事业单位档案管理工作优化探讨
2022-06-08
摘 要：事业单位的档案是事业单位发展历史的反映，能够为事业单位的未来发展提供科学的依据。事业单位的档案管理工作对于档案管理以及事业单位的发展都有着极为重要的作用和意义。在档案管理工作中需要科学合理的处理相关问题，优化管理工作的途径，促进事业单位各项工作的顺利开展。本文就事业单位档案管理工作的优化措施进行分析和研究。
关键词：事业单位；档案管理工作；优化措施
档案管理就是收集、整理、保管档案信息，进而开展服务活动的总称，档案管理工作比较复杂，需要对档案进行收集、整理、保管、编制、检索、统计等。当前社会经济不断发展，事业单位的改革也不断深入，事业单位的档案管理信息和内容也逐渐增多，科学的档案管理能够使人们更加直观的查阅档案信息，促进工作效率的提升。但是目前事业单位档案管理工作中还存在着一定的问题，需要采取有效地措施加以优化和改进。
1 事业单位档案管理工作的现状
事业单位中缺乏科学完善的档案管理体系，档案管理制度不够规范，事业单位的档案管理人员在进行工作时无据可循，档案资料的收集范围不够明确，归档工作不能按照规定进行，保存管理等杂乱无章[1]，严重影响档案管理的效率以及效果。有些事业单位即使有档案管理制度，但是在实际工作中没有有效落实，存在着很大的随意性，执行力度不够，档案管理制度的权威性不强。
近年来，计算机网络技术不断发展与普及，计算机网络技术的应用提高了人们的信息处理效率，已经被广泛的应用到社会生产生活中。但是对于事业单位来讲，计算机网络技术没有被科学合理的应用到档案管理工作中，档案管理依旧是人工操作，错误率比较高。同时，事业单位档案管理的工作地点也比较简陋，档案室建设陈旧落后，办公环境差，缺少档案管理的保护措施，对于档案的收集、整理、保管等工作是极为不利的。
档案管理人员的素质能力是影响档案管理效果的重要因素，但是很多事业单位对于档案工作的专业性关注程度不足，档案管理工作中，工作人员的专业性不强，一些工作人员甚至没有接受到专业的教育培训，对于档案管理的知识了解不多。工作中存在着消极散漫，应付了事的现象，档案管理的效率大为降低。同时档案管理工作队伍的稳定性不强，人员变动比较频繁，使得当管理稳定性也受到极大的影响。
2 事业单位档案管理工作优化措施
1、提高认识，健全档案管理体系
事业单位的档案管理工作要实现高效、科学的发展就需要有完善的档案管理制度，这是事业单位档案管理工作开展的前提和基础。将档案工作列入到领导议事日程和单位发展规划、计划管理及科技、教学管理中。档案工作明确以一位单位的领导分管，及时解决档案工作中的问题。建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构，是直属的独立职能部门。单位各种载体的档案进行统一的管理，档案管理机构需要发挥自己的监督指导作用，形成单位档案管理网络。文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序并作为考核干部工作实绩的内容之一。文件形成单位实行予立卷制度。制定文件材料的归档范围。建立档案的接收整理、修改补充、保管、 借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。[2]
2、使用现代化的档案管理方式
当前科学技术快速发展，档案管理工作的开展也需要积极使用现代化的信息技术，促进事业单位档案管理工作效率的提升。现阶段已经有很多事业单位对现代化、信息化的档案管理方式提高了重视程度，并在积极的创建信息化的档案管理模式。将计算机技术应用到事业单位的档案管理工作中，实现现代化的发展。档案管理工作的信息化管理，就是要实现人工到计算机操作的转变，提高管理效率的提升。配备复印设备，使用计算机管理档案，进行检索、统计、数据对比分析等工作，采用缩微复制技术管理或保管档案。积极开展多种形式的档案信息咨询服务。积极开展档案的宣传工作，配合单位中心工作举办展览陈列等。
3、努力促进档案管理人员水平的提升
档案管理人员是档案管理工作的主体，档案管理人员的素质能力对于事业单位档案管理的效果有着极为重要的影响。根据档案管理工作实际需要，配备档案专职人员，具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的50%以上；其中至少有一名为档案专业毕业。具有中级专业技术职务的人员占30%以上，其中至少有一名为高级专业技术职务；受过档案专业培训的人员达到90%以上。档案管理人员在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。档案人员做到热情主动、及时提供档案信息变被动为主动服务。
4、优化事业单位档案室的建立
事业单位需要对档案管理室进行优化建设，有适应工作需要的档案专用库房办公室和阅览室，保证档案管理室的干净、整洁，有符合标准的档案装具和必要的设备，做好防火防盗工作。给水、排水以及雨水管不应该从档案室穿越，档案室内不能设置消防栓。档案室应避免日光的直射，使用人工照明时需要选择防爆灯，避免长时间用电发生火灾。同时，还需要保证档案室内的温度、湿度以及通风。档案库房的温度应该控制在14℃-24℃，湿度在45%-60%[3]，并安装湿度测量仪器，随时掌握湿度变化，并进行调节。结束语：
档案管理工作是事业单位管理工作中十分重要的组成部分，对于事业单位的未来发展有着极为重要的借鉴意义。事业单位需要提高对档案管理工作的重视程度，完善档案管理制度体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。
参考文献
[1]韩馨叶.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].产业与科技论坛，2013，09：217-218.
[2]麦燕红.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].黑河学刊，2011，10：163+165.
[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012，13：116+119.
关键词：事业单位；档案管理工作；优化措施
档案管理就是收集、整理、保管档案信息，进而开展服务活动的总称，档案管理工作比较复杂，需要对档案进行收集、整理、保管、编制、检索、统计等。当前社会经济不断发展，事业单位的改革也不断深入，事业单位的档案管理信息和内容也逐渐增多，科学的档案管理能够使人们更加直观的查阅档案信息，促进工作效率的提升。但是目前事业单位档案管理工作中还存在着一定的问题，需要采取有效地措施加以优化和改进。
1 事业单位档案管理工作的现状
事业单位中缺乏科学完善的档案管理体系，档案管理制度不够规范，事业单位的档案管理人员在进行工作时无据可循，档案资料的收集范围不够明确，归档工作不能按照规定进行，保存管理等杂乱无章[1]，严重影响档案管理的效率以及效果。有些事业单位即使有档案管理制度，但是在实际工作中没有有效落实，存在着很大的随意性，执行力度不够，档案管理制度的权威性不强。
近年来，计算机网络技术不断发展与普及，计算机网络技术的应用提高了人们的信息处理效率，已经被广泛的应用到社会生产生活中。但是对于事业单位来讲，计算机网络技术没有被科学合理的应用到档案管理工作中，档案管理依旧是人工操作，错误率比较高。同时，事业单位档案管理的工作地点也比较简陋，档案室建设陈旧落后，办公环境差，缺少档案管理的保护措施，对于档案的收集、整理、保管等工作是极为不利的。
档案管理人员的素质能力是影响档案管理效果的重要因素，但是很多事业单位对于档案工作的专业性关注程度不足，档案管理工作中，工作人员的专业性不强，一些工作人员甚至没有接受到专业的教育培训，对于档案管理的知识了解不多。工作中存在着消极散漫，应付了事的现象，档案管理的效率大为降低。同时档案管理工作队伍的稳定性不强，人员变动比较频繁，使得当管理稳定性也受到极大的影响。
2 事业单位档案管理工作优化措施
1、提高认识，健全档案管理体系
事业单位的档案管理工作要实现高效、科学的发展就需要有完善的档案管理制度，这是事业单位档案管理工作开展的前提和基础。将档案工作列入到领导议事日程和单位发展规划、计划管理及科技、教学管理中。档案工作明确以一位单位的领导分管，及时解决档案工作中的问题。建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构，是直属的独立职能部门。单位各种载体的档案进行统一的管理，档案管理机构需要发挥自己的监督指导作用，形成单位档案管理网络。文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序并作为考核干部工作实绩的内容之一。文件形成单位实行予立卷制度。制定文件材料的归档范围。建立档案的接收整理、修改补充、保管、 借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。[2]
2、使用现代化的档案管理方式
当前科学技术快速发展，档案管理工作的开展也需要积极使用现代化的信息技术，促进事业单位档案管理工作效率的提升。现阶段已经有很多事业单位对现代化、信息化的档案管理方式提高了重视程度，并在积极的创建信息化的档案管理模式。将计算机技术应用到事业单位的档案管理工作中，实现现代化的发展。档案管理工作的信息化管理，就是要实现人工到计算机操作的转变，提高管理效率的提升。配备复印设备，使用计算机管理档案，进行检索、统计、数据对比分析等工作，采用缩微复制技术管理或保管档案。积极开展多种形式的档案信息咨询服务。积极开展档案的宣传工作，配合单位中心工作举办展览陈列等。
3、努力促进档案管理人员水平的提升
档案管理人员是档案管理工作的主体，档案管理人员的素质能力对于事业单位档案管理的效果有着极为重要的影响。根据档案管理工作实际需要，配备档案专职人员，具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的50%以上；其中至少有一名为档案专业毕业。具有中级专业技术职务的人员占30%以上，其中至少有一名为高级专业技术职务；受过档案专业培训的人员达到90%以上。档案管理人员在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。档案人员做到热情主动、及时提供档案信息变被动为主动服务。
4、优化事业单位档案室的建立
事业单位需要对档案管理室进行优化建设，有适应工作需要的档案专用库房办公室和阅览室，保证档案管理室的干净、整洁，有符合标准的档案装具和必要的设备，做好防火防盗工作。给水、排水以及雨水管不应该从档案室穿越，档案室内不能设置消防栓。档案室应避免日光的直射，使用人工照明时需要选择防爆灯，避免长时间用电发生火灾。同时，还需要保证档案室内的温度、湿度以及通风。档案库房的温度应该控制在14℃-24℃，湿度在45%-60%[3]，并安装湿度测量仪器，随时掌握湿度变化，并进行调节。结束语：
档案管理工作是事业单位管理工作中十分重要的组成部分，对于事业单位的未来发展有着极为重要的借鉴意义。事业单位需要提高对档案管理工作的重视程度，完善档案管理制度体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。
参考文献
[1]韩馨叶.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].产业与科技论坛，2013，09：217-218.
[2]麦燕红.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].黑河学刊，2011，10：163+165.
[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012，13：116+119.