会计档案的作用与管理

王 蕾

（赤峰学院 计财处，内蒙古 赤峰 024000）

摘 要：会计档案是国家档案全宗的重要组成部分.为经济管理，反腐、打击经济领域犯罪活动，为经济财政研究等提供原始数据、可靠史料.要依法管理会计档案，做好会计档案的收集、整理、鉴定、销毁等各项工作.

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关键词 ：会计档案；会计凭证；会计账簿；财务报告；作用；管理

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0175-02

会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、按规定应建账的民营企业和其他组织等，在会计经过努力工作会得出的会计核算材料，这些材料包括会计账簿、凭证和完整的财务报表，而这些核算材料都是用来得出工作单位财务情况的重要证明和资料，是构成我国档案全宗的必要成分.那么，会计档案管理的工作员工重要的责任就是做好会计档案的保存和管理，并尽可能的让档案适得其所.

1 会计档案的作用

会计档案具有形成的专业性、普遍性，内容和程序的严密性、连续性，所含成分的稳定性等特点，为经济管理提供数据，是反腐、打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具，是研究经济、财政的可靠史料.

1.1 会计档案为经济管理提供数据

会计档案是机关、单位经济活动的原始记录，是进行会计监督、分析、决策和制定计划等不可缺少的依据，也是经济研究不可缺少的资料.会计档案可为国民经济计划实行综合平衡，反映和考核国民经济各部门有关计划和预算执行情况，提供重要的数据和信息.企业、事业单位和机关等利用会计档案进行会计分析，对反映经济活动和财政收支的各项经济指标进行基本的数量分析，从中找出差距或发现问题，提出改进的建议、意见或措施.会计档案是编制国家和地方预算、编制单位预算和财务收支计划的重要依据，是经济管理、事业活动的重要参考资料.

1.2 会计档案是反腐、打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具

会计档案记录了经济业务，明确了经济责任，每项经济业务和财务收支都要由经办业务部门和有关人员办理凭证手续，对经济业务的合法性和真实性负责，以实行经济管理的责任制.通过会计凭证来查清楚公司财务情况是否符合我国的相关法律、法规和行业规定，是否有浪费以及腐败的违法犯罪行为，以严肃财经纪律，防止违法乱纪行为的发生.各单位在打击经济领域严重犯罪活动、反腐倡廉中，利用会计档案查出很多重要证据，发挥了重要的凭证作用.会计档案是保护国家财产安全的有力工具，是各项经济查证的可靠书面证明.

1.3 会计档案是研究经济、财政的可靠史料

利用系统全面的会计档案核算材料，通过对比分析，从经济角度反映企业、事业、机关单位和其他组织等的真实面貌.如会计档案的账簿，对全面了解各项财产、资金等增减变动情况，计算成本、费用、利润等及资金的保管、合理使用等均具有借鉴作用.通过对会计档案的长期保存，给公司提供足够的财务状况的素材和原始记录，让有关人员进行历史研究.

2 会计档案的管理

2.1 依法管理会计档案

《会计档案管理办法》是国家财政部和国家档案局联合颁发的重要会计档案管理制度，并要努力学习《会计法》、《档案法》等，不断提高法制观念与水平，在相关法律法规的框架下努力做好单位的会计档案的管理制度，保证这些档案能够完整无缺的保存好，方便相关人员查阅.

2.2 会计档案的收集

收集会计档案的第一步就是做好核算文件的存档，要遵循会计核算工作的规律，使会计档案齐全、完整、准确.

2.2.1 会计材料的归档范围

《会计档案管理办法》作了详细说明.材料的归档范围包含会计的凭证材料等：依据用处分为记账、汇总和原始凭证以及其他类别的凭证.是会计核算中最初形成的重要的核算材料.会计账簿类：分为总账，明细账（现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等），固定资产账，辅助账簿（备查账簿）等.会计账簿以会计凭证为依据，连续、系统、全面记录了经济业务.财务报告类：会计报表（月报、季报、年报），附表及相关的编制说明，文字补充材料等.其他核算材料：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，保管清册，销毁清册等.

2.2.2 归档的时间

在会计审计周期结束后（年终），当年制成的会计档案会需要有关机构保存一年，一年之后，由有关机构重新编制然后移交给单位专门部门保存.

2.2.3 电算化会计进行核算材料的存档

存档范围包括：保存在光盘等设备上的会计数据，以及纸质的会计数据统一存档，也就是说存档要“双轨制”.跟全部文档资料和会计软件程序.

2.3 会计档案的整理

会计相关文档的管理整理工作必须要符合会计相关行业要求，而且要符合相关管理的规律.由会计部门或会计人员负责整理.

2.3.1 会计凭证的卷宗

卷宗要求按时间分开（每月），每月的凭证，要求按照凭证上的编号按照时间序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，装订后进行密封处理，加盖经手人或财务专用章，按规定填写凭证封面.

2.3.2 会计账簿的组卷

区分会计年度，把不同名称种类的账簿分别组卷，各类账簿的扉页，归档前按要求逐项填写.订本式账，不拆除空白页，会计账簿的封面按要求粘上标签，并工整填写.活页的账簿，在会计审计周期结束后（年终），去掉白页，装订完整，然后盖上公章并由经手人签字.账簿封面工整填写，保存时限达二十五年的账簿还必须要在封底完整填写备考表.

2.3.3 财务报表的卷宗

卷宗要求年度分开保管，不同的时限要求分开保存.由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时要放在一起.卷宗必须写好目录，而永久保存的还必须写好备考表.会计报表的封皮必须有单位主管或部门负责人的签名，然后装订密封处加盖财务专用章.

2.3.4 会计档案的案卷题名

其结构由三部分组成：单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称.案卷题名的拟写要结构完整、文字简明.

2.3.5 会计档案的分类、排列、编号

机关、企事业单位以下两种分类方法比较常用：（1）会计年度—类别—保管期限.把所有的文件按照时间区分（年度），同一年的文件再按照文件类别分开，每个类别的文件再按照保管时限的长短顺序排列，时限长的放在前面，短的放在后面.一年的会计文件按要求排列好之后再统一编好编号，做出文件目录.这种分类方法适用于会计档案形成数量较多的单位.（2）类别—会计年度—保管期限.把全部会计档案按财务报告、会计账簿、会计凭证等类别分开，每个类别下面的文件再按照时间区分（年度），同一年的文件再按照保存时限长短按顺序排列，时限长的放在前面，短的放在后面.每类的文件必须按要求编写流水号，把每个类别的文件编写出各自的目录.这种分类方法适用于会计档案形成数量较少的单位.以上分类方法只能采用一种，不能频繁更换.

2.3.6 编制会计档案案卷目录

会计档案案卷目录是会计档案的基本检索工具.案卷目录的著录项目有：案卷号、类别、题名、起止年月、页数、保管期限、存放地点、备注.编制时要著录项目齐全，字迹清晰.案卷目录一式两套，会计机构保存一套，移交会计档案时随档案移交档案机构一套.

2.4 会计档案的鉴定、销毁

2.4.1 会计档案的鉴定

会计档案鉴定的标准是《会计档案保管期限表》，是财政部和国家档案局共同制定的.会计档案鉴定工作主要是：（1）会计机构在整理会计档案，进行会计核算专业材料组卷时，明确档案的保存时限.（2）针对到保存时限的文件，需要重新进行审查，明确是继续保存还是销毁.需要由相关部门提出建议，再同管理部门进行协调.

2.4.2 会计文件的销毁

按照我国有关法律规定（比如《会计档案管理办法》、《会计档案保管期限表》等），会计文件保存时间到期后需要对文件进行销毁时，要有保存部门提出建议，连同其他有关部门审查复合.

部分特殊会计档案：如涉及未结清债权债务的原始凭证；涉及产权及工资发放的原始凭证；处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证；项目建设期间的基建会计档案；涉及外事的原始凭证等，即使档案保管期限已满，也不得销毁.确需销毁的会计档案，编制会计档案销毁清册，认真填写，并单位负责人签署意见.档案部门和会计部门需要一同派出专门人员检查销毁工作，销毁文件前需要再次清点文件，工作完成后要在清册上面签字.

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参考文献：

〔1〕陈兆祦，沈正乐.现代档案工作实务.中国档案出版社,2001.

〔2〕财政部国家档案局.会计档案管理办法.1998-8-21.