政府信息公开对档案工作的挑战及档案管理部门的对策分析
2022-06-08
1 档案工作中面临的挑战
1.1 对三种观念的挑战
1.1.1 “内部资料”不能公开
一些机关将保管档案视作一种权利，公开与否，全凭个人意愿。甚至，某些机关不允许公检法以外的机构或个人查阅档案，认为档案是内部保密资料。
1.1.2 将政府的档案资源转换成对应的经济资源
一些行政机关把政府机关产生的档案当做赚钱的工具，视为本单位的摇钱树，对档案查询明码标价。在某信息中心的规定中，其档案的查询费高达100元每分钟，仅允许电脑触摸式查询，这种将档案资源转换为经济资源的手段尽管缺乏对应的法律支持，但却一直运行。
1.1.3 重要档案的不泄露观念
这些档案可能正是行政机关违法审批或者越权审批的依据。利用者仅能查询到一些简单、无关轻重的申报材料，每当翻阅到一些政府机关内部的审批意见和审批资料时，就会被告知不允许查阅或不允许复印。
1.2 对档案法律法规的挑战
随着政府管理体制改革的深化和电子政务的发展，档案法中某些条款已不能适应时代发展的需要。
由于法律法规中没有规定档案室的开放这项服务，做与不做完全由机关自行决定。我国《档案法》仅规定档案室的职责是保管本单位的档案，并对所属机构进行监督和指导。而公开现行文件和半现行文件是目前政府信息公开的主要内容。档案室是机关信息资源集中的地方，在保障公众知情权的工作中发挥着重要作用，要求越来越多的开放服务。
我国《档案法实施办法》中第二十条规定：各级国家档案馆保管的档案自形成之日起要满30年才可向社会开放。而经济、科学、技术等类档案则可以随时向社会开放。这条规定中有两点值得思考。第一点是开放的范围，因为像经济、科学、技术、文化这类档案无法给出概念解释，也就难以确定其范围，进而使得随时开放的规定难以实施。第二点是信息时效性问题，“档案形成30年向社会开放”，现行文件、半现行文件也是一种信息，有其时效性，30年时间太长，其最佳利用时间已被错过。馆藏档案利用时效与利用需求时间之间不相适应。
1.3 对档案学理论的挑战
我国传统观念认为：在档案室和文件中心的文件只对形成者有利用价值，对社会的作用为零。但实践说明：有些现行、半现行文件与人民利益密切相关，这些文件的社会价值非常大。据调查，现行文件利用率在其形成后的5年内最高，并逐年递减。现行、半现行文件的社会开放工作是顺应公众需求的，档案部门应配合政府信息公开工作的进行，围绕政府信息公开工作开拓创新，提升业务水平。
1.4 对档案基础业务的挑战
政府信息公开势必要加强档案信息资源的开发利用，档案基础业务工作面临挑战。目前我国档案管理部门的服务意识不强，对档案信息资源的开发利用还处于起步阶段，一是因为服务意识不强，二是因为提供深层数据查询的能力不足。
档案工作数据库建设在档案信息资源建设中处于核心地位，是落实资源共享的基础。目前，我国图书馆行业数据库建设日趋完善，受到大众的欢迎。而刚刚起步的档案部门的数据库建设，还存在各种问题。档案信息资源的开发利用还不能满足社会需求，且档案信息资源共享度低，资源利用不充分。
1.5 对业务人员素质的挑战
档案部门的业务人员应加强对知情权与隐私权方面法律法规知识的学习，认清公开的范围与保密的必要性，保护公民神圣的隐私权。同时应加强对自身职业道德的认识，业务人员由于身份特殊，有时会轻而易举地获得服务对象的隐私信息。因此要强调档案工作人员职业道德建设，强化对隐私权的认识，用法律约束工作人员的行为，明确侵害隐私权时工作人员及档案机构应承担的法律责任。
2 档案管理部门的对策
面对政府信息公开的挑战，档案管理部门应更新观念，突破传统，积极应对，实现思想与工作的飞跃。
2.1 树立服务意识
人民不仅是国家的主人，更是政府和政府信息的主人。在信息公开的过程中，任何政府机关或个人都没有任何资本去牟利。档案管理部门拥有的档案资料均是公共信息，是政府机关使用人民缴纳的税款在行政管理过程中生成、获得和保管的信息。
政府部门在信息公开中不可赢利，但可根据信息获得、保管的成本，向使用者收取合理的成本费。
2.2 树立保密是特例、公开是惯例的思想
明确公民查阅、获得信息是依法行使知情权，而拥有或保存政府管理信息的档案管理部门作为公开的义务人，应履行公开政府信息的法定义务，不得在态度上怠慢，在时间上任意拖延。建议专门建立情报中心或公务文件公开中心，专职提供档案，以及负责其他政府信息的公开工作。
主要参考文献
[1]吴增仁，马秋影.政府信息公开对档案工作的挑战及档案管理部门的对策[J].北京档案，2004（4）.
1.1 对三种观念的挑战
1.1.1 “内部资料”不能公开
一些机关将保管档案视作一种权利，公开与否，全凭个人意愿。甚至，某些机关不允许公检法以外的机构或个人查阅档案，认为档案是内部保密资料。
1.1.2 将政府的档案资源转换成对应的经济资源
一些行政机关把政府机关产生的档案当做赚钱的工具，视为本单位的摇钱树，对档案查询明码标价。在某信息中心的规定中，其档案的查询费高达100元每分钟，仅允许电脑触摸式查询，这种将档案资源转换为经济资源的手段尽管缺乏对应的法律支持，但却一直运行。
1.1.3 重要档案的不泄露观念
这些档案可能正是行政机关违法审批或者越权审批的依据。利用者仅能查询到一些简单、无关轻重的申报材料，每当翻阅到一些政府机关内部的审批意见和审批资料时，就会被告知不允许查阅或不允许复印。
1.2 对档案法律法规的挑战
随着政府管理体制改革的深化和电子政务的发展，档案法中某些条款已不能适应时代发展的需要。
由于法律法规中没有规定档案室的开放这项服务，做与不做完全由机关自行决定。我国《档案法》仅规定档案室的职责是保管本单位的档案，并对所属机构进行监督和指导。而公开现行文件和半现行文件是目前政府信息公开的主要内容。档案室是机关信息资源集中的地方，在保障公众知情权的工作中发挥着重要作用，要求越来越多的开放服务。
我国《档案法实施办法》中第二十条规定：各级国家档案馆保管的档案自形成之日起要满30年才可向社会开放。而经济、科学、技术等类档案则可以随时向社会开放。这条规定中有两点值得思考。第一点是开放的范围，因为像经济、科学、技术、文化这类档案无法给出概念解释，也就难以确定其范围，进而使得随时开放的规定难以实施。第二点是信息时效性问题，“档案形成30年向社会开放”，现行文件、半现行文件也是一种信息，有其时效性，30年时间太长，其最佳利用时间已被错过。馆藏档案利用时效与利用需求时间之间不相适应。
1.3 对档案学理论的挑战
我国传统观念认为：在档案室和文件中心的文件只对形成者有利用价值，对社会的作用为零。但实践说明：有些现行、半现行文件与人民利益密切相关，这些文件的社会价值非常大。据调查，现行文件利用率在其形成后的5年内最高，并逐年递减。现行、半现行文件的社会开放工作是顺应公众需求的，档案部门应配合政府信息公开工作的进行，围绕政府信息公开工作开拓创新，提升业务水平。
1.4 对档案基础业务的挑战
政府信息公开势必要加强档案信息资源的开发利用，档案基础业务工作面临挑战。目前我国档案管理部门的服务意识不强，对档案信息资源的开发利用还处于起步阶段，一是因为服务意识不强，二是因为提供深层数据查询的能力不足。
档案工作数据库建设在档案信息资源建设中处于核心地位，是落实资源共享的基础。目前，我国图书馆行业数据库建设日趋完善，受到大众的欢迎。而刚刚起步的档案部门的数据库建设，还存在各种问题。档案信息资源的开发利用还不能满足社会需求，且档案信息资源共享度低，资源利用不充分。
1.5 对业务人员素质的挑战
档案部门的业务人员应加强对知情权与隐私权方面法律法规知识的学习，认清公开的范围与保密的必要性，保护公民神圣的隐私权。同时应加强对自身职业道德的认识，业务人员由于身份特殊，有时会轻而易举地获得服务对象的隐私信息。因此要强调档案工作人员职业道德建设，强化对隐私权的认识，用法律约束工作人员的行为，明确侵害隐私权时工作人员及档案机构应承担的法律责任。
2 档案管理部门的对策
面对政府信息公开的挑战，档案管理部门应更新观念，突破传统，积极应对，实现思想与工作的飞跃。
2.1 树立服务意识
人民不仅是国家的主人，更是政府和政府信息的主人。在信息公开的过程中，任何政府机关或个人都没有任何资本去牟利。档案管理部门拥有的档案资料均是公共信息，是政府机关使用人民缴纳的税款在行政管理过程中生成、获得和保管的信息。
政府部门在信息公开中不可赢利，但可根据信息获得、保管的成本，向使用者收取合理的成本费。
2.2 树立保密是特例、公开是惯例的思想
明确公民查阅、获得信息是依法行使知情权，而拥有或保存政府管理信息的档案管理部门作为公开的义务人，应履行公开政府信息的法定义务，不得在态度上怠慢，在时间上任意拖延。建议专门建立情报中心或公务文件公开中心，专职提供档案，以及负责其他政府信息的公开工作。
主要参考文献
[1]吴增仁，马秋影.政府信息公开对档案工作的挑战及档案管理部门的对策[J].北京档案，2004（4）.