创新发展办公档案管理的路径

　　【摘要】网络通信技术以及信息设备的迅猛发展，使得各行各业的生产生活方式发生了重大变革，一些新型的管理模式出现在人们视野当中。档案领域近几年较为火热的话题是档案管理模式创新化，如何利用网络通信技术和信息设备实现档案管理模式的创新，是近几年档案管理学界需要探讨的命题。办公档案作为办公文件的汇集体，其对于单位的价值不言而喻，因此，有必要探讨办公档案的创新发展，提升办公档案管理效能。

　　【关键词】事业单位；档案管理；创新思路

　　文/济宁市青少年宫，李新媛

　　一、办公档案管理创新发展概况

　　在现代社会，单位内外部之间的信息交流愈发频繁，单位档案管理部门应多承担起提供信息资源和推送档案信息服务的责任。信息资源的爆炸式增长以及档案需求者需求的多元化，使得单位档案管理人员在实际的档案收集和档案利用工作中面临着挑战。我国档案事业起步较为缓慢，与发达国家相比仍有较大差距。在这种环境下，档案管理人员可供参考的路径和管理模式较为单一，要实现档案管理的创新是一件具有挑战性的工作。

　　互联网技术和信息设备的迅猛发展给档案管理工作带来了机遇，为档案管理人员创新档案管理模式提供了一条可行性的路径。愈来愈多的档案管理人员运用信息技术实现了档案服务模式的创新，创造了巨大的经济效益和社会效益。但是由于档案管理是一项复杂性的系统工程，加之相应的机制与制度建设并不完善，办公档案管理在创新发展过程中还是遭遇了一些阻碍。

　　二、办公档案管理创新遭遇的阻碍

　　（一）信息技术运用上的阻碍。现阶段，许多档案管理部门虽然基本普及了计算机的应用，基本上能够将办公文件在计算机上进行管理，但是这种管理是一种管理效能较低的管理。一方面，办公档案共享能力的不足，使得资源利用效能无法实现最大化，浪费了大量的人力、物力和财力。办公档案中许多办公文件涉及多个部门的职能工作，这些文件是可以被多个部门共同利用的，但是由于共享能力的不足，使得各个部门在利用办公档案时都处于“信息孤岛”的状态。另一方面，办公档案数字化处理能力不强。办公档案的形式有两种：一种是电子格式的办公档案，另外一种是纸质形式的办公档案。纸质档案需要经过扫描后才能转化为电子格式，现阶段由于硬件设备的缺失，工作人员在扫描纸质档案时的效率不高。

　　（二）人才队伍的阻碍。无论多么优良的档案管理模式，多么高效的信息技术，归根到底都需要依赖档案管理人员进行档案管理。现阶段，由于培训机制的不健全，许多单位缺乏一支永立兰台的人才队伍，档案管理人员创新意识、利用意识和服务意识不高，导致办公档案管理创新工作难以开展。除此之外，许多管理人员虽然有心进行档案服务模式创新，但是受限于自身知识水平以及技术运用水平，难以找出一条合适的路径来创新档案管理模式。总而言之，如果没有一支综合素质过硬、档案管理素养过强的人才队伍，是难以进行档案管理创新的。

　　三、创新发展办公档案管理的路径

　　（一）提升信息技术运用能力。一方面，单位要通过构建档案资源共享机制实现档案利用效能的最大化。单位可以通过档案管理系统将各个部门联通起来，构建以档案管理部门为主导，各个部门为分支的档案管理模式。例如，各个部门将文件发送至档案管理部门，档案管理部门集中归档后上传到档案管理系统当中，有关部门的工作人员通过访问权限后可以直接访问该档案，实现档案管理的一站式服务。另一方面，单位要提升办公档案的数字化处理能力，充分利用先进的信息设备。笔者建议单位购置高速电子扫描仪，实现纸质档案在转化为数字档案时能够高效、科学和规范，方便档案管理人员利用计算机集中对办公档案进行集成化管理，减轻档案管理人员负担的同时，凸显档案管理成效。

　　（二）加强人才队伍建设。人才队伍建设主要从两个层面开展：第一，培训机制的搭建。单位在搭建培训机制时要做到合理、科学和规范，避免培训机制的盲目性。单位要在充分调研的基础上，结合本单位档案管理实际情形设置相应的培训机制。培训内容要与档案管理人员的知识结构相匹配，要保证每一次培训工作的开展都能取得成效，都能弥补档案管理人员的知识缺陷，提升档案管理人员综合能力和信息技术运用能力。除此之外，单位也要加强与本区域档案馆、档案局的联系，积极学习档案馆和档案局先进的管理模式，提升单位管理能力。第二，搭建人才引进渠道。单位未来在进行招聘时，要着重考量应聘人员的知识结构，招收复合型人才，为单位的档案管理提供人才支撑。总而言之，单位应当从多角度和多维度加强人才队伍建设，培养一支创新意识强、主观能动性高和档案管理素养高的档案管理队伍。

　　四、结语

　　档案工作人员既是管理者，更是服务者，办公档案最终需要回归到利用和服务当中。只有正确利用办公档案，实现办公档案服务效能的提升，才能真正挖掘办公档案的价值，体现办公档案在决策支撑以及工作计划制定上的作用。未来随着人工智能技术以及互联网技术的进一步发展，办公档案管理和服务工作还有可供创新的空间。因此，档案管理人员必须牢牢抓住时代发展机遇，以服务为根本出发点，以提升档案管理效能为落脚点，为档案需求用户提供更加满意的档案信息服务。笔者相信，随着档案管理人员利用意识、服务意识以及创新意识的提升，办公档案管理工作的面貌会焕然一新。