办公手段，办公信息系统在全局的顺利推广使用优化了办公流程、提高了办公效率、降低了办公成本、提升了企业管理水平。作为最初研发最广泛使用的公文管理模块，经过历次调整和优化，不仅流程设计更为科学合理，数据整理更加方便快捷，其功能也由原来单一流转程序管理逐步扩展为办前有提示，办中有控制，办后有追踪的科学管理体系，对促进全局公文规范化管理起到了重要作用。

一、合理分析流程，构建严谨的公文管理体系

1.实现公文拟制与公文交换既相互独立又有机结合。
路局办公信息系统自2003年末与西南交大联合研发，初建公文拟制、收文处理、签报管理等以公文处理为核心的办公平台，同时搭建机关与所属各单位、部门间的公文交换中心，2005年在路局直管站段体制改革的过渡期，又开发了短信通知系统，实现节假日发文及紧急公文短信通知。经过多次改进优化，目前基于C/S（客户端/服务器模式）架构的办公系统平台（含短信平台）与基于B/S（浏览器/服务器模式）架构的公文交换及资料交换平台既相对独立又相辅相成、有机结合，共同构建了路局安全、统一、高效、灵活、方便的文件运作平台。

2.实现以用户身份界定操作权限。
（1）对公文处理过程进行阶段性分解。认真分析公文处理中发文、收文、签报、督办等每个过程的规律及规范，将其分解成前后连贯而又相互独立的阶段，避免各阶段混淆从而出现流程控制的“蜘蛛网”现象。
（2）厘清公文处理过程中的角色。以机关办公系统为例，其角色主要分为一般办理人员（含文稿组织人）、部门科长、部门领导、局领导秘书、局领导、文书员（含部门秘书）等，每个人注册即被分配不同角色，每个角色在公文处理各阶段菜单设计坚持可操作才可见，不可操作则不可见的原则，如只有文书员才有生成文号发文或新建收文登记操作，只有主办部门相关人员才能发起会签，只有处室领导才能会签签字，只有秘书才能送签签字等等，最大限度避免错误或违规操作。
（3）阶段与角色完美结合，实现流程的有效控制。在公文处理每个阶段对每个角色的菜单设计如上所述，坚持可操作才可见的原则。菜单及流程设计一方面要充分考虑公文处理的基本原则，要卡控关键环节，坚持流程的唯一性、不可逆性；另一方面又要兼顾容错原则，在某些阶段要允许退回、修改或重办，还要为一些可能出现的特殊情况考虑出口，从而达到原则性与灵活性的完美结合，做到进退有路，收放自如。
3.强化公文管理各环节控制。