信息技术在高校内部审计中的应用

文／曾晓璇

摘要：信息技术正在日新月异快速发展，并已广泛应用于高校各个领域。在这种环境下要做好内审工作，就必须在工作中充分应用信息技术。本文介绍了信息技术在高校内部审计中的应用，提出了信息技术在内部审计应用过程中面临的问题和对策。

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关键词 ：信息技术；高校；内部审计；应用

随着现代科学技术的进步，信息技术已经渗透到高校经济活动中的各个领域，高校内部审计的环境也已发生了重大变化。高校内部审计人员如何在审计工作中有效应用信息技术，已经成为高校审计领域面临的重要课题。

1、信息技术在高校内部审计中的应用

信息技术是指利用电子计算机和现代通信手段实现获取信息、传递信息、存储信息、处理信息、显示信息等的相关技术。高校内部审计工作可以归纳为审计办公和审计实施，审计实施又分为专项审计和过程审签。因此，信息技术在高校内部审计中的应用，就是在审计办公和审计实施过程中充分有效的应用计算机技术、传感技术、通信技术和控制技术，从而降低审计成本、提高审计效率、实现审计工作规范化。

1.1 信息技术的应用基础

信息技术的应用基础包括计算机硬件和软件、网络和通讯技术、应用软件开发工具等。高校内部审计工作中应用的软件一般分为办公软件、数据库管理系统和审计软件。

办公软件一般为文字处理软件W o r d 、电子表格软件Excel、演示文稿软件Powerpoint、PDF阅读器、压缩/解压缩软件WinRAR等。数据库管理系统一般为Access、SQL Server、Oracle和DB2等数据库。审计软件可分为项目审计软件、专用审计软件、法规软件和审计管理软件四种类型。项目审计软件应用于专项审计，一般具备数据处理功能，可对数据进行查询、查账、对比分析等审计分析，生成工作底稿。基建审计软件等专用审计软件是专门运用于特殊的审计。法规软件则为审计人员提供法规查询服务。审计管理软件则具有统计、计划、项目管理等方面的功能。目前有些审计软件具备上述四种类型或其中几种类型的软件功能。

1.2 信息技术在审计工作中的具体运用

1.2.1 在审计办公中应用信息技术

内部审计人员通过应用信息技术实现审计办公自动化和信息化，包括日常工作数据化、信息资源共享、内部电子邮件、网上公文审批和自动流转、工作日程安排、小组协同办公、工作流程自动化等。例如，应用Excel或数据库将审签项目进行清单汇总，该汇总资料具有查询快捷、修改轻松、汇总准确等优点，在一定程度上减少了审计人员日后利用该资料的工作量。审计档案通过档案管理软件，在局域网中进行传递，形成电子档案，以便日后查询。此外，在日常工作中还可以利用电子邮件、即时通讯、移动通信等协同工具，构建高效、无缝、协作的信息管理平台。

1.2.2 在过程审签中应用信息技术

各高校在物资（服务）采购审签和基建审签中应用信息技术的水平参差不齐。物资（服务）采购审签的信息技术初级应用一般局限于审计文档通过网络进行传递。这在一定程度上减少了审计人员的重复录入，审签项目的许多信息可以通过复制，粘贴到审签意见中，减少了工作量。基建审签一般应用基建专用审计软件，如广联达审核软件GSH4.0。该软件支持在送审基础上修改和对比审核两种模式，合同文件可查，送审、审定、定额本工料机三方可比，审增减实时记录，原因自动分析，快速输出结果报告，解决了审计人员在招投标、结算阶段疑义定位难、核对效率低、审核结果不规范的问题，有效的控制了造价成本。信息技术的高级应用则将审签模块作为物资（服务）采购管理系统和工程项目管理系统的一个子模块。送审部门提交审计的文档、审计人员审计的结果、学校领导审批的意见等都在特定的计算机系统中通过局域网进行流转。审签模块的应用，有三个优点：一是避免了书面资料的来回传递，节约了工作时间，省去了传递资料的来回奔波。二是通过对审计格式和计算公式的固化，提高审签效率。一方面，大大减少了审计人员的重复录入，审签项目的许多信息，如物资（服务）采购审签中的项目名称、供货单位、送审单位、送审人员、送审时间、采购金额等，基建审签中的项目名称、施工单位、验收日期、项目经理、结算和初审金额等，均是在系统中的上一环节自动引入的，无需手工填写；另一方面，单位定额值、相关系数、计算公式等只有系统管理员有权修改，施工单位只能选择定额条目和数量，审计时不必另行核对计算公式、定额数值、系数计算的准确性，相当于由计算机代替审计员做好了基础的审核工作。三是加强了文档流转的管控。通过计算各节点相关角色对文档的处理时间，可以督促相关人员在要求时限内完成文档处理，掌握好审计历时。

基建审签软件进一步升级的探索方向是：通过对竣工图、竣工资料的自动识别，得出审定的工作量、材料用量，并生成确定的审定金额；将审定表单与结算表单相比较，得出审计意见，说明审核的主要方面。审签软件自动识别的前提是竣工图、竣工资料的统一和规范，以及预算表的标准化。当然，审计软件的审定结果还只是一个预审，需要由审计人员进行审核，对发现的异常情况进行干预和确认。

1.2.3 在专项审计中应用信息技术

（1）办公软件应用

一是运用Word对审计计划、审计通知书、审计报告等各种审计文书进行文字处理。二是利用OA系统对各种审计文书的流转、审批、发送和归档进行过程管理。三是通过学校网站发布各种审计信息。四是利用电子表格等常规软件中的一些功能帮助审计人员制作表格、计算、复算和分析审计数据等。例如，在科研经费专项审计中，运用Excel复算科研管理费提取和配套经费拨付的正确性，运用公式和函数对数据进行分析、汇总等操作，可以轻松的得出异常情况，从而提高了审计数据的准确性和快速性。

（2）数据库应用

审计证据一般储存在数据库中，利用相关联的数据表可将代码表示的数据转换为可识别的信息。例如，高校对附属医院的数据库进行分析，需要了解从M供货单位购入N药品的详细记录时，利用如下SQL语句即可得到所需信息：SELECT * FROM药库药品入库表 a，药品信息表 b，供货单位表 c WHER b. 药品名称=N AND c. 供货单位名称=M AND a.药品代码=b.药品信息代码 AND a.供货单位代码=c. 供货单位信息代码。数据挖掘技术在数据库应用实践中有着广泛的应用前景，如果高校内部审计能够应用数据挖掘技术，那将能排除审计人员知识的“不对称性”因素，帮助审计人员对海量的业务数据进行分析，揭示其中潜在的逻辑关系和规律，进而形成明确的审计思路。

（3）项目审计软件应用

以中普审计高校内审版为例，简要介绍在专项审计中如何应用项目专业审计软件功能。该软件分为审计作业主系统和审计管理主系统。开展专项审计时，审计人员首先要采集被审单位的财务数据，经过数据转换加工处理，形成一套与财务一致的账；其次，要对数据准确性校验；再次，根据需要按院系、部门、项目等不同核算方式审计；最后，可应用该软件的基本查账、多种辅助核算查账、多种数据分析、多重核算查询分析、辅助核算收支余分析、跨年跨账套查询汇总、多种凭证抽样、疑点凭证管理、工作底稿管理、集成查账、数据多级穿透查询、数据筛选过滤和数据多维组合分析等各种审计工具开展审计工作。同时，该软件还具有审计法规库和审计档案系统，供审计人员查找法规依据和审计档案管理。例如，在经济责任审计过程中，审计人员可以通过审计软件的抽样工具，运用现代统计抽样原理和技术，对被审单位各年开支的相关凭证进行抽样，并进行查账、分析和查找疑点等，通过辅助核算查账工具对重要项目账进行审查，通过审计法规库快速地查找相关法规；审计部门负责人和组长可及时了解各审计组、审计人员的工作进度及方案执行情况，有效控制项目审计质量。

2、信息技术在内部审计应用过程中面临的问题

2.1 缺乏高质量审计软件

高校内部审计部门一般没有能力自主研发审计软件，开展工作所用审计软件基本上通过购买取得。而由于市场容量狭窄等原因，目前针对高校内部审计专用的审计软件种类不多，有高校内审版的审计软件则明显存在研发不成熟、操作不方便、对数据和资源整合不够等不足。

2.2 审计监控分析系统尚未建立

高校的财务、资产管理和招投标管理等部门的信息系统已经非常成熟，应用也已经非常普遍，内部审计要发挥“免疫系统”功能，就必须将审计关口前移，实现审计监控分析系统对财务系统、资产管理系统、招投标系统等的实时监控。但目前绝大多数的高校内审系统不单无法对资产管理、招投标管理等业务系统进行监控，就连对财务系统也无法进行监控。

2.3 审计风险增加

一是信息化环境下，有些传统控制方式发生了变化和传统审计证据缺失，使审计证据的隐蔽性和易逝性加大了审计风险。二是财务信息系统的可修改性使财务数据可不留痕迹地被消除或修改、操作程序容易被擅自更改。如果财务信息系统的内控有漏洞，就会造成比手工会计更严重的失误和损失。

2.4 部分审计人员缺乏较高的信息技术知识

是否能够充分的应用信息技术取决于内部审计人员是否具备相应的信息技术知识。部分单位由于缺乏具备较高信息技术知识的审计人员，对信息技术的应用还停留在较低的水平；或者对信息技术的应用也仅限于应用审计软件进行辅助审计，而对于财务系统的可用性、安全性、完整性、有效性的审计则很少涉足。

3、信息技术在内部审计应用过程中的对策

3.1 加强对审计人员的培训交流

虽然大多数审计人员都接受了一些信息技术和知识培训，但多是初级程度的培训，难以适应信息技术高速发展的今天对审计人员的知识要求。因此，高校要加强对审计人员的信息技术知识培训，除了要让审计人员能够熟悉应用审计软件，还要使他们充分掌握如何采用联机分析处理以及数据挖掘等技术，具备信息安全防范知识和信息系统控制评审能力，等等。同时通过审计经验互动交流等方式，促进审计人员思维方式和审计理念的转变。

3.2 完善相关的内控制度

将信息技术应用于内部审计工作中，不仅是技术方法的问题，也是审计工作的方式、程序、管理的问题，因此，需要制订和完善相关的内控制度。例如，明确内审部门开展联网审计的职责、权限、内容和范围等，规定利用信息技术的程序、方法和电子数据的取得等，制定对审计部门和被审计单位具有约束力的审计相关规定。

3.3 争取各方支持，推动内审信息化和自动化建设

高校内审信息化和自动化建设是一项系统工程，专业性、技术性很强，涉及到许多部门。因此，要重视加强与各方面沟通协调，争取支持，在学校内部要注意加强与信息管理技术部门和相关业务部门的联系沟通，在外部要注意加强与有关计算机软件公司的联系。同时，审计人员要加强研究如何在高校内部审计中应用信息技术，争取科研立项，推动上级机关组织研发符合高校内审工作实践的审计软件。

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参考文献：

[1] 韦沛文，陈婉玲. 企业信息化[M]. 清华大学出版社,2006.

[2] 易仁萍等. 内部审计计算机应用技术[M]. 西苑出版社,2009.

[3] 王蔚. 信息技术在各审计阶段的应用[J]. 中国内部审计,2011(2).

[4] 肖丽娜. 信息技术手段在企业内部审计中的应用[J]. 中电霍煤文化,2007(3).

作者简介：曾晓璇，硕士，广东财经大学审计处科长，研究方向：高校内部审计。