国企基层单位新秘书写好负责人年度工作报告的前期准备散议

文/ 国网冀北电力有限公司物资分公司( 华北电力物资总公司)　井雅

【摘要】作为国企基层单位的秘书，公文写作是最重要的一项实务工作，也是一个优秀秘书的能力体现和立身之本。本文参考秘书学理论知识，结合自身工作经验，由繁入简、举重若轻地介绍了部署性工作会议讲话的写作前期准备，希望能给新秘书或希望进入秘书行列的同志一点启发，加快公文写作的入门速度，同时与各位企业秘书同仁交流，进一步提升公文写作水平。

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关键词 秘书；公文写作；工作报告；实例

国企主要负责人每年的部署性讲话——即总经理工作报告——是向职工代表大会汇报全年工作的重要形式，全面总结上年度各项工作，深入分析本年度的工作形势，明确提出下一年度的工作目标和重要举措，是开展全年工作的动员令，也是全体员工工作方向的指南针，意义重大。针对国企大部分员工对写作不感兴趣，摸不着门，却又对领导秘书这个岗位心怀憧憬，倍感好奇的现状，本人在这篇文章中用自身写作经验告诉大家，公文写作也是一项事务性工作，必定有规律可循、有方法可找。不论是工科生、文科生，不论有没有文学写作基础，只要肯学习、下苦功，做好以下三点，并在不断实践的过程中勤于思考、善于总结，都可以成长为一名合格的文字秘书，写好公司负责人年度工作报告。

磨刀不误砍柴工。起草一年一度的总经理工作报告要做很多准备：在心理素质上，要有坚韧不拔的毅力、超于常人的责任心、健壮的体魄和良好的心态；在业务能力上，要有公文写作的基本概念，了解本单位全局业务，熟悉工作报告的结构和特点；在政治觉悟上，要有对本单位各项决策和领导意图高度认可、不打折扣贯彻执行的勇气和信心。

一、秘书写作具备实践性、长期性、综合性的客观要求

（一）良好的心态和健康的身体是基础。公文写作是一项复杂的脑力劳动过程，是一个生产精神产品的过程。公文写作中最累、最复杂、最锻炼思维、最体现智慧的工作就是写领导讲话，而反复修改、反复重写、反复被批评，这是常有之事，更别提文章要适应领导的个人习惯和语言风格，还要具备能启发领导的思想深度。特别是写年度工作报告，就像魔鬼训练，过程艰苦、压力很大，只有意志坚强的人，才能挺过去。只要能挺过去，你就将脱胎换骨，在能力和见识上得到迅速成长，在短时间内脱颖而出。没有良好的心理素质、坚强的身体素质，很难经受住这样的严峻考验。这就要求秘书要注重身体锻炼，增长生活智慧和领悟能力，逐渐让自己具有历史观和发展观，具备平和的心态。

（二）提升综合素质非一日之功。公文是按照本单位领导的授命，由秘书撰拟而成的。这就决定了撰写工作报告是“受领导之命，代单位立言”的特性。这种文体规范性极强，目的是为企业管理服务，要真实地反映事实，具有规范体式和格式标准，而且要在规定的时间内完成任务。这就要求秘书具备认识能力、分析能力、政策水平、理论修养、阅历深度、文字功力等多方面综合因素，才能构成一篇基本的工作报告。每一篇讲话稿，是作者的理论水平、辞章修养及阅历深度的反映。所以，秘书平时要注重业务知识的积累，更要通过对日常事务的思考总结，提升思维的逻辑性；学习历史，以古鉴今，增强对事物发展规律的判断能力。有位资深秘书告诉我，越是公文写作高手，花在阅读资料的时间就越多，写作前的分析思考就越长。

本人在刚刚调任秘书岗位时，连消息都不会写，更不懂什么是工作报告，接到的第一个任务就是写一年一度的总经理工作报告，时间紧、任务重，领导的信任和高度关注造成我精神压力极大，完全不知道从何下手。那半个月的时间，先是精神紧张造成严重失眠、脱发，后来干脆连睡觉的时间都没有，平均一个礼拜睡眠时间不到40 个小时。在这样的工作强度下，和办公室主任一起起草了一个初稿，经过班子开会讨论，又征求各部门的意见，再在总经理提出修改意见后绞尽脑汁，在修改过至少10 个小版本、4 个大版本之后，初稿的影子都不见了，标满了修改意见的纸质版本两个文件盒都装不下。这个过程中，精神上受到了极大煎熬，工科的思维方式亟须转型，之前的自信、自我认知都改变了，做梦都在琢磨形势分析的思路。最终的工作报告虽然只剩下“同志们”没有修改过，但是最终听取总经理在职代会上作报告的那种紧张和兴奋，历经磨难后的成功，挑战极限的喜悦，感到自己强大之后的欣慰，都让我终生难忘。

二、一个合格的秘书应该具有规范严谨的公文表达能力关于标准的公文格式和范文有很多，无法在此详细叙述。但首先要树立一个概念，公文语言要求的是规范严谨，是代表一个部门、公司在说话，用来办理公务，而不是用来体现个人风格的，不能自成体系、标新立异。简单来说，就是在写文章成文时想一下，领导开会念这篇稿子是否严肃、正式，换一个领导念的话会不会不伦不类，啼笑皆非。根据我的经验，公文以外的所有文体都不适用于工作报告这种公文格式，当然，在结尾偶尔引用一句诗词抒发情感除外。

（一）避免一些常见的写作错误。首先，从句子的角度来说，是短句能说清楚的，绝不用长句；必须用长句的，分为两句话或者并列、排比句式。越是简单句式，越容易看明白、说清楚。毕竟，工作报告用于解决的是实际问题，阅读者学历、经验各不相同，直观明白自己要做什么比分析句式、寻找重点更容易贯彻落实。这种例子不胜枚举，简单的检验方法就是每写完一句话大声给别人朗诵一下，对方听不懂、自己念不爽的马上改掉。其次，在一句话里，要保持句式的统一完整。将长句变为短句后，不可动宾结构、主谓结构同时出现；也不可一会儿某个语素（如数据）在前、一会儿在后；同时要注意动词、副词搭配，否则会影响朗诵的力度和效果。公文中描述工作举措时，常用句式例如“加强……管理”“加大……力度”“加快……进度”“不断完善……机制”等等。当工作举措说完了，一般要用一句描述工作成效的话收尾，其格式一般是“动词+ 宾语”“主语+ 谓语”“主语+ 主语补足语”，例如“提高了……能力”“增强了……凝聚力”“安全生产管理迈上新台阶”等等。动词副词搭配固定的有“深入推进、大力实施、严格落实、扎实开展、始终坚持、广泛开展、积极探索、全面推广”等等，这个不可随意乱用，否则会出笑话；还要注意分寸，比如“稳步推进”不可以说“全面完成”，一定要与实际工作相符，为了突出工作亮点，在文字上求快新是非常不严肃的。这个阶段看起来难，我在刚写段落时总被批评动副词搭配错误，句式不整齐，不上口，卖弄文字，不懂装懂。后来我通过两种做法很快上手了：一是收集足够多的“动词、副词”表，解决了单位常见业务可能涉及的所有词汇，拿不准搭配时一查便知。二是模仿往年的工作报告材料，写到同一项业务的时候，能用过去的句式就坚决沿用。最后，也是最重要的一点，千万不要做材料的“二传手”。收集材料是起草工作报告的第一个环节，中小企业麻雀虽小、五脏俱全，作为新手不可能对所有部门的业务全部了解，很多时候初稿的起草过程是对别人的或过去材料简单的复制粘贴。但是别忘了，起草报告、交给领导审阅的是你，代表的是办公室的水平，领导也会认为是你消化过的材料。当出现表述不准、前后矛盾、前后重复等问题时，向其他部门推卸责任是不智的，也是不利于个人职业形象的。当然，必须承认许多工作专业性很强，需要有关部门提供基础材料，但是这不是放弃独立思考、推卸责任的理由和借口。这点太重要了。秘书负责汇编材料，就有义务了解业务、有责任保证材料的准确性。抓住机会，还是推卸责任，取决于我们的工作态度，决定着我们的工作成效，这也是增长知识、积累经验的好机会。秘书一定要坚持独立思考，尤其领导秘书、文字秘书，要想赢得别人的尊重，就不能只是对材料进行复制粘贴，对待别人提供的材料，要始终保持存疑的态度，不惧上问、不耻下问，把一些不明白的问题搞清楚，对自己交出去的材料的每一个字都负责任，这是最基本的要求。“凡事靠自己”“绝不轻信”，不光文字工作，这两句话应该根植于每一个秘书的内心，成为做人和做事的信条。

（二）秘书要培养独立见解。秘书的职责和定位是领导的参谋和助手，在职责上是服务于领导，就是说写工作汇报的人，基本上都不是念工作汇报的人。所以，大家在写工作汇报时，一定要学会站在念工作汇报人的角度，以他的身份去思考，用他的口气去说。

这与独立思考并不矛盾。我们站在讲话者的角度思考，是为了打开写作思路，学会从全局的角度看待工作；培养独立见解，是为了在纷繁复杂的各类素材中，抽丝剥茧、归纳总结、理出头绪、提炼要点，学会从全局的角度辨析问题、思考问题、解决问题[2]。助手是工作角色的一种表现形式，独立思考才是高质量完成各项任务的核心，尤其在思想、心态和见识上都成长为成熟的秘书之后，秘书的独立思考就显得更为重要。要做到有独立见解，可不是件容易的事。需要写作者对各项工作有着较为全面的掌握，对工作特点进行深入细致的思考。一个汇报的水平高下，主要就体现在这里。这种独立思考的习惯也是我调到其他岗位后，自己认为秘书这几年经验带给我的最大收获，这是后话。

三、收集素材库是提升文章完整性的小诀窍

我在度过了最初的工作报告魔鬼训练之后，深知6 年的工科高等教育已经语言能力荒废，遣词造句的思维方式、基本的词组搭配习惯、段落层次的铺陈方法都是一片空白。已经调离单位的老秘书给我找了两大盒子的上级单位材料让我阅读。起初我并不明白这件事的意义，而且觉得公文报告千篇一律，令人昏昏欲睡。强迫自己开始阅读之后，第一次写工作报告的经历让这些材料一下不再死板，每一段落的层次能看懂，每一句话背后的深意也清晰可见，特别是形势和问题分析的论述部分，每篇报告都意义深远、直达要害、各有千秋。我忽然领悟到，一篇一篇的工作报告就是每个秘书写作班子的思想结晶，体现着单位主要负责人的思想精华和工作纲领，每一句话都值得背诵、分门别类地统计。特别是其他国企系统的材料，工作方法和论述方式更是让人耳目一新。

从此，我养成了看材料就收集素材的习惯。一是文学类素材，分为常用的公文成语、古诗词；表彰类和结束语的抒情句式、动副词搭配；论述部分的定义都是思想精华，必须收藏；四库全书中比较偏重人文类的常用古语我也做了摘抄，以备不时之需。二是政策性素材，上级单位重要会议报告的主旨和常用缩略语是肯定需要的，万万不可引用错，这要不就是政治性错误、后果严重，要不就是闹笑话、很不严肃。三是业务类素材，除了上级单位下发的各项业务指导性文件，其他国企集团的类似专业也会很多，而且同一业务方法论的东西大同小异，直接消化不会有原则性问题。四是订阅一些工作方法的杂志和书籍，学习各类公文写作经验，能形成文章的必是精华，吸收一点是一点。最后也是最重要的，我做秘书期间的三届总经理，每个人的风格都不一样、对材料的要求更不一样，我都分别对其纸质批示版作了总结，并用于每次的材料写作中，这也是体现秘书细心和忠诚的一大法宝。

收集素材的好处是显而易见的。基层国企秘书职责多，每天经手的事情非常繁杂，撰写工作报告只是每年中重要的任务之一，但频率最少，只有一年两次、最多也不过五六次，如果没有大量经过分类的素材库给自己一些安全感，起草报告的时间和心理压力就会很大，毕竟撰写工作报告是一个系统性工程，只懂业务，是写不出一篇漂亮、完整的报告的。一方面，把文章的基础素材收集整齐，多留些时间深入思考形势、分析问题、寻找措施，才能写出有深度、够水平、准确表达领导意图的报告，建立每篇报告的思想脉络，进而为每届总经理建立自己的思想核心。另一方面，我每次起草的工作报告总会有一些“新词”“新句式”，让领导班子审阅初稿的时候时不时有点“新感觉”，觉得我用了心，有新意。虽然最终稿大部分“新词”会在数易其稿的过程中被“无情的”删去，但是哪怕只有一句话是我原创的，都会觉得特有成就感，这可能属于文字工作者的小幸福吧。

其实总结起来，会写工作报告就一个技巧，就是大量阅读甚至背诵公文，达到梳理提纲、熟悉工作、规范语言的目的。近朱者赤、近墨者黑，多看多学优秀的文章，站在巨人的肩膀上，事半功倍。至于积累素材只是学习的一个方法，学习方法因人而异。如果大家觉得积累太麻烦，自己记性很好的话，不妨背几篇本单位或者上级单位的工作报告，词汇和层次问题就都解决了，过渡和结束语照搬也肯定不会有错，“照猫画虎”，初学者即使画不成“虎”，至少也能有模有样。

办公室的工作急、多、细、杂，只有优秀的秘书，才会被赋予写领导讲话的重任，被赋予这项任务也代表着领导对秘书的高度信任和对秘书个人能力、政治觉悟、综合素质的认可。作为秘书，自己起草、融合独到见解的讲话稿由企业最高负责人朗诵出来，让全公司贯彻执行的成就感是其他岗位的员工没有机会体会的。希望本文能够给各位新秘书一些实质的启发，做到了这些，就能在起草公文的时候“一挥而就”。