新形势下做好高校办公室工作的思考

文/ 新疆财经大学党委（校长）办公室　刘建忠

【摘　要】作为学校运转的枢纽, 高校办公室工作既涉及宏观管理，又涉及微观运行，在学校内部及对外联系中的地位和作用日益显现。做好新形势下的高校办公室工作, 可以不断提升教育教学水平、有效促进学校各项工作的全面协调可持续发展。

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关键词 新形势；高校办公室；思考

随着科教兴国、人才强国战略的实施和高等教育体制改革的不断深入, 高校工作面临着许多新情况、新问题。办公室作为高校的综合职能部门, 承担着联系内外、沟通左右、承上启下的桥梁枢纽作用, 是领导实现管理职能的一个重要机构, 其工作状态与水平的高下直接影响着学校办事效率，进而影响整体事业的发展。

一、新时期高校办公室工作的特点

学校领导决策的正确与否, 很大程度在于办公室的参谋作用是否发挥到位，而办公室的主要任务就是协助学校领导处理日常工作事务, 为领导决策、学校发展战略及相关政策制定和出台提供具体的资料、信息咨询和参考。与其他职能部门相比，办公室在落实学校决策部署、推动全局工作、实现领导意图等方面具有相对特殊的地位，是其他任何部门都不能代替和无法比拟的, 其主要工作特点有:

（一）内政外联, 工作任务繁重。办公室既是学校领导层的外脑, 又是学校日常事务的督促检查机构；既是高校各项工作得以正常有序运行的枢纽, 又是高校对外交往和联系、树立良好形象的窗口。随着高等教育体制改革的持续深入和各高校办学定位更加明确, 学校与社会、各高校之间的联络和交流日益密切, 办公室的工作职能相应地进一步强化, 任务更加繁重。

（二）参与决策, 深化服务职能。办公室处在学校领导的身边, 是直接为领导决策提供服务的参谋助手。办公室不仅要执行上级有关文件精神和学校相关政策, 还要贯彻落实学校领导指示, 在制定中长期发展规划和年度工作要点、凝练办学思想、更新管理服务理念等方面提出可操作性强的实施方案。根据学校实际情况, 制定、完善相关规章制度, 促进管理更加科学规范, 进而提升学校的整体管理服务水平。

（三）上传下达, 强化协调督办。办公室承担着联系上下、沟通左右的重要职责，要保证信息传递畅通无阻, 上下、左右关系融洽, 就必须做到协调不斜调、帮忙不帮乱、解难不增难、成事不误事。对学校领导已经决定的事项, 办公室必须及时落实经办单位；对各部门和教职工的请示、报告事项, 办公室要及时提交到领导手中, 并根据领导批示交由相关部门处理, 及时向当事人反馈处理结果。此外, 办公室还要定期整理汇总领导批示文件的办理情况, 及时督办未完成的事宜。

（四）迅速反应, 增强效能意识。在日常工作过程中, 不论是处理上、下行文件还是信息反馈, 办公室都要讲求时效,否则就会影响学校的正常工作秩序, 甚至会造成重大失误。高校办公室遇到的突发事件比较多, 这些事件的处理工作具有时间紧、节奏快等特点, 这就要求工作人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办，不得有推诿拖延现象。

二、当前办公室队伍建设中存在的主要问题

为政之要，关键在人。人员队伍的素质决定了办公室的整体水平。同高校承担的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承等重要职能与办公室自身的工作特点相比，当前，办公室队伍建设还存在诸多不足和问题。

（一）办公室队伍业务水平、政治素质与工作要求存在较大差距。目前很多高校办公室人员素质良莠不齐，老同志在文化知识、业务素质方面存在诸多不足；新进年轻同志虽学历层次较高，但在大局观、价值观的培养和学习方面较为缺乏，存在服务能力和水平不足的情况。在业务上，仅能满足一般的办文、办会、办事要求，发挥参谋助手作用不够；习惯于收集汇总数据，缺乏调研能力；政治敏感性不足，解决突发事件的应对能力欠缺。这都与新形势下不断变化的办公室新职能不相适应。

（二）对办公室队伍建设的目标不清晰，尚未形成能力互补的格局。当前，很多高校办公室由于目标不明确，怎么建、怎么管依然不清晰，如何组织队伍也就比较盲目，工作缺乏整体规划，团队效率低，未形成良好的单位文化，团队合力和成员个体的互补效应无法发挥。这主要与高校办公室自身定位不准有关，领导的管理水平也决定了队伍建设的成效。

（三）管理制度与工作要求不适应，评价方式一般化，激励效果不明显。目前，很多高校办公室疲于应付各种日常事务性工作，内部管理制度不完善。很多高校办公室依然沿用传统的垂直行政管理体制，缺乏扁平结构及时互通信息的优势，成员间信息往往不对称，导致工作合力不够，效率不高。队伍考核突出质的考察而淡化量的考核，结果主要取决于领导的个人意志和喜好，评价方式简单化，激励效果不明显。究其原因，有外界环境的影响，大部分领导对办公室工作都停留在一般性事务的解决上，没有对岗位职责进行细化和量化；也有人员自身的因素，个人自主学习意识不强，对改革发展所要求的自我提高、观念更新、方法改进等方面存在抵触情绪。

（四）个人发展目标不明确，潜能和积极性调动不充分。就个体而言，大多数办公室人员对自身的职业发展缺乏长远、明晰的规划，没有适应学校事业发展与个人自我发展结合以实现双赢的正确认识，自身努力与学校事业发展结合不够紧密，甚至出现脱节现象，直接影响了办公室人员自身潜能和积极性的发挥。面对不断变化的经济、社会发展形势，缺乏对高校事业发展的前瞻性、全局性问题的深入思考，自身定位于做好一般性事务，个人的职业发展受限。

三、对做好新形势下高校办公室工作的思考

为适应新时期、新形势的发展和需要，高校办公室必须在自我精准定位、加强团队建设和构建科学规范工作机制等方面狠下功夫，以不断适应高等教育体制改革和学校事业发展的需要，进而充分发挥综合服务效能。

（一）如何更好地为学校领导和师生提供优质高效的服务，要对高校办公室的角色定位有一个清晰的认知，这是做好办公室工作的前提。首先是改革发展的推进者。高校的改革发展是一项系统工程，在改革和建设中的许多问题和困难，办公室要直接面对，办公室工作人员要学会站在学校发展的全局去思考和处理问题，听取各方意见，通盘权衡，才能提出正确的意见和建议，从而调动各方面的积极性，形成支持和推动改革发展的强大合力；其次应是真诚的合作伙伴。学校的顺畅运行需要各部门、各单位相互支持密切合作。办公室作为学校的管理运行“枢纽”，要率先与各单位和部门共事，成为良好的合作伙伴。

办公室因其所处的特殊位置和工作性质，往往需要牵头统筹协调有关部门、协同办理许多工作。为此，办公室工作人员在坚持原则、规范履责的同时，注意低调行事、谦虚谨慎，在与其他部门协作过程中，充分发挥“枢纽”的综合协调职能，积极协助、配合相关部门做好各项工作；第三应是学校领导的“信息员”。学校办公室是高校中上情下达、下情上传、内外沟通的枢纽，承担着“信息员”角色。信息工作做得好不好，直接影响领导的决策及对全局工作的指导。办公室要抓好信息工作，多渠道多方式掌握信息，为领导决策提供基础信息依据。要广泛收集师生员工对学校改革、发展的意见、建议，为学校科学决策提供参考，并主动做好校务公开，为统一思想、凝聚人心奠定基础；第四应是综合服务的“勤务员”。随着高等教育事业发展，办公室对外的服务工作在不断扩展，学校与兄弟院校、上级机关、相关企事业单位以及当地政府的联系更加密切，服务社会成为办公室的一项重要工作职责。因此，办公室人员要牢固树立服务意识，不断提高做好“勤务员”的思想认识，认真学习增强当好“勤务员”的业务水平。面向校内要把为学校事业发展服务、为领导服务、为师生员工服务的职能融入日常工作中，体现在各项具体工作上。在对外服务中，要通过热情的态度、规范的服务树立良好的社会形象；最后应是决策落实的“督查督办员”。对学校研究部署的一些重要工作和重大决策，办公室要经常监督、检查工作进展情况，协调解决工作中存在的问题，使学校决定部署的各项工作任务落到实处，确保事事有落实、件件有回音，坚决维护决策的权威性、工作的时效性。

（二）加强团队建设是高校办公室做好服务工作的基础。学校办公室工作项目多，事务繁杂，工作头绪多，岗位编制少，虽然有各自的分工，但是有些工作是不能靠个人的力量完成的，团队协作能力显得更为重要。学校办公室要树立管理服务一盘棋的思想，发扬团队精神，互相支持，密切配合，形成合力，保证办公室的高效运转，从而提高工作效率。只有互相配合与协同，才能更好地发挥个体的能力。最大限度发挥个体的主观能动性，突显整体优势和群体效益，才能使办公室从客观上朝着健康、高效、规范、有序的方向迈进。同时办公室工作具有复杂性、突发性和很强的时效性等特点，面对纷至沓来的工作要分清轻重缓急，要统筹规划，合理安排，“大事细办、急事稳办”，遇到复杂矛盾的问题，冷静思考，理顺工作思路，找准问题的切入点，使复杂问题简单化，达到事半功倍、收放自如的效果。

（三）构建科学规范的工作机制是高校办公室做好服务工作的关键。办公室工作事务杂、头绪多，且经常要面对各种临时性工作和突发性事务，看似没有什么规律可言。要做好办公室工作，必须要善于在繁杂的事务性工作中总结经验，发现规律，化被动为主动。要善于把总结的经验和规律以制度的形式显示出来。办公室工作要通过规范工作流程约束纷纭复杂的事务性工作，保证忙而不乱；对可能发生的临时性工作和突发事件要未雨绸缪，早做预案。制度的贯彻在于落实，抓制度、抓机制必须体现严肃认真的作风，教育大家要有严明的组织纪律、扎实的工作作风和严谨的工作态度。对于各工作岗位要明确职责，不能拖延推诿，不能存在官僚主义和衙门作风，必须做到事事有人抓，件件有落实。把个人的发展和办公室的发展以及学校的发展有机结合起来，努力营造一个富有生机、和谐发展的良好氛围。

（四）加强队伍建设是高校办公室做好服务工作的保障。高校办公室的职能和任务出现了新的变化，工作人员也应根据工作的需要不断培养和提升自身所应具备的能力素质，加强队伍建设，更好地胜任工作。首先要有较高的政治素质和政策理论水平、良好的思想道德修养和科学文化素质，这是做好办公室工作的首要条件。办公室工作人员不仅应在日常工作中坚持系统深入地理论学习，着力提高政治理论素养，还应当注意在实践中培养提高自己的政治敏锐性和鉴别力，培养大局意识。同时，办公室的校内服务对象是高素质、高层次的教师和学生。其工作人员必须时刻注意通过加强学习、加强自身建设，培养全面的科学文化素质，才能更好地与广大师生员工沟通，实现办公室综合协调、全面服务、参谋助手等职能。其次要有先进的教育理念和管理理念。一方面，随着高校行政管理民主化、规范化和法制化进程的加快，行政工作围绕教学中心任务展开的观念也逐步深入人心；另一方面，大学校园是一个理想化的场地，氤氲其中的自由、批判和独立精神必然与上述规范管理、制度管理的理念产生某些冲突。办公室作为维护全校行政系统运行秩序的枢纽机构，应当有意识地组织培训，使工作人员及时更新观念，了解和掌握国内外先进的教育思想和管理理念，并将其运用到日常工作中去，更好地将学术管理与行政管理有机结合起来，进一步提升服务层次和工作水平，为学校各项事业健康持续发展提供强有力的保障。

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参考文献：

[1] 孙玮，王世龙．高校办公室中枢协调职能运行机制的研究[J]. 高教论坛，2012(12)．

[2] 李胜利．对党委领导下的校长负责制的几点思考[J]. 中国高等教育，2011(5)．