计算机文字处理与编辑规范的实现

杨 鸾

（中国电力工程顾问集团中南电力设计院印制出版公司 湖北 武汉 ４３００７１）

摘 要：随着计算机技术的广泛普及，人们对于文字处理接触得越来越多，国家也规定了相关的编辑规范的标准，以计算机文字处理软件中的Ｗｏｒｄ为例，通过计算机文字处理中的内容、格式、语言、符号、数字、日期和行文七个方面论述了计算机文字处理与编辑规范的实现。

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关键词 ：计算机；文字处理；编辑规范

中图分类号：G232.2 文献标识码：Ａ ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６６５－２２７２．２０１5．06．０35

０ 引言

使用计算机进行文字处理能够高效地完成文字编辑方面的任务，并且能够顺应规范化的要求。人们在使用计算机进行文字方面的编辑和处理时，通常会将文字编辑的规范抛之脑后，或者不知道如何使用文字处理软件进行规范化的编辑，本文从七个主要的方面对计算机文字处理与编辑规范的实现进行了阐述。

１ 编辑规范实现的七个方面

１．１ 内容的编辑规范

编辑的内容主要有编写录入、校正、改写等方面，这些应用在Ｗｏｒｄ中，能够使得编辑的内容更加规范。其中，编写录入就是在文档中输入字符和一些其他的元素，除了打字的速度之外，采用正确的方法也能够使录入的速度提高。可以先敲入需要录入的文字内容，先不考虑格式问题，这样就能够更加专注地进行内容的录入，在思路上也能够更加清晰流畅，不会被打断。这种方法也可以在一定的程度上将编写录入时出现的差错减少到最低。可以从一些文档资料和素材中，或者上网复制一些所需要的内容，将其制作成自动的图文和词条，这样就能够实现自动替换录入。

校正就是对文档进行校对，发现其中的一些差错，这一点是在内容编辑方面的一个重要内容，在编写录入的过程中，出现一些差错是很正常的，在Ｗｏｒｄ里有一项“拼写和语法检查”的功能，这个功能能够帮助人们发现在拼写和语句不通顺方面的错误，并且用波浪线将其标示出来，使之更加容易被发现和改正，“自动更正”的功能能够使错误实现自动纠正。

改写就是要根据所要编辑的任务将文档的结构进行变动，比如在段落结构和格式等方面的调整，或者将几个文档合并，这种情况下可以使用Ｗｏｒｄ大纲视图中大纲工具栏或者使用主控文档，这样比较方便快捷，提高效率。

１．２ 格式的编辑规范

经过文字处理之后形成的文件被称为文档，而文档又分为两类，一类为纯文本文档，另一类为带格式的文档。纯文本文档比较注重内容，所以在编辑排版方面可适当忽略。带格式的文档就是比如通知、报告、论文和书信等文档文件。这类的文件除了要突出内容，更重要的是其表现的形式，在成文的时候需要对格式进行编辑和排版。在文档类的文件中，除了文本元素之外，还能够插入表格、图片和公式等一些非文本元素。格式的编辑主要是对文档的外观进行编辑，达到美观规范的标准，格式编辑包括标题、段落、页面、字符、表格、图形和公式等。

１．３ 语言的编辑规范

在现代汉语中，很多字都是通用的，但是在同一篇文档当中，在文字的使用方面要统一，这一点可以利用Ｗｏｒｄ中的自动更正词条来解决，还需要开启自动更正功能，这样就能够保证文字是统一的。

在编写录入的时候，经常会出现一些语法方面的错误，要避免这类错误出现，方法就是尽量不要使用过长的语句，因为长句子通常都会比较容易出现词语搭配不恰当、句式杂糅、句子成分缺少等问题，读者在进行阅读的时候很难理解。对于这类的错误，可以使用Ｗｏｒｄ中的拼写和语法检查功能来发现。

１．４ 符号的编辑规范

在中文的文件当中，在标点符号的使用方面应该使用全角的，所以在进行文档的编辑时要在输入法中的标点符号处进行设置，要将其设置为全角的状态，在表示时间的时候“：”号就应该变成“:”这样，变成半角的，还有“%”号，同样要使用半角的。

量符号通常都是使用单个的拉丁字母或者是希腊字母，要使用国家标准规定的量符号，在表示量符号的时候要使用斜体的字母，比如表示电压的时候要用“Ｖ”，表示电流的时候要用“Ｉ”等等。

表示单位的符号也应该根据国家的规定，使用国际通用的单位符号，也就是标准化的拉丁字母或者希腊字母来表示，表示单位的符号都要使用正体小写，比如：米“ｍ”，克“ｇ”，秒“ｓ”等。在插入符号的时候可以使用屏幕键盘，可以实现键盘和希腊键盘的切换，或者可以使用Ｗｏｒｄ中的“插入”菜单中的“符号”这一对话框进行输入。

１．５ 数字的编辑规范

数字在进行编辑的时候是非常常用的，汉字数字是词素构成定型中通常需要用到的，比如一些词组和惯用语中，还有大量的有关于色彩方面的词汇，比如：四化建设、五大计划、五颜六色、五光十色等等；还有在形容词的前面使用汉字数字，比如：四面八方、七上八下；在名词的前面如果需要用到数字的时候要使用汉字数字，比如：这一问题、一建筑物等；如果有两个相邻的数字相连并且表示的是一个大概的数值的时候，两个汉字数字之间不能用“、”隔开，比如：三十六七度、八九不离十等；在使用阿拉伯数字并列的时候，和复指数相连接时，复指数要使用汉字数字，比如：“在１０以内的自然数中，２，４，６，８这四个数是偶数”。

关于阿拉伯数字的用法，国际标准规定，凡是可以使用阿拉伯数字并且合情合理的地方，都应该使用阿拉伯数字，比如年、月、日，还有一些具有统计意义的数字、编号和序数词都要使用阿拉伯数字，比如２０１３年３月２日，第3次等。

１．６ 日期的编辑规范

对于日期的正确写法，年份不能够简写，４位数字要写齐，比如２０１４年，不能够只写后两位１４年；在月份和星期方面要使用汉字数字，比如：一月、星期一等。

在表示事件、节日或者带有其他含义的词组的时候，要使用汉字数字，比如：“五一劳动节”、“十一国庆节”等；涉及到一些专用名词的时候，比如、“一二·九”运动等，就要用间隔号将表示日、月的数字间隔开，“·”可以在“特殊符号”中找到。

１．７ 行文的编辑规范

在进行文字编辑的时候，各类文章格式不同，所以要按照规定的格式来写，这样才有比较好的可读性，比如论文的格式一般为：标题、作者、工作单位、摘要、教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 、引言、正文、结束语和教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献，这种格式能够比较明确地将所要表达的知识表述出来。

２ 结语

编辑规范是对文字表达形式的一种要求，要求表达的形式标准化，这是文字处理方面的基本规则。现阶段，计算机文字处理已经被广泛地运用在了各个领域当中，正在朝着办公自动化的方向发展，计算机文字处理的基本要求是规范、美观，与传统的手工文字处理方式相比较而言，具有省时省力、并且比较规范的优点。

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参考文献

１ 杨武．计算机文字处理与编辑规范的实现［Ｊ］．晋中学院学报，２０１１（３）

２ 王飞月．网络编辑规范及其应用研究［Ｄ］．武汉：华中科技大学，２０１３

３ 但春燕．中职计算机文字处理软件（Ｗｏｒｄ）教学探索［Ｊ］．产业与科技论坛，２０１３（５）

４ 盛艳．在探索中创新在规范中完善

——对职教期刊规范与创新的思考［Ｊ］．江苏理工学院学报，２０１４（３）

５ 夏冬雪．试论计算机文字信息处理技术的发展历程及影响［Ｊ］．中国信息技术教育，２０１４（１０）

（责任编辑 何 丽）