基于技术与需求的档案利用服务研究文献综述

成芳

（开封大学 开封 475004）

摘要 技术的发展，管理理念的进步以及对档案利用服务需求的变化，都是推动档案利用服务发展进步的动力。梳理基于网络的档案利用服务、知识管理与档案利用服务、档案利用服务需求及动力文献，有助于从技术、理念、需求及动力的视角研究档案利用服务，推动档案利用服务的变革与进步。

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关键词 档案利用 利用服务 档案利用服务 文献综述

综述

中图分类号G27;D60

文献标识码A

文章编号150812-7076

国家档案局2013年科技项目《档案利用服务评估指标研究》（立项编号：2013-R-16）阶段性成果。

一、基于网络的档案利用服务

技术发展与新技术的应用，始终是档案利用服务的推动力之一。近年来，网络技术的应用与发展，极大地推动了档案界基于网络的档案利用服务研究。众多档案工作者从多个层面和角度，对网络环境下的档案利用服务进行了全方位的系统性研究。正如解放军档案馆尤宏、何敏所言：“近年来，随着计算机技术、网络技术在档案部门的大力普及与发展，档案信息资源服务的基础和手段正逐渐向数字化、网络化方向转变。基于网络的档案信息服务作为一种趋势，不仅是服务手段的拓展，更成为众多档案部门探索与实践的重点。从工作开展情况来看，这一工作仍处于发展的初级阶段。

黄立新、韩咏梅认为在信息社会，互联网已经成为人们实现信息交流和资源共享的重要手段。档案馆通过互联网络开展档案利用服务已成为档案工作适应信息时代发展要求。指出：“这种服务模式具有信息数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化和资源共享化的突出特点，可以有效地深化档案馆的社会化信息服务功能，以更为优质的服务满足档案利用者的需求。”这种服务要以积极的服务思想为指导，以丰富的数据库资源为后台，以畅通的档案网络为媒介，以便捷的服务为主体。

内蒙古第七地质勘查院任改莲对网络环境下档案利用服务发展趋势进行了分析，认为：网络环境下档案利用服务具有资源使用快捷、方便，获取方式多样等优点，而档案使用者对资源需求有针对性不断增强，使用面逐渐拓宽，时效性日益增强的特点。档案利用服务显现出信息化、全民化、个性化、休闲化、数字化的趋势。并对存在的网站服务建设问题，数字化处理时没有统一标准问题，进行信息文件的共享时存在着知识产权问题，档案检索、处理、下载传输的过程中存在安全问题等，提出了坚持依法治档，制定相关标准确保档案文件顺利进行数字化转变，加强部门之间的相互交流，合理引进人才，确保技术难题的顺利解决等相应的解决办法，以期提高档案的有效利用率。

广西民族学院管理学院黄夏基，以档案信息化时代网络档案馆的利用服务为基础，分析了利用工作中的社会个性因素，并提出了进一步开展个性化服务的相关建议。认为“档案信息服务个性化应涉及两个基本问题，一是个性化的档案信息需求，二是个性化的档案信息服务。”首次提出个性化档案信息需求，是由档案利用者个体特性而决定的对档案信息需求的一种信息组合，也就是由利用者个性对档案信息需求的决定关系而产生的一系列对利用者个体有意义的信息。个性化的档案信息服务也可叫做定制服务，它应包括三个方面的主要内容：档案信息服务时空的个性化，在用户希望的时间和希望的地点得到档案信息服务；服务方式的个性化，能根据用户个人爱好及特点来开展档案信息服务；服务内容个性化，有针对性地开展档案信息服务，即使是同一问题的需求，所提供的档案信息服务也不是千篇一律，而是有针对性地使用户能够各取所需，各得其益。档案信息服务个性化，既是一种个性化服务，又是一种信息服务。强调档案信息化的建设为档案信息利用个性化的实现提供便利的条件，阐述了档案信息服务个性化在档案事业发展中的重要意义在于，一是档案信息服务个性化是信息化时代档案服务的发展方向，二是个性化信息服务是满足读者信息需求的有效手段，三是档案信息服务个性化使档案部门信息服务从被动型服务向主动型服务转化，四是增加档案部门的吸引力，最终促进档案事业的发展。从进行个性化服务的一般性问题和进行个性化服务的技术性问题两个方面阐述了如何进行有个性化的服务，以及做好用户资料收集、分类、保密和制定合理可行的个性化信息服务方案等个性化信息服务中必须匹配的工作。

苏州大学左宏螈对Web2.0应用于档案利用服务工作进行了理论实践研究。新时期的档案利用服务工作，突出档案的社会化属性，档案信息的传播、利用被重视，档案利用服务与Web2.0有着紧密的联系。Web2.0重视每个人的需求和价值，其理论依据和技术产品，为提高档案利用服务工作水平提供了理论和技术支持。将Web2.0应用于档案利用服务已有所实践，对比国外Web2.0应用于档案工作的实践，借鉴其先进经验，对我国的实践现状进行调查分析，对Web2.0应用于档案利用服务过程中所出现的问题进行总结和由表及里的分析，从思想观念、法规建设、内容服务建设、安全保障建设等方面进行了全面阐述。

对这一问题进行研究的人员还有佛山科学技术学院韩彬彬，中国科技大学档案馆张振，江苏常熟市档案局丁耀琪，东北电力设计院黄齐明、湖南人文科技学院档案馆谭伟贞、广西医科大学薛丽、承德医学院和燕山大学的姚大明、柯铁军、何志明。

二、知识管理与档案利用服务

江苏省省级机关管理干部学院教务处周媛首先论述了档案管理模式转变对档案利用服务提出的四项新要求，以及档案的知识属性和知识管理的可能性，基于知识管理公式KM=(P+K)S原理的视角，着重阐述了实施档案利用服务知识管理的五大措施：第一，使档案利用服务人员从”保管员”型转变为知识型、专业型；第二，以档案知识服务为导向组织档案管理工作；第三，对档案利用者进行档案利用知识的开发；第四，有效供给档案知识产品和服务；第五，利用IT技术提高档案利用服务效率。对此问题进行研究的还有中航商用航空发动机有限责任公司蒋永芳、谢永波，深圳市勘察测绘院有限公司杨彤，解放军体育进修学院张敏等。

三、档案利用服务需求

“档案利用需求包括利用者对档案信息的需求，以及为了保障利用者全面、及时、准确、有效地查找到档案信息而建立的相关服务需求，即档案利用服务需求。档案利用服务需求特点既具有共性又有个性。满足社会的档案利用服务需求，档案管理机构要从档案利用服务需求共性和个性特点出发，建立起完备的档案检索体系和完善的咨询服务体系。2005年，上海市档案局利用部石磊将共性需求归纳为：对查找信息的求全和求准需求、对利用速度的求快需求、对利用途径的求易需求和对检索和咨询的求助需求。将个性需求归纳为：查找档案材料的范围不同、查询档案的目标明确性不同、档案检索工具的依赖性不同。认为：满足档案利用服务需求的有效途径包括建立完备的档案检索体系和建立完善的咨询服务体系两个方面。

2009年，蒋一虹通过对云南省档案馆2005-2008年的档案利用走向分析，提出了把握当前档案利用服务需求规律和发展趋势，有效组织开展档案利用服务的工作思路。认为：“档案服务需求从档案所起作用的性质上分为：查证需求和资料性需求。查证需求包括核对某一事实，证实某一规定等；资料性需求包括学习、工作、科研中的参考性需求，这两种需求服务基本涵盖了利用者利用范围。查证性需求所显现的利用规律为：利用者需求的多样性和层次性。资料性需求所凸现的规律是：利用需求的社会性和时代性。强调：“只有及时总结并把握当前档案需求利用规律，与时代同步，才能有效地组织开展档案利用服务工作。作好这项工作的应对措施是：转变服务理念，注重民生档案；加强合作意识，追求群体效益；增强窗口人员的自身价值意识。

四、档案利用服务的动力

档案利用服务是档案工作的重要环节，利用服务工作的开展是有一系列动力因素进行调节的，上海大学图书情报档案系李云鹏分别分析了档案利用服务工作的引力因素、压力因素、推力因素，以期从这些动力源着手来改善当前我国档案利用服务工作的现状。档案利用服务工作的开展需要建立完善的档案利用服务动力机制，是一个系统完整的运作过程。李云鹏在动力源分析研究的基础之上，又分别从档案内容、档案产品、档案服务方式、档案利用形式四个方面分析了档案利用服务的动力方向选择。

而郭娟、李威认为：“利用服务不但是档案部门的重要职能，而且是档案事业发展的强大驱动力。在新的时代条件下，应该彻底改变忽视或弱化利用服务的倾向，将其充分摆上重要日程，切实加大工作力度，推动档案工作呈现全新的局面。

五、结语

综上所述，技术的发展，管理理念的进步以及对档案利用服务需求的变化，都是推动档案利用服务发展进步的动力。技术的进步与管理理念的不断进步始终影响着档案利用服务的发展与进步。一方面，我们可以享受到技术的进步与先进管理理念带来的“红利”，同时也需要不断地研究新技术、新理念造成的冲击与改变，以适应环境与利用需求的变化。

作者简介

成芳，女，1968年6月出生，汉族，籍贯河南商丘，现任开封大学工会主席，副研究馆员，研究方向档案管理，工作单位开封大学。