办公自动化环境下医院档案管理分析
2022-06-08
摘 要：在医院日常经营过程中，医院档案管理工作具有重要作用，医院将来能否获得良好的发展在很大程度上受到管理水平高低的影响。由于科技技术水平不断提高，也促进了办公自动化在各个领域的应用和发展。信息自动化在医院管理体系中逐渐健全和发展，因此也为将来医院档案管理工作进一步发展提供了动力。笔者针对当前环境下，医院档案管理的重要性和作用进行阐述，并针对如何实施医院办公自动化档案管理进行论述。
关键词：办公自动化；医院档案管理；策略
作为医院管理工作中重要的一部分，医院档案管理记录工作为医院基础和设施正常运转、医院的科学研究和医疗技术进步奠定重要基础，并且极大促进医疗事业的进步和发展。由于新知识经济时代的飞速发展，自动化、现代化成为档案管理工作新的发展特征，开始逐渐更新工作思想和理念，传统人工操作的方式已经不适应当前办公自动化的发展需求。在科技的发展和带动下逐渐产生的办公自动化是一项系统工程，这一科技成果是建立在计算机和网络的基础之上的，以办公人员和业务为主体逐渐形成的人机信息系统。在医院档案管理中广泛应用办公自动化，能实现高效的档案管理工作，还能促进档案管理的巨大发展和飞跃。
1 办公自动化环境下医院档案管理的必要性
在信息和办公室工作中，运用计算机网络和计算机等技术设备，以完成良好地输送、接收和存储信息的过程，促进信息快速自动流动，保证提供真实、可靠和稳定的信息即为办公自动化。这一方式克服了传统手工归档管理模式的不足，实现高效的医院档案管理工作，保证稳定完整地实施医院档案管理。由于不断推进改革医药卫生体制，促进医疗卫生工作的进步，逐渐产生了巨大数量的医院档案，并且覆盖领域更宽，亟待进一步促进医院档案办公室自动化管理。
1.1 档案管理工作及时有效
因为医院不同部门的职能存在差异，包括科研、人事、病例、声像、文书、实物和专题等各个方面的档案，涉及治疗、教学、财务、基础设施等对医院正常运转直观重要的一系列环节。在医院应用办公自动化系统对不同部门之间职能、工作程序及工作人员等方面具有至关重要的影响，这种方式能克服传统人工操作的障碍，科学、有效、合理地开展档案管理工作，对检索和使用信息产生极大便利。
1.2 档案管理更安全
由于受到外部环境的影响可能会损坏传统纸质档案，难以完整保存纸质档案，占用空间较大并且还可能产生丢失的风险。而相比纸质档案，电子档案的优势就在于易于读取，具有较长使用寿命，结合需要的不同选择的载体也不同，办公自动化电子档案能够利用网络不受时间和地点的限制能自由传输，存储空间比较少，丢失的可能性也大大减少。
1.3 实现信息共享
医院综合档案室长期形成了多部门管理和分散档案的现象，难以完整保存和使用档案。在办公自动化条件下能发挥计算机的优势，实现科学化、标准化和规范化管理档案，高效、快速、便捷地查询所需要的档案信息，摆脱空间束缚；利用网络能够实现其他部门的工作动态和档案管理信息动态。办公自动化系统能够对文件进行严格归档，规范使用步骤和审批权限，维护信息的保密性。
2 办公自动化环境下医院档案管理策略
2.1 转变传统的工作方式
办公自动化条件下的文件具有独立性。自动化档案管理不同于传统归档工作，它的最小单位是文件，对其进行处理之后直接归档，而传统档案工作全部由个人或者部门承担，所以，电子化档案的归档工作涉及的不仅是一个部门作为主体，而必须借助档案部门和信息技术部门的帮助，一起归档所有文件，二者缺一不可。此外，在建立自动化办公系统初期，就必须在设计阶段实施管理，同时必须前端控制也要运用系统功能。
2.2 开展标准化管理
医院档案管理的业务流程和工作内容主要包括收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等。必须科学有效建立各项档案标准，严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行。同时，要必须以医院档案的现状为基础，实施标准化管理，严格控制和管理好归档材料手续、表述和观点等，保证归档和存储有价值的档案信息资源。医院档案管理制度必须随时进行调整，明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制，规范管理好档案的各项工作。
2.3 有效利用档案管理资源
医院档案管理部门主动性不够，必须积极转变工作态度，实施档案信息服务，为病患提供便捷、高质量的服务。第一，要充分使用档案资源，参与院庆、学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等。第二，要将档案信息资源充分挖掘出来，对医疗信息、文件和专题进行整理和汇编，针对不同的视角挖掘医院档案信息资源，为医院领导和工作人员在教学、科研和管理等方面的工作上奠定基础。第三，对医院档案服务理念进行更新，针对不同视角和层面展开调研，全面搜集档案信息需求，按照一定的方向和标准，找出具有价值和意义的信息，以便服务质量的提高。
2.4 建立专业档案管理队伍
由于医疗卫生事业不断发展，产生了很多的内容和领域，医院档案数量也逐渐增加，内容和形式得到丰富，增加了管理方法的难度，因此亟待增强档案工作人员的素养。一方面，必须严格管理档案法规、档案管理、信息管理等相关专业知识的技能培训，积极举办医院档案科学研究和管理经验交流活动。为了培养高素质的专业档案管理人员，必须进行人才培养计划，提供晋升机会。另一方面，扎实学习专业理论知识、信息知识和计算机技术知识，有助于促进档案信息化管理。
2.5 加强网络安全建设
作为计算机系统的网络系统包含硬件、软件、技术设施和存储的数据材料等各个部分，其优势在于安全、可靠、高效、经济等。网络安全必须保证不能破坏、更改和泄露网络系统中的所有部门，维护系统正常运行，保证网络服务的连续性。利用防火墙、数据加密、攻击检测和数据恢复等技术能够实现和保证网络安全。患者能否安全顺利完成诊疗和康复受，医患双方合法利益是否得到保障，受到医院病案信息的重要影响。在办公自动化要求下，医院亟待执行上述措施有效保证医院内部网络和工作平台数据的安全。
3 结语
总之，在现代科技发展的环境下，必须将现代技术积极运用在医院的档案管理工作中。现如今，计算机已经在各行各业得到良好运用和发展，人们对将计算机技术和媒体技术运用在办公自动化中给予更多重视。使医院档案管理实现办公自动化，一方面能够帮助档案提高规范化管理水平，另一方面能实现高效管理和使用档案。所以，医院在面对将来的档案管理时，必须对档案管理的作用给予高度重视，找出医院档案管理工作的不足，归纳和概括相关经验，不断对策略进行调整，将医院资源充分利用起来，使医院管理能力提高。
参考文献
[1]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014，03：420+423.
[2]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘，2015，78：178+174.
关键词：办公自动化；医院档案管理；策略
作为医院管理工作中重要的一部分，医院档案管理记录工作为医院基础和设施正常运转、医院的科学研究和医疗技术进步奠定重要基础，并且极大促进医疗事业的进步和发展。由于新知识经济时代的飞速发展，自动化、现代化成为档案管理工作新的发展特征，开始逐渐更新工作思想和理念，传统人工操作的方式已经不适应当前办公自动化的发展需求。在科技的发展和带动下逐渐产生的办公自动化是一项系统工程，这一科技成果是建立在计算机和网络的基础之上的，以办公人员和业务为主体逐渐形成的人机信息系统。在医院档案管理中广泛应用办公自动化，能实现高效的档案管理工作，还能促进档案管理的巨大发展和飞跃。
1 办公自动化环境下医院档案管理的必要性
在信息和办公室工作中，运用计算机网络和计算机等技术设备，以完成良好地输送、接收和存储信息的过程，促进信息快速自动流动，保证提供真实、可靠和稳定的信息即为办公自动化。这一方式克服了传统手工归档管理模式的不足，实现高效的医院档案管理工作，保证稳定完整地实施医院档案管理。由于不断推进改革医药卫生体制，促进医疗卫生工作的进步，逐渐产生了巨大数量的医院档案，并且覆盖领域更宽，亟待进一步促进医院档案办公室自动化管理。
1.1 档案管理工作及时有效
因为医院不同部门的职能存在差异，包括科研、人事、病例、声像、文书、实物和专题等各个方面的档案，涉及治疗、教学、财务、基础设施等对医院正常运转直观重要的一系列环节。在医院应用办公自动化系统对不同部门之间职能、工作程序及工作人员等方面具有至关重要的影响，这种方式能克服传统人工操作的障碍，科学、有效、合理地开展档案管理工作，对检索和使用信息产生极大便利。
1.2 档案管理更安全
由于受到外部环境的影响可能会损坏传统纸质档案，难以完整保存纸质档案，占用空间较大并且还可能产生丢失的风险。而相比纸质档案，电子档案的优势就在于易于读取，具有较长使用寿命，结合需要的不同选择的载体也不同，办公自动化电子档案能够利用网络不受时间和地点的限制能自由传输，存储空间比较少，丢失的可能性也大大减少。
1.3 实现信息共享
医院综合档案室长期形成了多部门管理和分散档案的现象，难以完整保存和使用档案。在办公自动化条件下能发挥计算机的优势，实现科学化、标准化和规范化管理档案，高效、快速、便捷地查询所需要的档案信息，摆脱空间束缚；利用网络能够实现其他部门的工作动态和档案管理信息动态。办公自动化系统能够对文件进行严格归档，规范使用步骤和审批权限，维护信息的保密性。
2 办公自动化环境下医院档案管理策略
2.1 转变传统的工作方式
办公自动化条件下的文件具有独立性。自动化档案管理不同于传统归档工作，它的最小单位是文件，对其进行处理之后直接归档，而传统档案工作全部由个人或者部门承担，所以，电子化档案的归档工作涉及的不仅是一个部门作为主体，而必须借助档案部门和信息技术部门的帮助，一起归档所有文件，二者缺一不可。此外，在建立自动化办公系统初期，就必须在设计阶段实施管理，同时必须前端控制也要运用系统功能。
2.2 开展标准化管理
医院档案管理的业务流程和工作内容主要包括收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等。必须科学有效建立各项档案标准，严格按照国家、档案部门出台的有关规定和标准执行。同时，要必须以医院档案的现状为基础，实施标准化管理，严格控制和管理好归档材料手续、表述和观点等，保证归档和存储有价值的档案信息资源。医院档案管理制度必须随时进行调整，明确档案工作人员的职责范围和岗位责任制，规范管理好档案的各项工作。
2.3 有效利用档案管理资源
医院档案管理部门主动性不够，必须积极转变工作态度，实施档案信息服务，为病患提供便捷、高质量的服务。第一，要充分使用档案资源，参与院庆、学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等。第二，要将档案信息资源充分挖掘出来，对医疗信息、文件和专题进行整理和汇编，针对不同的视角挖掘医院档案信息资源，为医院领导和工作人员在教学、科研和管理等方面的工作上奠定基础。第三，对医院档案服务理念进行更新，针对不同视角和层面展开调研，全面搜集档案信息需求，按照一定的方向和标准，找出具有价值和意义的信息，以便服务质量的提高。
2.4 建立专业档案管理队伍
由于医疗卫生事业不断发展，产生了很多的内容和领域，医院档案数量也逐渐增加，内容和形式得到丰富，增加了管理方法的难度，因此亟待增强档案工作人员的素养。一方面，必须严格管理档案法规、档案管理、信息管理等相关专业知识的技能培训，积极举办医院档案科学研究和管理经验交流活动。为了培养高素质的专业档案管理人员，必须进行人才培养计划，提供晋升机会。另一方面，扎实学习专业理论知识、信息知识和计算机技术知识，有助于促进档案信息化管理。
2.5 加强网络安全建设
作为计算机系统的网络系统包含硬件、软件、技术设施和存储的数据材料等各个部分，其优势在于安全、可靠、高效、经济等。网络安全必须保证不能破坏、更改和泄露网络系统中的所有部门，维护系统正常运行，保证网络服务的连续性。利用防火墙、数据加密、攻击检测和数据恢复等技术能够实现和保证网络安全。患者能否安全顺利完成诊疗和康复受，医患双方合法利益是否得到保障，受到医院病案信息的重要影响。在办公自动化要求下，医院亟待执行上述措施有效保证医院内部网络和工作平台数据的安全。
3 结语
总之，在现代科技发展的环境下，必须将现代技术积极运用在医院的档案管理工作中。现如今，计算机已经在各行各业得到良好运用和发展，人们对将计算机技术和媒体技术运用在办公自动化中给予更多重视。使医院档案管理实现办公自动化，一方面能够帮助档案提高规范化管理水平，另一方面能实现高效管理和使用档案。所以，医院在面对将来的档案管理时，必须对档案管理的作用给予高度重视，找出医院档案管理工作的不足，归纳和概括相关经验，不断对策略进行调整，将医院资源充分利用起来，使医院管理能力提高。
参考文献
[1]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014，03：420+423.
[2]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘，2015，78：178+174.