文秘行政管理能力培养研究

张露萍

（南京晓庄学院，江苏 南京 211171）

摘 要：在现代企业发展中，文秘岗位得到了越来越多企业的重视，这是由于文秘岗位不仅关系到企业的日常办公效率，而且还起到了很好的推动部门之间衔接与联系的作用。但是，很多企业只是将文秘岗位作为一种文职工作对待，而没有很好地发挥出文秘的行政管理作用。之所以出现这种现状，一方面是由于文秘工作人员行政管理能力偏低的问题所致，另一方面则是由于企业在文秘行政管理能力的培养方面力度不够所致。只有科学合理地对文秘行政管理能力进行培养，才能够更好地发挥出文秘的重要作用。

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关键词 ：文秘；行政管理能力；培养

中图分类号：C931.48；G712 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2015）02-0108-03

文秘岗位作为企业众多岗位中的一种，其发挥的作用非常大，在起到上传下达作用的同时，还能够很好地加快企业的制度化、规划化的发展进程，帮助企业提高管理水平。如何培养文秘行政管理能力，则是当前企业需要重点关注的问题，只有科学合理地对文秘行政管理能力进行培养，才能够更好地发挥出文秘的重要作用。

一、文秘的定义及特点

文秘在现代社会中有着多种指代，作为职业，文秘是指从事文书与秘书事务职责的工作岗位；作为具体的工作人员，文秘是指专业从事文字书写与日常事务接待的文职工作人员。在不同的情况下，文秘的指代有所不同，既可以指代文秘岗位，也可以指代文秘工作人员。本文所研究的文秘主要指文秘工作人员，也就是从事文书与日常事务接待的文职工作人员。

文秘的特点有着诸多的表现，其特点主要有：一是职业性。文秘体现出了很强的职业性特点，尤其是非常专业的文书与秘书职业性，这是文秘的特点之一。二是能力要求的多样性。文秘不仅要求具备书写能力，而且还需要具备良好的口语表达能力、交际能力等，体现出了文秘能力要求的多样性特点。三是公共性。文秘开展的工作多从企业的整体角度开展，包括公关工作、企业各部门之间的协调工作、企业对外事务的处理、日常接待等，这些工作都具有很强的公共色彩，体现出了文秘公共性的特点。

二、文秘行政管理能力培养的作用

（一）有助于提高文秘的工作效率

通过文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘掌握良好的行政管理技巧，文秘人员可以将这些行政管理技巧运用到日常的工作当中，从而提高工作效率。相比一般的工作人员而言，文秘往往只是简单地被看作文职工作人员，而未能获得相应的行政管理能力的培养，这样往往使得文秘的工作多以基础性工作为主，不利于文秘工作效率的提高。文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘工作人员获得多种能力的提升，进而达到提高文秘工作效率的目的。

（二）有助于增强文秘的书写能力

在文秘的日常工作中，常常有很多书写任务，由于未能获得多种能力的培养，往往会导致文秘的书写能力降低，书写的内容缺乏实践性。通过文秘行政管理能力培养，则能够帮助文秘从理论知识与实践能力等多个方面得到相应的提升，进而增强文秘的书写能力。在文秘行政能力培养的基础上，文秘可以运用这些通过培养获得的各种知识与技能，开展相应的书写工作，这样可以很好地将书写内容的实践价值体现出来。

（三）有助于强化文秘的服务意识

由于文秘工作的特殊性，往往只是注重了工作效率和日常工作的完成情况，导致文秘的服务意识较为薄弱。通过文秘的行政管理能力培养，能够很好地帮助文秘理清管理与被管理之间的关系，从而更为全面地理解服务在日常工作中的重要意义。在此基础上，文秘行政管理能力培养，一方面培养了文秘的行政管理能力，另一方面则起到了强化文秘服务意识的重要作用。

三、文秘行政管理能力培养策略

（一）开展行政管理知识的培训

在文秘行政管理能力的培养方面，可以结合文秘的实际情况，开展行政管理知识的培训，从培训的角度来实现对文秘行政管理能力的培养，以此来提高文秘的行政管理能力。

一是采用课堂式的培训方法为文秘开展行政管理能力的培养。文秘所在的单位可以制定专业的行政管理知识培训课件，然后由专人负责相应的培训工作，将行政管理知识通过培训课堂传授给文秘，从而通过这种课堂式的培训方式帮助文秘提高行政管理能力。在培训结束后，则需要对文秘培训知识的掌握情况进行考核，对于未通过考核的文秘，则继续开展行政管理能力相关知识的培训，确保文秘通过考核为止，以此来帮助文秘提高行政管理能力。

二是采用轮岗制的培训方法培养文秘的行政管理能力。文秘所在的单位可以选出一些行政管理能力突出的管理人员作为培训人员，并制定轮岗培训计划，由这些行政管理能力突出的管理人员为文秘培训专业的行政管理知识，通过这些专业行政管理知识的培训，帮助文秘提高行政管理能力。与此同时，在培训过程中，采用责任制的形式，由这些行政管理人员对文秘的行政管理能力提升负责，并直接列入绩效考核成绩当中，对在文秘行政管理能力培养中取得良好培训效果的行政管理人员给予奖励，对在文秘行政管理能力培养中未能取得相应的培训效果的行政管理人员则给予处罚，以此来从行政管理知识培训的角度培养文秘行政管理能力。

（二）建立行政管理技能实践平台

行政管理能力的培养，除了通过培训培养之外，还可以从实践的角度进行培养，在这一方面，可以通过建立行政管理技能实践平台的方式培养文秘的行政管理能力。通过建立行政管理技能实践平台，可以让文秘在这个平台上进行行政管理实践，从而达到培养文秘行政管理能力的目的。

一是为文秘提供行政管理实践岗位，通过技能实践的方式培养文秘行政管理能力。文秘所在的单位可以结合单位的实际情况，为文秘提供相应的行政管理实践岗位，文秘在达到一定的要求和能力之后，即可以获得在这些岗位进行行政管理实践的机会。文秘在这些行政管理实践岗位上，可以充分地发挥个人的行政管理技能开展相应的行政管理工作，并由单位行政管理能力较为突出的人员组成评定小组，负责对文秘行政管理实践岗位上的行政管理表现进行评定，进而分析文秘行政管理技能存在的不足，给予专业性的指导，以此来帮助文秘提高行政管理能力。

二是定期组织开展行政管理技能比拼大赛，为文秘提供行政管理技能实践平台。文秘所在的单位可以根据单位的经营生产实际情况，定期组织开展行政管理技能比拼大赛，在大赛中，分别由文秘担任行政管理人员，然后从提供的基层人员中选出一定数量的人员成立比赛小组，以这种比赛小组的形式完成大赛指定的工作任务，并以最终突出完成工作任务的小组为比赛胜出者。通过这种行政管理技能比赛的形式，可以让文秘在良好的行政管理环境下开展行政管理实践工作，根据个人的实际行政管理能力带领所在的小组开展大赛指定的工作任务，从而进行相应的组织、交流以及工作任务分配等，确保小组能够在大赛中取得良好的成绩。运用这种行政管理技能比拼大赛的方式，可以为行政管理人员建立良好的行政管理实践平台，从而在发挥文秘行政管理技能的同时，帮助文秘更为全面地认识个人行政管理存在的不足，进而在今后的工作当中针对性地进行训练与提升，从而更好地实现对文秘行政管理能力的培养。

（三）构建行政管理经验交流机制

在文秘行政管理能力培养方面，可以从经验交流的角度进行培养，通过经验交流可以帮助文秘在宽松的经验交流环境中提高行政管理能力。在这一方面，可以通过构建行政管理经验交流机制，让文秘通过经验交流来全面提升行政管理能力，从而更好地提高日常工作效率。

一是建立行政管理经验交流平台。文秘所在的单位可以将各种现代技术结合起来，建立行政管理经验交流平台，如成立行政管理经验交流QQ群、成立行政管理经验交流网络平台、建立行政管理经验交流微信平台等。通过这些行政管理经验交流平台的建立，文秘可以随时加入到这些平台上，通过与行政管理经验交流平台的其他人员进行交流与沟通，以此来反馈个人在行政管理能力方面存在的不足，进而获得更多的帮助，以此来获得有效的行政管理技能信息，从而实现对文秘行政管理能力的培养。

二是定期组织开展行政管理经验交流分享活动。在文秘所在的单位往往会组织开展各种丰富多彩的活动，以此来丰富员工的业余文化生活。针对文秘行政管理能力的培养，文秘所在的单位可以定期组织开展行政管理经验交流分享活动，通过这些活动来帮助文秘获得相应的行政管理知识与经验，如行政管理经验交流座谈会、行政管理经验演讲比赛、行政管理经验讨论会等，通过这些多样化的行政管理经验交流分享活动，让文秘在参与这些活动的同时，得到相应的行政管理能力提升，进而更好地提高文秘行政管理能力。

（四）对文秘的行政管理职能进行明确定位

文秘的职能确定方面，往往只是以文职工作为主，未能非常全面地体现出文秘的职能特色，使得文秘的行政管理工作难以得到体现。在文秘行政管理能力培养方面，可以对文秘的行政管理职能进行明确定位，以此来实现对文秘的行政管理能力培养的目的。

一是赋予文秘一定的行政管理权限。在文秘所在的单位，可以在对文秘的具体岗位职能的确定方面，确定文秘的行政管理职能，也就是在一定的条件下，文秘可以行使行政管理权限，开展相应的行政管理工作，如组织召开专题会议、组织开展具体工作分工、开展专项工作问题整改等。通过赋予文秘一定的行政管理权限，能够让文秘在行使这些管理权限的同时，得到相应的行政管理能力提升，进而来培养文秘的行政管理能力，提高文秘的行政管理水平。

二是设定文秘行政管理绩效奖。由于未能从奖励的角度实现对文秘行政管理的奖励，使得文秘往往只是完成基础的文职工作，而在行政管理的层面发挥的作用非常小。在文秘行政管理能力培养方面，可以通过设定文秘行政管理绩效奖的方式，对在日常工作中，起到了良好的行政管理作用的文秘，给予相应的奖励。通过这种奖励方式，可以激发文秘的积极主动性，积极地参与到行政管理工作当中，通过这种主动参与行政管理的方式，帮助文秘在行政管理实践工作中得到相应的提升，进而达到培养行政管理能力的效果。

文秘行政管理能力培养显得非常有必要，无论是在当前的企业管理中，还是在未来企业的发展与市场竞争当中，行政管理能力培养对于文秘而言都是非常重要的。在对文秘行政管理能力培养方面，需要结合文秘的实际情况，采取针对性的培养方式，这样才能够很好地培养文秘的行政管理能力，帮助文秘得到相应的提升。与此同时，在具体的培养方法方面，需要采取科学合理的培养方法，除了开展专业行政管理知识的培训之外，还可以从行政管理实践、行政管理经验交流等角度进行培养，从而达到培养文秘行政管理能力的目的，帮助文秘更好地提高个人的行政管理水平，从而提高文秘的工作效率。

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（责任编辑 王文江）