企业档案管理的措施和效果分析

文/ 广东省湛江农垦局　韦海贞

【摘要】本文分析了企业档案管理存在的问题，探析了企业档案管理的有效措施以及效果，旨在为企业的档案管理人员提供一定的参考。

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关键词 企业档案管理；措施；效果

企业的档案管理是一项庞大、复杂、繁琐的工作，尤其是对于一些大型的企业来说，想要做好企业的档案管理工作是相当困难的，这就导致许多企业的档案管理工作存在一些问题，亟须采取有效的措施进行处理。因此，文章针对企业档案管理措施以及效果的分析具有非常重要的现实意义。

一、企业档案管理存在的问题分析

（一）企业档案管理部门缺乏先进的软件设备。目前，我国许多企业的档案管理依然采用最基本的档案管理软件，即采用局域网的软件形式，该种软件的弊端在于不能够实现跨区域的管理，导致该种现象的原因是企业不重视企业档案管理工作，同时也没有投入相应的资金进行软件建设，导致档案管理软件和设施相对落后。

（二）企业档案管理制度不健全。企业档案管理制度不健全主要表现在以下几个方面：其一，档案管理制度不合理；其二，档案更新不规范、不及时；其三，档案管理人员不规范。这就导致企业的档案管理形同虚设。

（三）企业档案管理缺乏后续更新。随着企业的发展，员工数量的增加、企业高层的变动等，档案管理工作需要及时更新，但是一些企业对新进基层员工的档案管理缺乏效力，管理效果并不理想。

二、企业档案管理的有效措施以及结果分析

（一）创建完善的档案管理制度。企业在档案管理过程中，创建完善的档案管理制度，当制度设定之后，企业管理者以及所有员工都应该按照制度来处理档案问题，任何人都不能随意借用档案。此外，还应该创建档案管理委员会，负责档案的安全保管、借用、更新等工作。通过创建完善的档案管理制度，能够有效地约束某些人非法用档、擅自借档案或者借用档案逾期不换的现象，实现档案管理的条理化和制度化，同时促进企业档案的良好发展，为企业选用人才提供更可靠的依据，保证企业能够人尽其才。

（二）做好档案的信息化建设。随着互联网技术以及计算机技术等快速地发展（例如职位识别技术、语音识别技术、密码计算技术等），在一定程度上增加了文件资料的安全性与保密性。因此，企业档案管理应该与时俱进，档案管理软件应该不断地更新，通过借助扫描仪器、计算机等设备实现对档案管理的网络化管理，能够显著提高档案管理效率。同时，档案管理的软件实现网络化，即使不在同一个地区，甚至不在一个国家，通过网络能够实现对整个档案库的管理，这样能够抛开地域的限制，实现档案资源的共享，实现档案管理的系统化。目前，我国许多企业都利用计算机技术、互联网技术创建了电子文档，并且随着我国以及世界性电子文档和网络建设的不断发展与改进，世界范围内的电子档案信息的共享已经成为一种必然趋势，档案资源的利用程度也会随之实现最大化，从某种程度上表明，这是企业档案管理发展的一种必然结果。

（三）加大资金投入。企业的档案管理工作和其他管理一样，都需要资金的支持，随着企业规模的扩大、人数的增加，企业的档案以及相关的信息都在增加，企业现有的档案管理设备、仪器以及资金等都不能满足企业发展的实际需求。因此，这就需要企业增加资金投入，购置一些打印机、扫描仪以及其他功能的设备，这样不仅能够降低档案管理工作人员的工作强度和难度，还能够为企业目的性的实现提供可靠的技术支持。此外，企业的档案管理水平在一定程度上体现了企业的总体管理水平，是展现一个企业精神风貌的窗口，做好企业的档案管理工作，能够将其最大作用发挥出来。由此可见，加大资金投入力度，对于企业的发展具有非常重要的作用，应该引起企业领导层的重视。

（四）加强培训，提高档案管理人员的综合素质。目前，企业档案管理人员分为兼职和专职，对于专职岗位与兼职岗位应该进行明确分工，对于档案管理人员进行定期的培训和再教育，一方面学习档案管理的新理论、新方法，同时还应该学习网络知识、计算机技术以及使用档案软件，此外还应该学习档案管理的相关法律、法规，这样能够保证每一个档案管理人员充分、全面地了解档案法。此外，档案管理人员还应该加强沟通和交流，这样能够相互学习其他档案管理人员的先进经验，不断总结工作经验，不仅能够提高档案管理人员的综合素质，还能够提高团队意识，有效地提高档案管理效率。此外，通过对档案管理人员进行合理、明确的分工，能够保证各司其职，并做好自身的基础性工作，同时不断地学习档案管理的先进理念以及方法，相互交流、沟通以及总结经验，有利于档案管理团队的建设以及提高团队工作能力。

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参考文献：

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