企业档案利用研究的现状及主要观点
2022-06-08
王建祥
（河南省档案局 郑州 450003）
摘要通过对企业档案利用文献的量化分析与梳理，得出研究者更多关注利用时的安全与保密，而较少关心开放、公开和公示的结论。期望通过转变观念、确立共享理念、主动参与、运用信息技术和利用模式的多样化、个性化来改变企业档案利用的现状。
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关键词 企业档案 档案利用 企业档案利用 现状 观点
中图分类号G27; C931：C931.4 文献标识码A 文章编号150605-7014
企业档案利用及服务工作是企业档案工作的重要组成部分，在企业档案工作研究中占有重要地位。“企业档案的利用指采取多种有效方式，提供利用者档案，及时满足用户利用需求。”而“企业档案的利用服务，是指采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对企业档案的利用需求。”
一、企业档案研究相关文献总量比较
我们以知网数据库为样本库，以企业档案、企业档案工作、企业档案管理、企业档案利用、企业档案安全、企业档案保密、企业档案开放企业档案公开、企业档案公示这检索词，分别以主题、标题、教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 、摘要、全文为检索项，对检索的相关文献总量进行比较与对比。表—1是与企业档案研究相关的文献总量的对比情况。
从表—l的数据可以看出，虽然企业档案利用是企业档案工作的重要内容，但对于这问题的研究却远不及对企业档案工作和企业档案管理的关注。在五种不同的检索方式中有三种的文献占比数接近1%，一种检索方式的文献占比为2.21%。平均只有企业档案工作或企业档案管理文献的1/20~1/30。而企业档案开放、公开、公示等与企业档案利用直接相关的文献数量则更少，均少于企业档案安全和保密的文献数量。这表明有关企业档案利用研究中，人们更多关注和研究的是企业档案利用时的安全与保密问题，而较少关心和研究企业档案的开放、公开和公示。
二、改变企业档案利用现状的主要观点
由于企业档案利用需求的主体和形式都存在很大差异，这就要求企业档案利用服务必须针对企业档案利用的不同用户所希望的方式，提供相应服务。现实的情况是“企业档案管理受到国家档案管理体制影响，采用自上而下的分级管理方法，没有一个共同的目标和利用体系，在服务方式上还是被动地提供利用服务，档案室只负责接收档案、保管档案和利用档案，而不能去主动地了解掌握企业生产经营和科研开发对档案信息的需求变化，不能够针对性地提供档案信息利用。”对此，学者们提出了许多建议和意见，归纳起来有：
一是转变观念。企业档案管理人员应转变观念“面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。
二是运用现代信息技术。“进行企业档案部门基础设施建设，积极采用现代化信息技术，丰富档案信息资源数据库，促进企业档案信息化网站建设，实现企业档案信息数字化、企业档案信息传输网络化和共享化，加强企业档案信息资源的开发、利用，进一步创新企业档案工作服务机制，为企业各项部门提供优质的档案服务。
三是参与企业文化建设。企业档案工作者应立足于企业档案管理和开发利用，积极参与企业文化建设，从而达到为本企业科技、经济发展服务的根本目的。
四是确立共享利用新型管理与服务理念。在企业档案管理的全部实践活动中，始终将注重解决实际问题、满足企业发展需求为重点，利用信息化、网络化优势，使企业档案管理更好地服务于企业生产、经营、科技创新等工作。
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作者简介
王建祥：男，馆员，作者单位：河南省档案局。