新时期提高文书档案年度整理归档质量的策略

文/ 青岛市黄岛区文化艺术中心　徐莉

【摘要】新时期，文书档案管理工作必须要与时俱进，使自身的发展与社会发展节奏相适应，并通过不断地开拓创新，提高档案整理和归档质量。为了进一步促进文书档案管理改革工作的有序开展，强化和规范档案管理工作，本文先着重分析了现阶段文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出一些提高管理质量的策略。

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关键词 新时期；文书档案；年度整理；归档；质量

文书档案年度整理归档工作是一项最基本的档案业务工作，在基层各单位档案工作中占据着非常重要的地位。文书档案归档质量的好坏是一个单位档案工作水平的具体体现，它对于档案利用工作的开展具有非常重要的影响和意义。近年来，我国通过各项政策来促进文书档案立卷的改革，大大提高了文书档案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 号令”的实行，要求更加重视年度整理归档工作。但是从现阶段文书档案管理的细节上来看，仍然存在一些亟待改善的环节。

一、现阶段文书档案管理中存在的问题分析

（一）重视程度不够。一些单位的领导对文书档案管理工作的重要性没有足够的认识，因此在工作中也并不重视这方面的关注和投入，从而导致文书档案管理工作的资金投入和人力投入都比较匮乏，那么工作质量就难以得到有效的保障。再加上文书档案管理方式比较落后，管理人员与外界的联系比较少，知识结构更新缓慢，从而导致文书管理工作的效率和质量都比较低。

（二）文书档案收集存在困难。在实际的管理中我们可以看到，一些科室忽视了对文书档案的收集和整理，这主要是由于单位领导存在“重经营、轻档案”的错误思想，在这种情况下，就容易导致工作人员工作的积极性和主动性低下，在文书档案收集方面不用心、也不认真，档案的完整收集存在较大的困难，难以与档案的年度整理归档工作有机衔接起来。

（三）文书档案管理人员综合素质不高。很多机关单位由于不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员的培训进行较多的投入，长期缺乏专业的理论知识培训，这样就会使职工在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。

（四）现代化程度比较低。因为经费投入不足等原因，导致很多机关单位库房的设备难以满足文书档案管理标准的最低要求，档案安全保管的标准和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因。

二、新时期提高文书档案整理归档质量的策略分析

（一）提高领导对文书档案管理的重视。在各单位的管理过程中，文书档案管理都是必不可少的，领导要充分认识到这一点，并在全体职工中大力宣传，把文书档案工作作为提高机关单位整体管理水平的一个重要途径，使全体职工都要有较高的档案意识，及时把档案材料上交整理存档。严格按照有关标准和要求完成公文处理和立卷归档管理工作。与此同时，在档案的管理工作中，领导要经常给予正确的指导和必要的督促，帮助工作人员解决文书档案管理中遇到的问题，进一步做好文书档案工作。

（二）提高文书档案管理工作人员的综合能力。一支高素质、高质量、高水平的工作人员队伍是新时期做好文书档案管理工作，提高管理质量和管理水平的必要条件。针对这一情况，各单位必须要做好理论教育和情感教育，一方面通过理论教育和思想指导，加强文书档案管理工作人员对国家文书档案管理各项规章制度的认识和了解，从而有效促进工作人员档案意识和思想觉悟的提高。另一方面，要对文书档案管理人员的专业技能素质给予充分的重视，通过各项培训工作来促进职工专业素质和技能的提高，为新时期文书档案管理提供人力资源支持。

（三）提高文书档案管理工作的现代化程度。科技化和信息化是时代发展的潮流趋势，所有行业都开始将信息技术应用于本行业中，使其更好地推动行业的发展和进步。文书档案管理也是如此。在今后的档案管理工作中，要顺应时代发展的潮流，将信息化技术充分应用于文书档案管理工作中来，例如办公自动化手段应用到文书档案管理中可以实现办公文件快速传递和分享，从而使文书档案的整理和归档效率得到大大的提高，最终实现真正的文书档案管理信息化。

总的来说，在各单位管理工作中，文书档案管理都是必不可少的部分。新时期，信息技术飞速发展，并在各个领域得到广泛的应用，这就为文书档案管理提供了一个新的发展机遇。各单位的领导要正确认识文书档案管理工作的重要性，并加强这方面的资金、人力等方面的投资，通过创新管理方法，完善管理制度，促进文书档案管理工作逐渐向现代化、规范化和高效化的方向发展。

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