谈固定资产投资项目档案管理普遍存在的问题及措施

王雪莲

青岛北海船舶重工有限责任公司山东青岛266520

摘要：随着社会主义市场经济的日益发展，国家企业固定资产投资项目越来越多，随之项目档案也日益增多，各个企业也开始重视项目档案。但项目档案管理是一项系统复杂的工作，笔者结合北船重工的具体情况简单地谈了固定资产投资项目档案管理过程中普遍存在的几个问题，并提出了几点建议。

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关键词 ：档案管理，投资项目，解决措施

0 引言

随着中国经济的日益发展，国家和企业也越来越重视固定资产的管理，社会的档案意识也有所提高。“十五”期间，集团公司固定资产投资项目较多，将产生大量的固定资产投资项目档案。为了防止企业资源的流失，为了加强项目档案资料的归档整理工作，规范集团公司固定资产投资项目竣工档案的编制、验收工作，中国船舶重工集团公司下发了《关于印发〈中船重工集团公司固定资产投资项目竣工文件编制及档案整理规范〉》。

1 加强项目档案管理工作

加强项目档案管理工作，不仅反映了企业发展的历史过程，而且为项目完成后的投入生产、扩建、改造等提供了原始资料，对企业是绝对有好处的。笔者结合北船重工的固定资产投资项目档案管理现状谈谈固定资产投资项目档案管理过程中存在的以下四个问题。

1.1 档案意识薄弱，轻视项目档案资料管理

档案意识薄弱，轻视项目档案资料管理是思想上的问题，也是比较重要的问题。许多建设单位根本不重视项目档案资料的收集积累，特别是在施工过程中，施工单位都在赶工期，建设单位也只想着项目的进度，好投入使用，忽视了档案资料的收集和整理，没有按照本行业、本系统的规定收集相应的资料，或者是没有做到收集完整，导致重要的档案资料缺失。等到建设工程完工要办理竣工验收时，才想到工程档案必须要通过验收。为了应付竣工验收，建设单位才开始投入大量的人力物力来补充档案资料，导致很多档案资料缺失，影响档案今后的利用和质量。我们企业搬迁，开工了大批的建设项目，项目完成后建设部门归档的固定资产投资项目档案中就有很多缺页，模糊不清的，根本不能达到档案制作的标准。

1.2 项目档案的系统性不行，保证不了原始性和完整性

项目档案管理是一个动态的过程，从项目的立项、设计到施工、监理、验收、档案资料一直处于使用中的状态，直至项目验收以后，才能相对稳定。有的一些特种设备还需要定期检验。投资项目是由多个行业的队伍参加施工监理，这些施工队伍对档案工作的相关法规不是很了解，有的甚至从来没有接触过。他们大多数不知道这些项目档案的归档范围，不重视投资项目文件材料的管理工作，导致项目档案的完整、准确、系统都得不到保证，影响了项目档案工作质量。归档的时候还不完整，有的缺了开工报告，有的缺了合同，给我们整理项目档案增添了麻烦。

1.3 规章制度不完善

北船重工管理项目档案，主要是根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、中国船舶重工集团公司《建设工程档案资料管理规定》、《中船重工集团公司固定资产投资项目竣工文件编制及档案整理规范》这些规范。毕竟公司有自己的特点，有着它的具体情况，还是需要制定符合本公司的规章制度。

1.4 保管条件不具备

档案是不可再生的信息，必须要保证档案的实体安全和信息安全，这就需要具备一定的保管条件，档案库房达到八防的要求，库房与借阅室分离。企业需要给档案提供良好的保管条件。北船重工还正处于新厂建设的过程当中，很多厂房、办公楼还正在建设中，所以库房比较紧张，没有专门的项目档案库房，一些工作环境还不具备整理、保管项目档案条件，因此利用起来也不是很方便。

2 加强企业项目档案管理的措施

企业项目档案管理水平，主要是靠各项基础工作的实绩来体现，只要把基础工作做好了，企业档案管理的水平就容易得到提高，这两者的关系是辩证的、互相影响的。加强企业项目档案管理，必须从基础工作做起。笔者认为做好企业项目应从以下几个方面加强档案管理工作。

2.1 要加强企业领导和全民的档案意识

首先，企业里领导对档案管理的重视程度，是影响档案管理的重要因素。只有领导有较强的档案意识，重视档案工作，给档案工作人员增加了积极性，才能把档案工作纳入日常管理和制度考核中，保证了档案工作顺利开展。如果领导没有档案意识，看不到档案工作的重要性，那档案工作很难正常进行。其次，就是全民的档案意识，特别是基层档案工作人员的档案意识，全民有了档案意识，才能确保有用的档案资料的及时归档，档案工作才能顺利有效地进行。

2.2 加强项目档案的收集积累

项目档案管理本身就是一个动态的过程，档案记录了项目的全过程。项目一旦出现了问题或者需要维修，这些档案资料就是最有力的凭证。在项目开工之前，应该将有关计划通知档案部门，让档案部门来指导建设部门收集项目档案资料，让档案工作提前介入，明确项目资料哪些需要归档，哪些只需短期保存，哪些可以作为参考资料，让档案工作与工程建设同时进行，保证资料收集的齐全准确。

在项目建设过程中，制定明确的工作程序，从档案的收集、整理、保管、移交到有效利用，这需要档案部门、建设部门和施工部门的互相配合，既能保证项目工作的进度，又能符合档案管理的要求。

在项目完工后，施工部门应将收集的项目档案资料，按照档案整理规范整理项目资料，之后向档案部门移交，确保归档后的档案资料完整、准确。档案部门应及时提供指导帮助，加强与施工单位、建设单位的联系，共同努力做好项目档案工作。

2.3 加强全过程管理工作

档案工作人员和技术人员要全程跟进投资项目建设的全过程。最主要的是把项目档案的收集整理工作列入合同的有关条款，运用合同条款和档案管理的有关规章制度来提高项目档案的编制质量。项目建设单位的领导要重视和支持档案工作，在与施工部门、设计部门、监理单位分别签订施工合同、设计合同、监理合同时写入合同里，将档案工作与经济效益相挂钩，以确保项目竣工档案资料的质量，这样就能使工程技术管理人员重视档案工作，并落实责任制，提高他们编制档案的责任心。

项目的设计单位要按照建设部门的合同、协议规定，按照项目档案资料的整理规范，编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件，向建设部门提交完整、准确的归档文件，并经系统整理后的项目文件材料及图纸。

2.4 要提高档案人员的业务素质，并保证其工作的相对稳定性企业还应配备相应的档案管理工作人员，培养他们的专业技能，提高他们的业务素质，并保持档案队伍的相对稳定性。档案管理一般是企业中薪酬相对比较低的岗位，这就造成了档案人员工作不积极主动，比起其他岗位更容易流失人才。如果企业不为档案工作提供更多更好的便利条件，档案工作人员也不能安心工作。此外，企业还应该积极参加国家和行业举办的业务培训、技能培训等，让档案管理人员了解项目档案形成规律，让档案人员参加工程项目竣工验收，参加设备开箱验收，使档案人员在文件材料形成之初就能把握文件的来龙去脉，明确项目档案资料有哪些内容，知道项目档案资料地归档范围，提高档案人员的专业技能和业务素质，让他们能更好地为企业地档案管理工作。这样才能不断提高企业地档案管理水平。

2.5 完善档案管理的规章制度

规章制度是规范档案管理的保障。有了完善的档案管理制度，档案工作就有依可循，有章可考。为了全面规范企业档案工作，提高现代企业管理水平，企业档案管理部门必须要立足于基础建设，按照国家及行业规范标准的要求，制定符合本企业具体情况的规章制度，抓好项目档案资料的形成、整理、保管、归档、统计和开发利用，力求在企业内部做到分类统一、编号统一、档案装具统一和工作质量标准上的统一。主要是制定项目档案的归档制度，项目档案的整理规范，项目档案的查借阅制度，档案库房保管制度等等。

2.6 要抓好企业档案的提供利用和开发

利用是档案管理的最终目的。为企业在生产经营、销售以及在解决企业问题中提供档案资源利用服务，是企业项目档案管理的重要环节，也是档案管理工作的基本出发点和根本目的。为了便于档案资源的开发利用，在企业档案的基础管理工作中，应编制出多种途径的检索工具，做好档案资料汇编工作，不断提高档案的检索效率。

现在是信息化时代，要利用档案管理软件管理档案资料，这样会更方便快捷。它可以把档案信息作为依据、凭证或参考材料直接用于生产、科研、管理等实际工作之中，以完成既定任务创造经济效益，同时为企业的经营生产决策提供可靠的依据和参考。

项目档案管理是企业管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进项目管理工作，缩短交工验收的期限，避免工作完成后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成项目档案的验收和移交工作。当然，优质的服务和工作顺利的开展，必须以优质的档案基础为前提。档案的有效利用才是最终的目的。所以，要扎实地做好企业地基础工作，促进档案水平尽快提高，充分发挥项目档案地效用，推动企业健康稳定发展。