浅淡企业文书档案管理工作

文/ 云南东源煤业集团曲靖铝业有限公司　王建英

【摘　要】本文指出了文书档案管理工作的重要性，分析了文书档案管理工作中存在的问题，并提出合理化建议。

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关键词 企业管理；文书；档案

一、文书档案管理工作的重要性

从目前来看，企业文书档案的作用正逐渐显现出来。一是为企业的正常生产经营提供保证，文书档案对企业的经营管理、发展壮大等提供重要的凭证作用，因此作为档案管理工作者，要保证档案资料的完整性和真实性，同时要做好整理、存储和利用等工作。二是文书档案具有历史记载作用，通过文书档案我们可以知晓企业的历史，后人可以引用和借鉴历史资料。三是文书档案的好坏，将会影响企业的发展，因为文书档案具有较强的参考性，通过文书档案可以看出一个决策的正确与否，同时，可以借鉴一些成功经验，有助于企业高层领导作出正确的决策。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）领导对档案管理工作重视程度不够。企业领导最重视企业的安全、生产工作，很少关心档案工作，在一些领导眼中，档案工作说起来重要，做起来次要；需要用档案时重要，不用时不重要，把档案工作想得很简单，认为把文件收到档案室即可，加之档案管理工作投入大，不见效益，所以领导不重视，简单认为只要把文件保存起来，需要时能够找到提供利用就行。

（二）档案管理人员专业知识不强，责任心不够。由于领导的重视程度不够，很少招聘档案专业人员，几乎都由办公室人员兼任档案管理员，所以兼职档案管理人员的专业知识不够，不能及时解决在文书档案管理工作中存在的问题，收集档案不齐全、在归档过程中分类不合理，不利于文书档案工作顺利开展，最终导致文书档案管理工作人员与实际工作需要脱节，缺乏系统性，不能有效提供利用，阻碍档案管理工作的有效进行。

（三）文书档案管理工作规范性不强。在企业文书档案管理普遍存在管理不规范的问题，主要表现在档号不规范，案卷标题不规范等现象，一个管理员就是一个标准，从而存在组卷混乱，严重的卷内目录都存在缺失情况，检索还靠手工检索等。（四）文书与档案之间联系不紧密。在企业实际管理工作中，文书和档案实行分块管理，一般文书由文秘进行处理，一年甚至几年不交档案室，使得文书和档案完全分离，一定程度上造成文书管理人员对档案管理工作意识薄弱，而档案管理人员只关注档案，对文书工作缺乏考虑，对文书内容不熟悉等，导致文书与档案脱节。

三、提高文书档案管理工作水平的建议

（一）增强领导档案意识，转变领导对文书档案管理工作的认识。每项工作都离不开领导的重视和支持，档案工作也如此，由于企业领导大多重视安全生产经营工作，而疏忽了档案工作，作为档案管理人员，要多向领导请示和汇报档案工作，由此引起领导对档案工作的关心和支持，只有领导重视并投入相应硬件、软件设施，档案工作的地位也就得到相应提升，档案工作的重要性也就得以体现。

（二）配备责任心强，懂专业的档案管理人员。档案管理工作外行看似简单，实质专业性很强，档案人员要有高度的责任心和具备相应的专业知识，同时会利用现代科技进行管理和提供利用。因此，单位要派档案人员到相应机构进行学习培训。为档案管理人员多提供学习、培训机会，由于企业兼职人员较多，所以企业要从单位实际出发，按照不同岗位、分层次对档案管理人员进行培训，如项目部档案管理人员应当参加项目档案专题培训，管人事档案的参加人事档案专题培训，文书档案管理人员则参加文书档案，电子文件、照片档案等培训，通过培训进一步提高文书档案工作水平，进而提高档案管理人员的综合素质，使其对工作有热情，责任意识不断加强，从而适应企业发展需要。

（三）加强电子文件的管理。由于信息化水平的不断提高，文书档案的载体也逐渐由纸质向电子存储，因此，在实际工作中，我们不仅要注重纸质文件的收集、整理、归档工作，还要重视电子文档的管理，在文书档案管理中，通过计算机及办公自动化系统的运用，不断提高文书档案管理工作水平，使文件的形成、运行、转换等各个环节实现无纸化，从而提高文书档案管理的效率。掌握现代化管理技能，利用现化技术整理档案，利用计算机整理文件，可以收到事半功倍的效果，利用计算机的检索，方便快捷，降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，达到深化检索的目的。规范文书档案管理工作和编制电子检索工作，档案管理人员要结合《档案工作标准》，结合企业实际情况，制定相应的分类、编目等办法，以此规范分类、编目，通过对文书档案工作的程序和方法进行规范，有效提高文书档案工作的效率，准确提供利用，促进档案工作的发展。利用计算机等现代科技手段整理档案，以此减少文件归档时的手工操作，提高工作效率。

（四）做好文书和档案之间的联系。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，两者之间相辅相成，相互独立又相互依存，要想做好文书档案管理工作，必须将两者进行统一，做到分工不分家。在文书档案管理工作中，要对文书材料及时进行整理立卷，做好归档工作，提升文书档案管理工作质量。