浅谈中职学生档案管理工作现状及对策

文/ 广西柳州畜牧兽医学校　唐玉香

【摘要】本文分析了中职学生档案管理工作现状，并探讨了相应的解决对策，旨在挖掘学生档案的使用价值，提高学生档案服务毕业生就业的功能。

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关键词 中职；学生；档案管理；现状；对策

中职院校的学生档案，是中职生的家庭情况、经济状况、社会关系及其在校学习期间的生活、学习、参加社会实践等活动的真实记录，同时还是学生就业后企业选拔、任用以及考核的主要依据，是学生们从学校迈入社会的人生履历，中职学生档案是毕业生的重要凭证，其作用难以替代。

一、中职学生档案管理工作现状

（一）缺乏管理意识，档案未被充分利用。当前，很多中职院校的档案管理多注重收藏，但档案并未充分地利用起来，也未充分宣传利用档案可以形成的社会效益以及经济效益，所以，档案管理人员对于档案的利用效益了解甚少。由于缺乏对档案管理工作的重视，缺乏对档案信息资源的开发，中职学生档案的利用度较低。

（二）不健全的中职学生档案管理制度。中职学生档案管理体制不完善，管理不够规范。很多中职院校比较重视教学档案以及管理类档案工作，但学生档案大多是学生管理部门在统一管理，整理学生档案则交由院系分别完成。因学生管理部门缺乏专职人员配置，也未得到学校的监督及指导，在收集和整理学生档案工作时未能够实现标准化和规范化管理，时常会出现像错别字、书写不规范、文字材料所用纸张规格不一、班主任鉴定千篇一律以及材料缺失等各种错误。

（三）不完善的中职学生档案查阅和借阅服务。由于学生档案未能及时收集，再加之整理与服务等环节服务的欠缺，很多中职学生档案根本无人查阅，其实根本也无法查阅和借阅，中职院校的教师要想因材施教，通过档案了解学生很困难。（四）不完善的中职学生毕业后的档案转递和管理工作。当前，中职学生毕业后档案会转交到当地的人才交流中心保管，而成人档案依然由中职院校来管理，管理上的共同点则是同样混乱。

二、应对中职学生档案管理问题的策略

（一）规范中职学校档案管理机制。要想做好中职学生档案管理工作，必须健全档案管理机制，落实组织机构。中职学生档案管理工作必须根据自己院校的实际，创建学生档案管理组织机构，要按照学生档案数量来配置专业管理人员，确保档案无论存放在哪里，都有专业人员负责学生档案的管理工作。条件允许的情况下，为提高学生档案管理质量，如中职院校已建设档案馆，可将学生档案进行综合归档，施行统一管理。如无档案馆，进行分散管理，必须设专人负责，并加强档案管理业务的指导，确保中职学生档案归档内容的完善及整理的质量。

（二）提高中职院校教师与学生的档案意识。中职院校要通过宣传栏、广播、校刊等方式，大力宣传学生档案的重要性，加强师生对学生档案管理工作的认识，并大力支持学生档案的归纳和整理工作。要让学生充分意识到，档案是中职院校施行素质教育并为企业培养合格人才，促进学生毕业后就业的关键环节。每位中职生都要重视自己档案材料的填写，既要如实填写，格式还要规范，书写字迹还要清晰，自己的档案材料要与要求相符。在校学习期间，学生要尽全力取得优异的成绩，对自己的人生记录负责。

（三）完善学生归档材料的收集整理制度。中职学生材料虽然来自于很多渠道，但是却有着一定的规律性，要创建归档档案材料收集制度，找到根源便很好收集。从中职院校招生时就要抓紧收集学生入学前的档案材料；在校学习期间德智体美劳、各种证书复印件、社会实践活动等材料，从团委和教务处收集学生评优材料，还可以从党、团组织收集学生的入党和入团材料等；学生毕业时收集学生在校期间的总结及相关评价材料，像毕业生登记表、鉴定表、成绩表、体检表等，这部分资料还需要一式两份，一份存入学籍档案，一份存入学生档案。另外，还要由专人负责各个阶段档案材料的收集和传递，确保收集材料的归档及安全保密工作。

（四）完善学生归档材料的传递。中职学生档案的转递必须严格执行相关制度，按照填写转递单、填写转档登记、严密包封、机要转递、检查收存回执等程序进行。接收单位必须具备管理档案资格，如果不具备档案保管的条件，可以送交当地人事部门下属的人才流动服务中心统一管理。

（五）加强中职学生档案管理的信息化建设。中职学校要积极建设中职学生档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，方便档案查阅。根据院系、专业、年级来设置档案系统目录，按照目录将学生档案材料进行扫描并存档，建立学生的电子档案。如用人企业需要某专业的优秀人才，经过中职院校相关部门的允许，可直接进入学生电子档案库，寻找所需人才，对于符合要求的人才，可以直接录用上岗，使企业需要专业人才时，可以及时查找到相关信息，详细了解学生的个人状况，提高中职学生档案的利用率，帮助更多的学生就业。

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参考文献：

[1] 汪琳. 大学档案管理服务模式的研究[J]. 兰台世界，2013(14)

[2] 沈潇. 新形势下高校档案管理工作浅析[J]. 江苏科技信息，2013(15)