浅议保障归档电子文件原始性的有效对策

文/ 陕西凌云电器集团有限公司　石会玲

【摘　要】作者根据在企业日常电子档案管理工作中的探索和实践，对归档电子文件原始性方面存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施。

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关键词 电子文件；原始性；问题；对策

电子文件归档后即形成电子档案，其出现为档案管理事业注入了新的活力。但电子文件的特有属性在带来独特优势的同时，因为种种原因不能保障其原始性，人们感到把握其内容原貌的困难，使其失去了档案的原始凭证作用和法律效力，从而导致其无法有效利用，给档案事业的发展带来了前所未有的挑战。笔者根据在企业日常电子档案管理工作中的探索和实践，对归档电子文件原始性方面存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施。

一、影响电子文件原始性的突出问题

（一）保证电子文件原始性的技术难度较大。纸质档案的原始性主要是附着在文字、图像、字迹以及印章上，其内容的原始性附着在形式的原始性上，纸质文件内容的原始性很容易被确认，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，其法律效力也是社会公认的。电子文件无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。在电子文件的形成过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，审批人也无法在电子文件上签发，以后也难以确定该份资料是否“原件”。因此，档案部门在对电子档案进行检测时，也很难把握其原始性。

（二）电子文件容易被删改、破坏，且不易察觉。对纸质文件的改动、添加等都会留下明显痕迹，通常不难察觉，必要时可进行专业鉴定加以辨别。电子文件在形成、传输、保存和利用过程中，容易受到外界的影响，被篡改的几率较高且不易识别，隐蔽性强。电子文件不能被肉眼直接识别，需要通过计算机软硬件系统进行处理，对电子文件内容的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，且改动后不留痕迹；木马病毒、黑客攻击、非法篡改等不安全因素也都会造成电子文件内容的变化，且“技术门槛低”，简单易于实现，一旦被删改、复制或纂改也不易被发现；操作失误、恶意篡改等行为对电子文件的修改或破坏也是“踏雪无痕”。

（三）电子文件信息与载体可分离，具有相对独立性。在传统观念中，一旦信息与载体相分离，该文件就不是“原件”了，其原始性自然也无法得到保证。电子文件是数字化形态，形式与内容是相互独立的，内容信息与其载体分离，具有可变性和信息载体的可分离性。由于没有固定的存储载体，不仅内容易于变化，而且无法通过载体来判定电子文件的原始性。根据工作需要，电子文件采用不同的方式以不同的介质（常见如优盘、移动硬盘、光盘等）输出，特别是建立内部局域网的单位，可通过网络存储、电子邮件、共享软件等方式传递电子文件，从而使不同的文件利用者在不同的时间、不同的地点获得相同的电子文件信息，在数据下载、读取和传输过程中，信息存储载体、存储格式和显示方式都可能发生变化，中途也有可能被非法截获或更改，存在着潜在的信息被篡改的危险。

（四）电子文件对系统的依赖性强，文件信息不稳定。纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，便难以确认它的原始性。计算机软硬件技术的升级换代，迫使电子文件必须不断适应新的“生存环境”，这种适应往往需要改变电子文件自身结构、格式，同时硬件系统故障、软件系统的漏洞等也会导致电子文件信息内容产生变化。对于一些长期保存的电子文件，还需要定期进行复制或转换，以防信息损失。

二、保障电子文件原始性的管理措施

电子文件在其形成、处理、归档、保管和利用过程中，都存在被更改的可能，虽然一些技术措施可以防止对电子文件的篡改，但由于计算机技术的发展，技术上的漏洞使电子文件被增删篡改的可能性依然很大，从技术层面对电子文件原始性进行分析和判断的难度相当大，不仅需要制定相应的标准和规范，还要面对计算机技术不断更新所带来的很多难题和障碍。面对技术措施尚不能完全保障电子文件原始性的现实情况，笔者所在企业充分利用自主可控的管理措施保障归档电子文件的原始性，并尝试将纸质档案管理的一些工作思路和方法“移植”到电子档案管理中，取得了良好的实际效果。

（一）规范归档载体。因种种原因，一些企业在档案中还保存着软盘、优盘、移动硬盘以及可擦写光盘等介质，由于其能够轻易进行数据删除或读写覆盖等操作，不宜作为归档电子文件的脱机载体使用。随着网络技术的普及，使用内部局域网传输电子档案已在企业内部盛行，一些企业由于使用了电子文件管理系统，而未将归档文件以脱机方式存储在介质上，由于存在病毒感染、恶意篡改等潜在的安全隐患，无法满足电子文件的原始性要求。

而只读式光盘无疑是电子文件脱机归档用的最佳介质。只读光盘可供使用者一次写入多次读取，供使用者读取信息而不能追加或擦除信息，其载体的不可逆性可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性。因此电子档案不论以何种方式入库，同时必须提供一份经归档人确认的只读光盘，从而确保电子文件的原始性。实际工作中对于只读光盘应统一规格，建议使用一次写入式普通标准120 型（外径120mm、内径15mm）刻录光盘, 一般选择容量为700MB（CD-R），当归档大容量数据（单个文件容量大于700MB）时选择4.7GB（DVD-R），当然考虑到节约成本因素，也可根据电子文件数据容量大小采用80 型光盘（外径80mm，内径21mm，容量200MB）, 但不可使用双弧形、名片、异形等非标型光盘。

（二）杜绝一次写入盘再次添加文件。一次写入光盘是一种不可逆的记录系统，可防止被人修改已刻录文件。但在实践中，笔者发现一次写入光盘虽无法删改之前已写入信息，但可以追加记录新文件，作为归档载体仍然存在一定风险。例如在电子文件刻录过程中可选择光盘写入方式：若选择写入方式TAO（轨道一次写入），即使是一次写入盘也可以再添加新文件，若同时选择了多重区段刻录，还可将此前刻录的文件隐藏掉，被篡改风险更大；若选择DAO 就是（光盘一次写入），就不能再添加新文件了。

因此要求归档光盘不但要使用一次写入式光盘归档，而且不得在光盘刻录过程中使用“添加新文件”功能，以杜绝潜在的覆盖、篡改等问题。我们以常用刻录软件NERO 8.0 刻录归档光盘为例，在刻录数据选择后进入界面前，将“”（红笔所圈）前的对勾去掉，否则一次写入光盘能够反复添加文件。此项必须经档案管理部门人员进行审验，确认该归档光盘选择不能添加新文件。

（三）归档载体签名确认。目前，光盘印刷技术已经非常成熟，丝网印制可以根据客户需求将文字、图形印在光盘盘面上，结实、耐刮、防水性能好，完全具备传统纸质文件“证据”的基本属性。

仿照传统纸质载体的签署方式，在电子档案归档时，我们也采取在光盘盘面背书签字的方式，明确了相关责任人。光盘加签名的方式，防止相关人员弄虚作假，同时也确认了归档光盘的原始性，进而有效地保障电子档案信息载体的原始性。

光盘盘面签名，其中注意事项有：在光盘盘面制作签名栏，光盘要求供应厂商统一印制归档信息签署栏，如文件名称、归档时间、归档人等必要信息，关键是在归档人一栏应当由归档人员本人签名确认。以前在光盘上签名存在两个问题，一是担心影响光盘质量，比如在签字过程中造成笔尖划伤盘面等；二是担心签名的长久性问题，因为普通签字笔在光盘所写的字，一方面不易附着，用劲书写时容易在光盘盘面产生划痕，对光盘安全性造成潜在影响，且遇水能够轻易擦除。笔者经实践测试，油性记号笔既不伤光盘盘面又具备签字笔不褪色的特点，若选择合适型号可作为归档光盘签名使用，如“晨光MG-2130”型的双头记号笔，采用其“极细”端笔头在光盘盘面书写时，书写顺畅、油墨快干，笔迹与一般签字笔在纸张上书写的效果一致。此法将传统的签名确认与电子载体相结合，保证电子文件的关联性、凭证性作用，从而保障了归档电子文件作为“历史记录”的原始效力。

（四）移交电子文件应附背景信息。目前，档案界对构成电子文件的三要素（内容信息、结构信息、背景信息）已形成共识，这就要求在判断电子文件原始性时，除了验证内容信息，还要注重使用适当的方法检测电子文件的结构信息和背景信息。电子文件移交单宜采用手工登记的方式，将归档人、核对人以及光盘编号等与归档信息之间进行关联，如对归档的某电子文件，归档人签字确认电子文件原始性，在移交档案部门归档时，档案部门工作人员对电子文件的字节数、容量、产生文件时间等能确保文件唯一性的信息进行一一核对后，在核对人一栏签字确认。

档案管理人员应当通过手工登记和系统自动记录相结合的方式，通过采集和确认能够实时和长期证明电子文件原始性的构成要素，将电子文件生命周期相关信息记录下来，以证明电子文件的原始性。如电子文件的各类责任者（起草者、修改者、审核者、签发者等），各类操作者( 打字员、发文者、收文者及管理者等)，有关批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及文件产生时间、修改时间等信息。

（五）建立入库档案的原始性检验文档。必须建立归档电子文件检验机制，只有检验合格的电子文件才能转入归档库完成归档。检验文档内容主要包括对文件外观、病毒、有效性、软硬件检验。具体内容：一是文件特征检验。包括文件产生部门、完成时间、载体类型及编号、题名、文件内容有效性；二是设备环境特征检验。硬件环境包括主机、制造厂商等；软件环境包括操作系统、数据库系统、应用软件处理平台；三是文件记录特征检验。包括文件记录结构、记录字符及图形文件格式、文件载体的型号、数量和备份数量；四是文件交接手续检验。包括送交部门、送交人签名、接收部门、接收人签名。

档案的本质属性是原始记录性，电子文件的出现已经颠覆了以往人们对文件“原件”的认识。而档案部门接收归档电子文件的首要任务就是对所需归档电子文件信息内容的原始性进行鉴定。电子文件的自身特点使我们很难采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性。但是对这种“看不见摸不着”的原始性加以判断和维护却是十分困难的，确保电子文件档案的原始性已成为21 世纪档案工作遇到的新课题，而上述几项具体措施为解决该问题而提出的可行的途径与方法，不断地研究、探索这方面的工作，使档案资源得到安全、可靠的保护，加强档案信息交流，是每一名档案工作者义不容辞的任务。